Kehidupan manusia juga dipenuhi dengan sistem dan proses pengendalian secara internal dalam bertindak. Hal tersebut nyatanya mampu membatasi terjadi perilaku yang terlalu ekstrim ketika menghadapi situasi tertentu.
Begitu juga perusahaan yang menerapkan pengendalian intern dalam penggunaan dan penerapan dalam sistem akuntansi. Pengendalian yang diterapkan mampu memberikan pengarahan terhadap perilaku pelanggan dan karyawan.
Pengertian Pengendalian Internal
Pengendalian internal merupakan prosedur, metode, atau sistem yang disusun dan dirancang sedemikian rupa oleh perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi, menjaga ketelitian data setiap akun, penegakkan disiplin, pengamanan harta, sekaligus internal control terhadap karyawan.
Teori organisasi dan akuntansi sendiri menyatakan bahwa pengendalian internal adalah sebuah proses yang mempengaruhi kinerja Sumber Daya Manusia, sekaligus teknologi informasi dalam membantu perusahaan mencapai tujuan tertentu.
Terjadi pengawasan, pengarahan, serta pengukuran sumber daya sebuah organisasi di dalam lingkup pengendalian internal.
Apabila dilaksanakan secara efektif, perusahaan mampu mengarahkan segala kegiatan operasional serta mencegah terjadinya penyalahgunaan atau kecurangan yang melewati batas. Kecurangan biasanya dapat berupa fraud atau penipuan.
Di samping itu, pengendalian internal yang efektif mampu melindungi aspek fisik layaknya mesin dan properti serta yang tidak berwujud berupa merek dagang, sebagai sumber daya penting dari perusahaan.
Pengendalian internal umumnya sudah mencakup metode, langkah-langkah, serta struktur yang terorganisir secara optimal, demi mempertahankan kesejahteraan perusahaan maupun organisasi.
1. Standar Profesional Akuntan Publik
Menurut Standar Profesional Akuntan Publik yang diterbitkan melalui Ikatan Akuntan Indonesia, pengendalian internal merupakan sebuah proses yang dijalankan langsung oleh dewan komisaris, manajemen, serta personil lainnya.
Didesain secara khusus untuk memberikan keyakinan memadai seputar pencapaian tiga penggolongan tujuan berikut ini:
- Keandalan pelaporan keuangan
- Efisiensi dan efektivitas operasional
- Kesesuaiannya dengan peraturan serta undang-undang yang berlaku
2. American Institute of Certified Public Accountant (AICPA)
Sedangkan, menurut American Institute of Certified Public Accountant (AICPA), pengendalian internal merupakan sebuah sistem yang meliputi struktur organisasi, segala cara, dan tindakan di dalam suatu perusahaan yang saling berkoordinasi.
Tujuan dari koordinasi tersebut adalah menjaga keamanan harta perusahaan, menaikkan efisiensi operasional, memeriksa kebenaran dan ketelitian data informasi akuntansi, sekaligus menjaga kebijaksanaan manajemen yang sudah disusun penetapannya.
3. The Committee of Sponsoring Organization (COSO) of The Treadway Commission
Definisi lain dari pengendalian internal juga disampaikan oleh The Committee of Sponsoring Organization (COSO) of The Tradeway Commission sebagai sebuah proses yang bisa dipengaruhi oleh manajemen serta karyawan untuk menyediakan kepastian prestasi secara lebih layak.
Prestasi yang telah diperoleh secara objektif diterapkan dalam laporan keuangan yang mudah dipercaya, efisien, serta efektif dalam menerapkan kegiatan operasional perusahaan. Hukum dan peraturan yang berlaku harus mampu dipatuhi oleh seluruh pihak.
Tujuan Pengendalian Internal
Pengendalian internal tidak sekadar mengendalikan bagian dalam dari perusahaan saja, melainkan memberikan banyak tujuan penting dalam hubungan dan dampak dengan lingkungan eksternal. Namun, ada dua tujuan utama yang merangkum keberadaan dan penerapan pengendalian internal, yaitu:
- Pengendalian intern administrasi yang merangkum segenap struktur perusahaan, berbagai pengukuran, serta metode yang dikoordinasikan dan diutamakan menjadi penunjang kepatuhan dari kebijaksanaan manajemen.
- Pengendalian intern akuntansi merupakan struktur perusahaan, metode, serta pengukuran yang dikoordinasikan dalam fungsinya sebagai penjaga kekayaan, sekaligus menindak pengecekan terhadap kemampuan andal dari data akuntansi.
Apabila dilihat secara umum, pengendalian internal pada perusahaan juga memiliki tujuan akhir yang semakin luas dan biasanya terdiri dari:
- Mencapai dan meraih perencanaan tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan.
- Mampu memberikan hasil laporan keuangan yang terpercaya.
- Memberikan kepastian bahwa segala aktivitas yang berjalan di bawah naungan perusahaan sudah memenuhi berlakunya ketentuan hukum dan peraturan.
- Mempertahankan stabilitas keuangan perusahaan.
- Menghindari terjadinya pemborosan maupun kerugian dalam pengelolaan sumber daya perusahaan.
- Menciptakan efektivitas dan efisiensi dari kegiatan operasional organisasi atau perusahaan.
- Memastikan bahwa setiap peraturan atau kebijakan yang dibuat oleh manajemen perusahaan dipatuhi dengan baik.
- Melindungi segenap aset yang ada dalam rangka membantu memenuhi keperluan bisnis.
- Mencegah terjadinya pencurian, penipuan, penyalahgunaan, maupun kecurangan terhadap aset-aset berharga perusahaan.
Konsep Dasar Pengendalian Internal
Beberapa konsep dasar mengenai pengendalian internal dikemukakan oleh Mulyadi (2010:180) dan terdiri dari:
1. Pengendalian Internal Merupakan Sebuah Proses
Hal ini beranggapan bahwa pengendalian internal sebagai sebuah proses dalam menggapai tujuan tertentu. Perlu digaris bawahi bahwa pengendalian tersebut bukanlah tujuan, melainkan tindakan yang sifatnya pervasif dan tidak bisa dipisahkan dari infrastruktur keberadaan entitas.
2. Harus Dijalankan oleh Manusia
Pengendalian intern adalah sesuatu yang tidak hanya mencakup pedoman kebijakan maupun formulir tertentu, tetapi dijalankan secara langsung oleh orang-orang yang ada di dalam perusahaan maupun jenjang organisasi. Peranan ini termasuk dewan komisaris, bagian manajemen, dan sebagainya.
3. Perlu Memberikan Keyakinan yang Memadai
Keyakinan yang memadai dan bukan mutlak diharapkan mampu memberikan pengaruh serta dampak positifnya, bagi segenap dewan komisaris dan manajemen perusahaan. Keyakinan yang mutlak tidak bisa diberikan, apabila ada keterbatasan dalam setiap sistem dan pengorbanan dalam mencapai tujuan.
4. Memiliki Tujuan Utama Berupa Pelaporan Keuangan, Operasi, serta Kepatuhan
Adanya konsep pengendalian internal mampu berguna sebagai acuan untuk manajemen ketika melaksanakan dan menggerakkan perusahaan. Manajemen mampu mempersiapkan diri sebaik-baiknya dalam proses, tujuan, personil, sekaligus hambatan yang harus mampu dilalui secara optimal.
5. Metode Pengolahan Data
Umumnya, konsep pengendalian internal juga berlaku sama dengan sistem atau manual komputerisasi (EDP). Masih ada perbedaan yang cukup besar antara sistem manual yang cenderung sederhana, untuk perusahaan kecil dan sistem EDP yang tergolong rumit bagi perusahaan yang bertaraf internasional.
6. Adanya Keterbatasan yang Melekat
Perlu diingat bahwa ketika sistem sudah dirancang sampai ke titik ideal, keberhasilannya tetap dipengaruhi oleh kemampuan andal serta kompetensi dari para pelakunya. Sistem pengendalian intern tidak semata-mata mampu melacak kesalahan material. Diperlukan sumber daya yang kompeten dan kredibel.
Komponen Pengendalian Internal
Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) mengungkapkan lima komponen pengendalian intern, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian
Menjadi dasar dari seluruh komponen pengendalian internal supaya setiap komponen usaha dan organisasi lebih terstruktur sekaligus disiplin. Umumnya mencakup sikap manajemen dan karyawan serta suasana organisasi terhadap esensi pengendalian di dalam perusahaan.
Komponen yang satu ini bisa terwujud apabila ada cara pengoperasian, fungsi komite audit, pembagian tanggung jawab dan wewenang yang perlu dilaksanakan, serta metode terbaik dalam memonitor rencana pekerjaan.
2. Penilaian Risiko
Mengidentifikasi analisis serta pengelolaan risiko sebuah perusahaan dalam menemukan langkah-langkah paling tepat dalam meminimalisir kemunculannya. Identifikasi masalah ini harus bisa dilakukan secara optimal dalam mencegah terjadinya hal-hal tidak diinginkan.
3. Prosedur Pengendalian Internal Melalui Sistem Akuntansi
Merupakan prosedur atau kebijakan yang disusun dalam memastikan bahwa tujuan perusahaan bisa tercapai, sekaligus menghindari kecurangan dari pihak-pihak yang bertindak tidak benar.
Komponen pengendalian ini perlu dioperasikan dalam memastikan otorisasi transaksi, keberadaan pembagian tugas, pemeliharaan terhadap data dan dokumen, perlindungan aset perusahaan, penilaian record, serta pengecekan kinerja masing-masing pelaku organisasi.
4. Pengawasan
Sebuah proses dalam menilai kualitas performa dan kinerja dari pengendalian internal sebuah perusahaan atau organisasi. Hal tersebut juga digiatkan dalam rangka menemukan kelemahan, kekurangan, sekaligus meningkatkan efisiensinya ketika diterapkan oleh segenap pihak yang bekerja bagi perusahaan.
5. Informasi dan Komunikasi
Manajemen biasanya membutuhkan informasi dalam melakukan penilaian standar eksternal. Untuk itu, informasi harus bisa diambil dari pihak luar perusahaan.
Selain informasi, komunikasi juga turut merangkum adanya sebuah pemahaman lebih jelas seputar tanggung jawab dan peranan individu yang masih berkaitan dengan pengendalian internal terhadap laporan keuangan.
Keterbatasan Pengendalian Internal Suatu Entitas
Telah disebutkan bahwa keberhasilan pengendalian tidak semata-mata hanya karena sistem yang sudah tersusun rapi dan sedemikian rupa. Perlu ada intervensi yang positif dari setiap pihak perusahaan dalam mensukseskan tujuan yang ingin dicapai lewat pengendalian internal.
Berikut beberapa alasan pendukung mengapa masih ada keterbatasan yang perlu diperhitungkan dalam pengendalian internal sebuah entitas:
1. Kesalahan dalam Pertimbangan
Perlu diketahui bahwa masih ada kenyataan, jika pengambilan langkah atau keputusan seseorang bisa jadi kurang tepat dan pengendalian bisa gagal akibat ketidaksengajaan yang telah dilakukan. Kesalahan dan kekeliruan kecil menjadi sesuatu yang tidak bisa dipungkiri.
2. Kolusi
Di samping itu, pengendalian yang tidak efektif terjadi akibat kolusi di antara dua orang atau lebih dan manajemen yang malah mengesampingkan kebutuhan internal.
Contoh dari tindakan kolusi adalah karyawan yang melakukan kecurangan bersama sesama pegawai maupun usaha menutupi kesalahan yang seharusnya bisa dideteksi oleh pengendalian intern.
3. Kemacetan
Pelaksanaan pengendalian bisa mengalami kemacetan jika personil melakukan kecerobohan, merasa kebingungan, salah menangkap instruksi, sekaligus kelelahan yang melanda.
Perubahan yang terjadi dalam struktur personil secara sementara maupun permanen, nyatanya juga memberikan dampak besar dan signifikan bagi kemacetan selama beberapa waktu.
4. Penolakan Manajemen
Umumnya, manajemen juga bertindak tidak mengindahkan kebijakan dan ketetapan tertulis dalam memenuhi tujuan yang tidak sah. Contohnya adalah tindakan manipulasi kondisi keuangan entitas supaya terlihat lebih sempurna.
Hal ini biasa disebut dengan praktek penolakan karena telah sengaja menyusun penyajian yang salah kepada auditor. Selain itu, bisa jadi manajemen menerbitkan data dan dokumen palsu dalam menunjang pencatatan transaksi jual beli yang sebenarnya fiktif.
5. Hubungan antara Biaya dan Manfaat
Biaya yang dibutuhkan untuk pengendalian internal bagi sebuah entitas tidak boleh melampaui manfaat yang diharapkan dari keberadaan pengendalian. Tidak mungkin dilakukan pengukuran pengukuran secara tepat sasaran pada biaya dan manfaat tersebut.
Manajemen harus mampu membuat estimasi kuantitatif dan kualitatif untuk melakukan evaluasi hubungan antara biaya maupun manfaat dalam keberhasilan pengendalian internal.
Contoh Penerapan Pengendalian Internal
Pengendalian internal banyak diterapkan dalam bentuk bisnis dan usaha apa pun. Berikut beberapa contoh pengendalian yang biasa ditemui oleh masyarakat:
1. Toko yang Bukan 24 Jam
Pengendalian pertama yang disiapkan toko dalam mengantisipasi kenyamanan selama berjualan adalah memasang mesin kasir, dengan kemampuan menunjukkan sekaligus merekam arus keuangan dari transaksi jual beli.
Tidak lupa dengan penyediaan struk pembayaran untuk konsumen sebagai bagian dari strategi pengendalian internal secara efisien. Umumnya, toko yang buka 24 jam juga memasang upaya tindak keamanan untuk menghindari tindak kejahatan yang tidak diinginkan.
Berikut beberapa hal yang dilakukan:
- Mesin kasir diletakkan di dekat pintu keluar supaya bisa terlihat secara langsung dari luar toko. Karyawan dipekerjakan secara bergiliran untuk mengisi waktu malam dan menggunakan petugas keamanan.
- Kas disetorkan setiap hari pukul 3 sore menuju bank.
- Kas yang disimpan hanyalah yang bernilai kecil sebagai jaga-jaga kembalian seusai pukul 5 sore. Kelebihan kas harus bisa disimpan di tempat yang aman tanpa jangkauan karyawan.
- Memasang kamera pengawas atau CCTV dan sistem pembunyian alarm
2. Jasa Pembangunan dan Perawatan Taman Rumah
Perusahaan jasa dari pembangunan serta perawatan taman rumah biasanya membutuhkan beberapa tim dan menyiapkan kendaraan untuk melayani pelanggan. Peralatan yang memadai harus mampu menghadapi setiap kondisi dari taman di rumah.
Dalam pengendalian, tentu ada beberapa masalah dan harapan yang harus bisa diatasi secara maksimal untuk meningkatkan keuntungan bagi perusahaan.
- Jasa dan layanan perawatan taman harus selalu siap sedia untuk melakukan perawatan rumput.
- Kualitas yang dihasilkan dari jasa perawatan harus memenuhi ekspektasi terbaik pelanggan.
- Pekerja harus dibayarkan menurut jam kerja yang ideal.
- Peralatan yang dipakai pada pembangunan dan perawatan hanya dipakai jika ada aktivitas seputar bisnis atau usaha.
- Kendaraan operasional hanya dimanfaatkan untuk menunjang kebutuhan usaha.
- Pelanggan harus mendapatkan tagihan dan memberikan pembayaran atas jasa yang sudah diperoleh.
3. Praktek Sehat dalam Setiap Unit Perusahaan atau Organisasi
Praktek sehat yang dimaksud adalah alur pekerjaan di perusahaan yang perlu diadaptasi oleh seluruh pihak perusahaan. Cara-cara yang biasa digunakan oleh perusahaan, antara lain:
- Pemakaian formulir dengan nomor urut cetak yang perlu dipertanggungjawabkan kepada pihak berwenang.
- Karyawan berhak mengambil waktu cuti.
- Segala transaksi dilakukan dari awal sampai akhir tanpa ada pengaruh atau campur tangan dari unit lainnya.
- Surprised audit atau pemeriksaan mendadak menggunakan jadwal yang tidak teratur.
- Job rotation atau perputaran jabatan yang dilaksanakan secara rutin untuk menghindari kerja sama buruk atau persekongkolan antar pejabat, dalam mengusung tugas tanggung jawabnya.
- Pengadaan pencocokan kekayaan fisik beserta catatannya, untuk mempertahankan kepemilikan perusahaan dan peninjauan ulang ketelitian dari catatan akuntansi yang telah disusun.
- Membentuk unit-unit organisasi untuk menjalankan tugas sebagai pengecek efektivitas unsur-unsur di sekitarnya.
4. Pemilihan Calon Karyawan yang Sesuai dengan Mutu Pendukung
Setiap pergerakan dan perkembangan perusahaan tidak bisa terjadi jika tidak ada andil langsung dari karyawan maupun pihak-pihak penting lainnya. Seleksi Sumber Daya Manusia nyatanya senantiasa diperlukan dalam memenuhi kebutuhan esensial kemajuan sebuah usaha.
- Menyeleksi calon pegawai atau karyawan berdasarkan mutu perusahaan sekaligus latar belakang maupun pemenuhan kriteria yang menaunginya.
- Mengembangkan tingkat pendidikan karyawan selama menjadi bagian dari perusahaan dan sesuai dengan beban tuntutan pekerjaan lewat kegiatan tertentu, seperti workshop dan seminar.
5. Pemisahan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas
Salah satu kerangka organisasi dari lahan pekerjaan adalah struktur perusahaan. Terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai unit bidangnya masing-masing. Ada dua prinsip yang mengatur pembagian fungsional pada sebuah perusahaan, yaitu:
- Pemisahan antara fungsi operasi sekaligus penyimpanan dalam fungsi akuntansi. Pembelian termasuk ke dalam fungsi operasional, sedangkan fungsi penyimpanan berwenang menyimpan aktiva perusahaan.
- Sebuah fungsi tidak boleh diberikan dalam tanggung jawab penuh dalam pelaksanaan seluruh tahapan sebuah transaksi.
Aktivitas pengendalian internal ternyata berperan penting demi kesejahteraan perusahaan yang berjangka panjang. Tidak hanya mengunggulkan sistem sempurna sepanjang waktu, melainkan ada peningkatan kualitas dari masing-masing Sumber Daya Manusia dalam memaksimalkan kinerja dan produktif usaha.