Dalam mengelola bisnis, seluruh aspek operasional, baik dari sisi internal maupun eksternal, perlu diperhatikan secara serius agar kegiatan usaha dapat berjalan dengan lancar. Salah satu hal penting yang tidak boleh diabaikan adalah pengaturan pembayaran gaji karyawan atau payroll.
Setiap karyawan berhak menerima upah atas kontribusi dan pekerjaannya, sehingga penggajian menjadi bagian vital dalam keberlangsungan sebuah usaha. Pada bisnis berskala kecil, proses penghitungan gaji mungkin masih dapat dilakukan secara manual. Namun, ketika jumlah karyawan semakin bertambah, perusahaan membutuhkan sistem penggajian yang lebih efisien, cepat, dan akurat.
Atas dasar itulah, sistem payroll kini banyak diterapkan oleh berbagai perusahaan di Indonesia. Selain meningkatkan efisiensi, payroll juga membantu perusahaan menjalankan proses penggajian secara profesional, terorganisir, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Berikut penjelasan lebih tentang payroll: pengertian, komponen, manfaat, dan contoh softwarenya yang bisa kamu ketahui:
Apa Itu Payroll?
Payroll adalah sistem atau proses pengelolaan penggajian yang dilakukan perusahaan untuk menghitung, mencatat, dan membayarkan upah karyawan dalam periode tertentu, biasanya setiap bulan. Proses ini mencakup perhitungan gaji pokok, tunjangan, uang lembur, serta berbagai potongan seperti pajak penghasilan dan iuran BPJS, hingga menghasilkan gaji bersih yang diterima karyawan.
Seiring perkembangan teknologi, payroll kini dipandang sebagai sistem penggajian yang lebih modern dan efisien dibandingkan metode manual. Kehadiran payroll sangat membantu divisi administrasi atau HRD, terutama pada perusahaan berskala besar dengan jumlah karyawan ratusan hingga ribuan orang, karena mampu mengurangi beban kerja, meminimalkan kesalahan perhitungan, dan mempercepat proses pembayaran gaji.
Melalui sistem payroll, setiap karyawan juga akan menerima rincian gaji secara transparan. Informasi mengenai komponen penghasilan dan potongan, seperti tunjangan transport, uang makan, lembur, pajak, dan jaminan sosial, dapat diketahui dengan jelas. Hal ini membantu karyawan memahami struktur gaji yang diterima setiap bulan serta meningkatkan rasa kepercayaan terhadap perusahaan.
Bagi perusahaan, payroll berfungsi untuk memastikan proses penggajian berjalan adil, akurat, dan tepat waktu sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku. Sementara itu, bagi karyawan, sistem payroll yang tertata dengan baik memberikan kepastian hak, meningkatkan motivasi kerja, serta mendukung terciptanya hubungan kerja yang profesional dan transparan.
Komponen Payroll
Pengelolaan payroll tidak hanya mencakup pembayaran gaji, tetapi juga perhitungan berbagai komponen pendukung yang menjadi hak dan kewajiban karyawan. Melalui sistem payroll yang terintegrasi, seluruh proses administrasi penggajian dapat dilakukan secara otomatis dan lebih akurat.
Adapun beberapa komponen utama dalam payroll karyawan antara lain sebagai berikut.
Gaji Pokok
Gaji pokok merupakan elemen utama dalam struktur penghasilan karyawan. Besaran gaji pokok ditentukan berdasarkan jabatan, tanggung jawab, serta tingkat kompetensi masing-masing karyawan.
Karena nilainya berbeda untuk setiap posisi, penggunaan sistem payroll yang otomatis sangat membantu perusahaan dalam menghitung gaji bersih karyawan secara tepat dengan gaji pokok sebagai dasar perhitungan utama.
Tunjangan
Selain gaji pokok, tunjangan juga menjadi komponen penting dalam payroll. Jenis tunjangan dapat bervariasi, baik yang bersifat tetap maupun tidak tetap. Contohnya adalah tunjangan hari raya yang diberikan pada periode tertentu, serta tunjangan transportasi atau kehadiran yang dihitung berdasarkan hari kerja.
Dengan memasukkan tunjangan ke dalam sistem payroll, proses perhitungan dan pembayaran dapat dilakukan dengan lebih praktis dan terstruktur.
Pajak Penghasilan
Sistem payroll yang baik juga mempermudah penghitungan potongan pajak penghasilan karyawan, khususnya PPh 21. Perhitungan pajak ini harus mengikuti ketentuan yang telah ditetapkan pemerintah.
Dengan sistem yang terotomatisasi, perusahaan dapat memastikan pemotongan pajak dilakukan secara benar dan sesuai regulasi, sehingga kewajiban perpajakan perusahaan maupun karyawan dapat dipenuhi dengan aman dan tertib.
Potongan Jaminan Sosial dan Kesehatan
Perusahaan memiliki kewajiban untuk mendaftarkan karyawan ke dalam program jaminan sosial dan kesehatan, seperti BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, maupun asuransi tambahan dari pihak swasta. Iuran untuk program tersebut umumnya dipotong langsung dari penghasilan karyawan.
Melalui sistem payroll, proses pemotongan iuran dapat dilakukan secara otomatis setiap bulan, sehingga karyawan menerima gaji bersih sesuai kesepakatan dan tetap memperoleh manfaat perlindungan sosial serta kesehatan.
Manfaat Payroll
Setelah memahami apa itu payroll dan komponennya, penerapan sistem payroll yang tepat juga memberikan berbagai keuntungan tambahan bagi perusahaan maupun karyawan.
Berikut beberapa manfaat utama payroll yang dapat diperoleh.
Laporan gaji yang jelas dan transparan
Sistem payroll memungkinkan perusahaan menyajikan slip gaji bulanan yang terperinci bagi setiap karyawan. Informasi mengenai gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, hingga iuran BPJS atau asuransi tercantum secara jelas. Hal ini meningkatkan transparansi pengupahan dan membantu karyawan memahami komponen penghasilan yang mereka terima setiap bulan.
Pengelolaan data lebih rapi dan aman
Dengan payroll berbasis sistem, seluruh data penggajian tersimpan secara otomatis dalam basis data yang terstruktur. Dibandingkan pengelolaan manual yang memerlukan banyak dokumen fisik dan berisiko hilang atau rusak, sistem payroll menawarkan penyimpanan digital dengan tingkat keamanan yang lebih terjamin dan mudah diakses saat dibutuhkan.
Efisiensi waktu dan operasional kerja
Proses administrasi penggajian menjadi jauh lebih cepat karena perhitungan dilakukan secara otomatis. Tim keuangan hanya perlu memperbarui data tertentu, seperti gaji karyawan baru atau perubahan kebijakan perusahaan. Dengan demikian, waktu kerja dapat dialihkan untuk fokus pada tugas strategis lain yang mendukung perkembangan bisnis perusahaan.
Kelebihan Sistem Payroll
Sistem payroll banyak digunakan oleh perusahaan, karena banyaknya manfaat yang bisa diperoleh. Baik perusahaan besar maupun perusahaan yang berskala kecil menggunakan sistem payroll untuk memudahkan sistem penggajian karyawan. Beberapa kelebihan sistem payroll untuk perusahaan, yaitu:
1. Menghemat Waktu
Pekerjaan menghitung gaji secara manual adalah hal yang sangat melelahkan. Hal tersebut dikarenakan akan memakan banyak waktu saat mengerjakannya. Cara terbaik untuk menghemat waktu dalam hal perhitungan gaji yaitu menggunakan sistem payroll. Keberadaan software atau aplikasi payroll membuat perhitungan gaji menjadi lebih cepat dan mudah.
2. Terdapat Transparansi Proses Penggajian
Setiap bulan banyak staf bagian HRD yang menerima pertanyaan serta omelan dari banyak karyawan mengenai gaji yang diterima setiap bulan. Umumnya, hal tersebut terjadi karena karyawan merasa tidak ada ketidakjelasan atau transparansi dari pihak perusahaan mengenai gaji yang diterima.
Apabila menggunakan sistem payroll, karyawan bisa melihat rincian gaji secara lengkap. Sehingga, tidak ada lagi omelan dari karyawan karena gaji yang tidak jelas dan tidak rinci.
3. Mengurangi Tenaga Kerja HRD
Bagi perusahaan, jumlah karyawan tentu akan sangat berpengaruh pada kinerja yang ada di perusahaan tersebut. Software payroll akan membuat kerja bagian HRD menjadi lebih mudah dan cepat. Sehingga, perusahaan tidak membutuhkan banyak tenaga kerja untuk melakukan perhitungan gaji.
Staf HRD juga bisa bekerja secara lebih efektif dan efisien dengan adanya sistem payroll yang memastikan proses penanganan gaji bisa berjalan lancar.
Kekurangan Sistem Payroll
Sama seperti sistem lainnya, sistem payroll juga memiliki kekurangan. Perusahaan juga perlu mengetahui kekurangan menggunakan sistem payroll, sehingga bisa mengantisipasinya jika terjadi masalah di masa yang akan datang. Beberapa kekurangan penggunaan sistem payroll bagi perusahaan, yaitu:
1. Gangguan atau Bug pada Software
Setiap software atau aplikasi pasti bisa mengalami gangguan. Hal tersebut juga berlaku pada software payroll. Umumnya, masalah yang sering terjadi adalah adanya gangguan atau bug. Sehingga, perusahaan harus bisa memilih software payroll yang berkualitas serta didukung oleh tim support dan developer yang kompeten di bidangnya.
2. Memerlukan Waktu Edukasi Karyawan
Ketika perusahaan baru menerapkan sistem payroll tentu pihak perusahaan perlu menyediakan waktu untuk mengedukasi staf HRD mengenai software. Karyawan perlu dibimbing dan diajari penggunaan aplikasi agar pekerjaan bisa berlangsung dengan lancar. Karyawan perlu mengetahui cara menggunakan software untuk absensi, cek gaji, cara klaim, dan lainnya.
Contoh Software Payroll yang Banyak Digunakan di Indonesia
Ada banyak software payroll yang bisa digunakan bagi tim HR dalam perusahaan atau sekedar usaha kecil. Beberapa rekomendasi software payroll, yaitu:
1. Talenta
Talenta merupakan software payroll di Indonesia yang menawarkan solusi untuk tim HR. Software Talenta dilengkapi dengan banyak fitur yang membuat proses pembayaran gaji karyawan yang terintegrasi dengan sistem absensi online. Talenta juga memiliki fitur perhitungan insentif pajak yang akan membuat perhitungan insentif pajak lebih mudah.
2. Gusto
Gusto adalah software yang cocok digunakan oleh bisnis kecil dan menengah. Bagian HR bisa menghitung gaji secara otomatis dengan pertimbangan gaji pokok, tunjangan, dan benefit yang bisa dilakukan dalam satu platform. Selain itu, terdapat fitur full service payroll dan employee finance tools yang akan memaksimalkan proses payroll dalam satu aplikasi.
3. ADP
ADP memiliki kelebihan yaitu fleksibilitas dalam proses payroll perusahaan. Oleh karena itu, ADP sangat cocok digunakan bagi perusahaan yang baru memiliki rencana untuk meningkatkan skala bisnis beberapa tahun yang akan datang. Selain itu, ADP juga dapat diakses melalui web maupun mobile phone. Salah satu fitur ADP yaitu payroll support yang dapat digunakan kapan saja.
4. Intuit QuickBooks Payroll
Salah satu software yang banyak direkomendasikan adalah Intuit QuickBooks Payroll. Software ini memiliki banyak fitur yang bisa membuat pekerjaan tim HR menjadi lebih efektif dan efisien. Fitur yang dimiliki bergantung pada pemilihan paket yang ditawarkan.
5. Andal Software
Andal Software memiliki sebuah produk yang diberi nama Andal PayMaster untuk keperluan payroll. Software ini memungkin tim HR melihat kehadiran karyawan, melakukan proses payroll gaji, serta pengurusan pajak. Selain itu, produk lainnya yaitu Andal Linkage memiliki fitur untuk akses data profil, absensi, klaim, perubahan jadwal kerja dan sebagainya.
6. KaryaOne
KaryaOne bisa diakses melalui web yang membuat proses administrasi SDM oleh HR menjadi lebih sederhana. Fitur-fitur yang terdapat dalam KaryaOne yaitu pendataan karyawan lama dan baru, pengelolaan cuti, izin, lembur, serta proses payroll. KaryaOne memungkinkan karyawan untuk melakukan izin dengan cara mengisi formulir yang ada pada website, sehingga lebih praktis.
Bagi perusahaan yang masih mencari software payroll, sebaiknya lakukan analisis mengenai kelebihan dan kekurangan setiap software tersebut. Banyak manfaat yang bisa diperoleh dari penggunaan sistem payroll yang membuat perhitungan gaji semakin mudah.
Kesimpulan
Payroll merupakan sistem penggajian yang memiliki peran sangat penting dalam operasional perusahaan, baik dari sisi manajemen maupun kesejahteraan karyawan. Dengan payroll, proses perhitungan, pencatatan, dan pembayaran gaji dapat dilakukan secara lebih akurat, transparan, dan tepat waktu, sekaligus memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan serta perpajakan yang berlaku.
Penerapan sistem payroll membantu perusahaan mengelola berbagai komponen penggajian, mulai dari gaji pokok, tunjangan, pajak penghasilan, hingga iuran jaminan sosial secara terstruktur. Selain meningkatkan efisiensi waktu dan mengurangi risiko kesalahan, payroll juga memberikan kejelasan informasi bagi karyawan mengenai hak dan kewajiban mereka setiap bulan.
Meski memiliki beberapa kekurangan, seperti ketergantungan pada sistem dan kebutuhan edukasi awal, manfaat yang ditawarkan payroll jauh lebih besar, terutama bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang terus berkembang.
Dengan memilih software payroll yang tepat dan sesuai kebutuhan, perusahaan dapat menciptakan sistem penggajian yang profesional, aman, dan mendukung kelancaran bisnis dalam jangka panjang. Pelajari bagaimana cara pengembangan karir bagi karyawan untuk menambah pengetahuanmu!