Setiap karyawan yang bekerja berhak memperoleh gaji dari tempat kerja. Oleh karena itu, proses penggajian adalah hal yang sangat penting bagi sebuah usaha. Bagi usaha kecil, perhitungan gaji masih bisa dilakukan secara manual. Namun, bagi perusahaan besar tentu diperlukan sebuah sistem perhitungan gaji yang mudah dan cepat.
Salah satu sistem yang digunakan adalah sistem payroll. Sistem payroll bukanlah hal yang asing di Indonesia. Banyak perusahaan di Indonesia yang menggunakan sistem payroll karena dianggap lebih efektif dan efisien dalam penggajian karyawan.
Apa Itu Payroll?
Payroll adalah sebuah sistem administrasi penggajian karyawan. Adanya sistem payroll sangat memudahkan pekerjaan staf HRD untuk menghitung gaji setiap karyawan. Pemberian gaji umumnya didasari dengan perhitungan gaji pokok, uang makan, uang transport, uang lembur dan sebagainya.
Bagi perusahaan besar, perhitungan gaji secara manual akan sangat merepotkan dan memerlukan banyak waktu. Sehingga, sistem payroll menjadi jalan mudah untuk menghitung gaji karyawan.
Kelebihan Sistem Payroll
Sistem payroll banyak digunakan oleh perusahaan, karena banyaknya manfaat yang bisa diperoleh. Baik perusahaan besar maupun perusahaan yang berskala kecil menggunakan sistem payroll untuk memudahkan sistem penggajian karyawan. Beberapa kelebihan sistem payroll untuk perusahaan, yaitu:
1. Menghemat Waktu
Pekerjaan menghitung gaji secara manual adalah hal yang sangat melelahkan. Hal tersebut dikarenakan akan memakan banyak waktu saat mengerjakannya. Cara terbaik untuk menghemat waktu dalam hal perhitungan gaji yaitu menggunakan sistem payroll. Keberadaan software atau aplikasi payroll membuat perhitungan gaji menjadi lebih cepat dan mudah.
2. Terdapat Transparansi Proses Penggajian
Setiap bulan banyak staf bagian HRD yang menerima pertanyaan serta omelan dari banyak karyawan mengenai gaji yang diterima setiap bulan. Umumnya, hal tersebut terjadi karena karyawan merasa tidak ada ketidakjelasan atau transparansi dari pihak perusahaan mengenai gaji yang diterima.
Apabila menggunakan sistem payroll, karyawan bisa melihat rincian gaji secara lengkap. Sehingga, tidak ada lagi omelan dari karyawan karena gaji yang tidak jelas dan tidak rinci.
3. Mengurangi Tenaga Kerja HRD
Bagi perusahaan, jumlah karyawan tentu akan sangat berpengaruh pada kinerja yang ada di perusahaan tersebut. Software payroll akan membuat kerja bagian HRD menjadi lebih mudah dan cepat. Sehingga, perusahaan tidak membutuhkan banyak tenaga kerja untuk melakukan perhitungan gaji.
Staf HRD juga bisa bekerja secara lebih efektif dan efisien dengan adanya sistem payroll yang memastikan proses penanganan gaji bisa berjalan lancar.
Kekurangan Sistem Payroll
Sama seperti sistem lainnya, sistem payroll juga memiliki kekurangan. Perusahaan juga perlu mengetahui kekurangan menggunakan sistem payroll, sehingga bisa mengantisipasinya jika terjadi masalah di masa yang akan datang. Beberapa kekurangan penggunaan sistem payroll bagi perusahaan, yaitu:
1. Gangguan atau Bug pada Software
Setiap software atau aplikasi pasti bisa mengalami gangguan. Hal tersebut juga berlaku pada software payroll. Umumnya, masalah yang sering terjadi adalah adanya gangguan atau bug. Sehingga, perusahaan harus bisa memilih software payroll yang berkualitas serta didukung oleh tim support dan developer yang kompeten di bidangnya.
2. Memerlukan Waktu Edukasi Karyawan
Ketika perusahaan baru menerapkan sistem payroll tentu pihak perusahaan perlu menyediakan waktu untuk mengedukasi staf HRD mengenai software. Karyawan perlu dibimbing dan diajari penggunaan aplikasi agar pekerjaan bisa berlangsung dengan lancar. Karyawan perlu mengetahui cara menggunakan software untuk absensi, cek gaji, cara klaim, dan lainnya.
Software Payroll yang Banyak Digunakan di Indonesia
Ada banyak software payroll yang bisa digunakan bagi tim HR dalam perusahaan atau sekedar usaha kecil. Beberapa rekomendasi software payroll, yaitu:
1. Talenta
Talenta merupakan software payroll di Indonesia yang menawarkan solusi untuk tim HR. Software Talenta dilengkapi dengan banyak fitur yang membuat proses pembayaran gaji karyawan yang terintegrasi dengan sistem absensi online. Talenta juga memiliki fitur perhitungan insentif pajak yang akan membuat perhitungan insentif pajak lebih mudah.
2. Gusto
Gusto adalah software yang cocok digunakan oleh bisnis kecil dan menengah. Bagian HR bisa menghitung gaji secara otomatis dengan pertimbangan gaji pokok, tunjangan, dan benefit yang bisa dilakukan dalam satu platform. Selain itu, terdapat fitur full service payroll dan employee finance tools yang akan memaksimalkan proses payroll dalam satu aplikasi.
3. ADP
ADP memiliki kelebihan yaitu fleksibilitas dalam proses payroll perusahaan. Oleh karena itu, ADP sangat cocok digunakan bagi perusahaan yang baru memiliki rencana untuk meningkatkan skala bisnis beberapa tahun yang akan datang. Selain itu, ADP juga dapat diakses melalui web maupun mobile phone. Salah satu fitur ADP yaitu payroll support yang dapat digunakan kapan saja.
4. Intuit QuickBooks Payroll
Salah satu software yang banyak direkomendasikan adalah Intuit QuickBooks Payroll. Software ini memiliki banyak fitur yang bisa membuat pekerjaan tim HR menjadi lebih efektif dan efisien. Fitur yang dimiliki bergantung pada pemilihan paket yang ditawarkan.
5. Andal Software
Andal Software memiliki sebuah produk yang diberi nama Andal PayMaster untuk keperluan payroll. Software ini memungkin tim HR melihat kehadiran karyawan, melakukan proses payroll gaji, serta pengurusan pajak. Selain itu, produk lainnya yaitu Andal Linkage memiliki fitur untuk akses data profil, absensi, klaim, perubahan jadwal kerja dan sebagainya.
6. KaryaOne
KaryaOne bisa diakses melalui web yang membuat proses administrasi SDM oleh HR menjadi lebih sederhana. Fitur-fitur yang terdapat dalam KaryaOne yaitu pendataan karyawan lama dan baru, pengelolaan cuti, izin, lembur, serta proses payroll. KaryaOne memungkinkan karyawan untuk melakukan izin dengan cara mengisi formulir yang ada pada website, sehingga lebih praktis.
Bagi perusahaan yang masih mencari software payroll, sebaiknya lakukan analisis mengenai kelebihan dan kekurangan setiap software tersebut. Banyak manfaat yang bisa diperoleh dari penggunaan sistem payroll yang membuat perhitungan gaji semakin mudah.