HRD

Sebuah perusahaan terdiri atas beberapa bagian, mulai dari manajemen, produksi hingga HRD. Bagian HRD memiliki peranan cukup penting, karena sebagai penyaring awal para pekerja baru sesuai kriteria yang diinginkan perusahaan. Namun, kadang kala profesi ini sering disamakan dengan bagian personalia. Apakah keduanya memang sama? Simak penjelasan berikut!

Pengertian HRD

Human Resources Department (HRD) merupakan salah satu departemen di sebuah perusahaan yang bertanggung jawab atas pengelolaan karyawan atau Sumber Daya Manusia (SDM) sesuai kualifikasi yang ditetapkan. Bagian HRD juga biasanya disebut dengan departemen SDM.

HRD juga bisa dikatakan sebagai bagian yang merangkai kegiatan di sebuah organisasi dengan tujuan untuk meningkatkan performa melalui SDM yang ada. Kegiatan akan dilakukan secara terorganisir dan berorientasi jangka panjang.

Makna lain yang bisa menjelaskan bagian HRD adalah sebuah unit di perusahaan yang menangani permasalahan karyawan, buruh, pegawai, manajer dan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan penunjang pencapaian visi.

Fungsi HRD

Pentingnya posisi HRD dalam keberlangsungan perusahaan tidak terlepas dari fungsi utamanya yakni merekrut tenaga kerja kompeten. SDM yang unggul menjadi salah satu kunci kesuksesan perusahaan. Secara umum, fungsi HRD terbagi atas:

1. Internal

Fungsi internal yang dijalankan seorang HRD adalah membuat perencanaan, melakukan perekrutan, membuat orientasi dan mengembangkan SDM yang ada. Fungsi ini sesuai dengan visi misi yang akan dicapai perusahaan.

Bukan hanya itu saja, HRD juga memastikan kinerja manajemen berjalan baik, menentukan besaran gaji karyawan, membina hubungan kerja dengan pihak internal maupun eksternal, hingga pengadaan latihan bagi karyawan agar kemampuannya semakin meningkat.

2. Eksternal

HRD tidak hanya sekedar memenuhi fungsi internal perusahaan saja, tetapi juga harus menjalankan fungsi eksternalnya. Fungsi eksternal ini mencakup hal-hal di luar tanggung jawab perusahaan, misalnya fasilitas konseling untuk karyawan.

Fasilitas konseling ini bisa dilakukan ketika karyawan memang membutuhkan dan atas dasar kemauan sendiri. Pihak HRD bisa memberikan layanan ini kapan saja, tetapi harus tetap memperhatikan kapasitasnya.

Tugas dan Tanggung Jawab HRD

Profesi yang cukup banyak diminati oleh kalangan fresh graduate jenjang S1 salah satunya adalah HRD. Profesi ini dianggap cukup mudah karena tugasnya hanya melakukan wawancara kerja. Namun, tugas dan tanggung jawab HRD sebenarnya meliputi 7 hal pokok, di antaranya:

1. Perekrutan Tenaga Kerja sesuai Kebutuhan Perusahaan

Tugas paling dasar yang harus dilakukan seorang HRD adalah merekrut tenaga kerja baru sesuai kualifikasi yang diinginkan perusahaan. Perekrutan tidak bisa dilakukan asal-asalan. Ada beberapa tahapan dalam proses rekrutmen ini, yaitu:

a.) Persiapan

Tahap persiapan dilakukan sebelum perusahaan mengeluarkan pengumuman lowongan pekerjaan. Para HRD diharapkan merangkum kriteria calon pegawai baru dengan pertimbangan faktor internal maupun eksternal.

Faktor internal didasarkan pada kebutuhan jumlah tenaga kerja, struktur organisasi, kualifikasi kompetensi setiap bidang dan sebagainya. Sedangkan faktor eksternalnya mencakup kondisi pangsa pegawai, hukum ketenagakerjaan dan lainnya.

b.) Rekrutmen

Setelah persiapan rekrutmen sudah matang, maka masuk ke tahap rekrutmen. Tahap ini merupakan proses pencarian calon pegawai untuk memenuhi SDM perusahaan. HRD harus melakukan analisis jabatan dan mendeskripsikannya secara spesifik untuk masing-masing posisi yang diperlukan.

Proses rekrutmen ini akan diumumkan melalui berbagai media sosial, sehingga HRD harus melakukan koordinasi dengan divisi periklanan atau yang terkait. Proses rekrutmen biasanya akan diberikan tenggang waktu, bisa jangka pendek (1 minggu) maupun jangka panjang (lebih dari 1 bulan).

c.) Seleksi

Selanjutnya akan menuju ke tahap seleksi. Pada tahapan ini, HRD juga bekerjasama dengan personalia yang telah mengumpulkan data administrasi pelamar, mulai dari CV, portofolio dan persyaratan administrasi lainnya.

CV yang sudah masuk ke HRD akan diseleksi berdasarkan kualifikasi. HRD akan bertanggung jawab penuh mulai dari seleksi tes psikotes hingga wawancara. Dalam setiap seleksi yang diberikan, HRD harus melakukannya dengan teliti dan jeli dalam mengenali calon pegawai.

2. Membuat Orientasi Pegawai Baru

Ketika sudah mendapatkan pegawai baru dengan posisi yang diperlukan, pihak HRD bertugas untuk membuat orientasi awal. Orientasi ini harus dilakukan secara detail dan menyeluruh kepada setiap perusahaan agar pegawai baru mengenali lingkungan kerjanya dengan baik.

Kadang kala beberapa perusahaan belum melakukan orientasi kepada pegawai baru. Hal ini menimbulkan kemungkinan pemecatan lebih besar. Orientasi ini ditujukan agar setiap pegawai memahami tugasnya masing-masing dan mampu bekerja sama dengan teman satu divisi maupun lain divisi.

Dalam proses orientasi ini, HRD wajib memasukkan materi mengenai visi dan misi perusahaan, pencapaian target jangka panjang dan pendek, fungsi, tugas dan tanggung jawab setiap divisi hingga menjalin komunikasi dengan semua pegawai.

3. Stabilitas Kondisi Kerja Harus Terjaga

Tugas HRD yang harus terus dijaga dan ditingkatkan adalah stabilitas kondisi kerja, baik lingkungan maupun karyawan. Hal ini menjadi sangat penting karena dalam setiap pekerjaan pasti tidak sepenuhnya menyenangkan. Ada kalanya terjadi perselisihan antar individu, human error, semangat kerja yang menurun dan sebagainya.

Ketika suasana mulai tidak menyenangkan, akan timbul rasa kurang nyaman yang dirasakan para pegawai. HRD harus cepat tanggap dan mencari solusi paling mudah dalam mengatasi permasalahan semacam ini.

Ada banyak cara yang bisa dilakukan oleh seorang HRD dalam menjaga stabilitas kinerja SDM, salah satunya selalu memperbaharui suasana dan ritme kerja. HRD harus bersikap fleksibel dan tidak selalu menekan pegawai agar memenuhi target perusahaan tanpa memikirkan kenyamanan.

Kondisi yang nyaman, tenang dan menyenangkan agar membuat atmosfer lingkungan kerja terasa lebih sehat. Memastikan kesehatan mental pegawai juga salah satu tugas HRD. Pemberian afirmasi positif setiap hari akan meningkatkan kepercayaan dan etos kerja pegawai.Selain itu, jika ada pegawai yang membutuhkan konseling, HRD pun wajib menyiapkannya.

4. Mengelola Komunikasi Seluruh Pegawai

Komunikasi yang baik adalah kunci dalam meraih keberhasilan dan pencapaian target sebuah perusahaan. Komunikasi yang dimaksud bisa secara verbal maupun non verbal. Ketika ditemukan kendala komunikasi antar pegawai satu divisi maupun beda divisi, HRD harus segera memperbaikinya agar tidak berlarut-larut.

Menjaga kestabilan komunikasi tidak hanya antar karyawan saja, tetapi juga cara komunikasi dengan para atasan perusahaan. Komunikasi yang dibangun harus sesuai aturan yang ditetapkan perusahaan.

Sebagai karyawan yang menjadi unit terkecil di sebuah perusahaan, hubungan yang baik akan membuat semangat bekerja tetap berkobar. Semua pekerjaan bisa dilakukan dengan benar, detail, cepat dan profesional. Jika salah satu bagian memiliki hubungan kerja yang baik dan dilanjutkan dengan hubungan antar bagian, maka target perusahaan akan lebih mudah dicapai.

Dalam hal ini, HRD sebagai divisi utama yang akan menangani segala permasalahan kesalahpahaman komunikasi para pegawai. Untuk mengatasinya, HRD bisa melakukan pendekatan secara personal atau memberikan pelatihan dan konseling.

5. Menjadwalkan Pelatihan Peningkatan SDM

Tugas dan tanggung jawab HRD juga meliputi penjadwalan training atau pelatihan bagi seluruh pegawai. Pelatihan dibuat secara berkala agar ilmu dan kemampuan yang didapatkan para pegawai lebih maksimal.

Pelatihan ini merupakan upaya dalam mengembangkan kemampuan dan meningkatkan kinerja, sehingga perusahaan bisa mencapai target yang diinginkan. Semakin baik kualitas para pegawainya,  maka nama perusahaan juga semakin menyakinkan bagi para investor.

Program pelatihan yang diadakan juga harus relevan dengan bagian masing-masing pegawai. Semakin banyak pelatihan yang diberikan, tentu saja semakin kompeten pula para pegawainya. Meskipun HRD yang membuatkan jadwal pelatihan, namun harus tetap dikonsultasikan dengan bagian keuangan untuk mengetahui anggaran yang disediakan.

6. Penilaian dan Pembinaan Kerja Bagi Karyawan

Bukan hanya bertugas dalam tahap seleksi pegawai baru, para HRD juga wajib memberikan penilaian pada kinerja setiap pegawai. Penilaian awal bisa dilakukan ketika pegawai menjalankan training (biasanya 6 bulan hingga 1 tahun). Saat dirasa sudah memenuhi kriteria perusahaan di masa training, pegawai baru bisa dinaikkan statusnya menjadi pegawai tetap.

Namun, jika selama masa training kinerja pegawai baru cukup mengecewakan dan tidak bisa dievaluasi, maka sebaiknya tidak perlu dilanjutkan karena bisa mengganggu target perusahaan di masa depan. HRD harus memberikan penilaian dan evaluasi secara objektif sesuai kinerja pegawai baru.

Penilaian dan evaluasi ini tidak hanya diperuntukkan bagi pegawai baru saja, tetapi juga dilakukan pada para pegawai tetap. Hal ini juga dimaksudkan untuk menjaga etos kerja para pegawai agar target bisa dipenuhi. Jika HRD menemukan kendala pada pegawai lama, lakukan perbaikan dahulu. Jika tidak, HRD berhak memutuskan kontrak kerja dan berkoordinasi dengan manajer.

7. Kompensasi Pegawai

Tugas terakhir yang diemban oleh seorang HRD adalah memberikan kompensasi layak kepada seluruh karyawan. Kompensasi ini berupa gaji/ upah karyawan setiap bulannya. HRD bukan sebagai penyalur pembayaran gaji, tetapi memastikan besaran gaji yang diberikan sudah sesuai dengan ketentuan dan peraturan pemerintah.

Selain membuat estimasi besaran gaji, HRD juga harus memastikan gaji tersebut telah diterima oleh setiap pegawai dengan jumlah dan waktu yang tepat. Dalam hal ini, HRD harus berkoordinasi dengan bagian personalia yang mengurusi administrasi para karyawan. Jika ditemukan permasalahan, maka HRD wajib menyelesaikannya secepat mungkin.

Perbedaan HRD dan Personalia

Seringkali, masyarakat awam menyamakan istilah HRD dengan personalia. Hal ini tentu saja sangat wajar, karena baik HRD maupun personalia memiliki tugas yang berhubungan dengan karyawan. Namun, sebenarnya tugas dan fungsi dari kedua bagian ini benar-benar berbeda. Jika dijelaskan lebih rincinya yakni:

1. Pengertian HRD adalah unit di perusahaan yang bertanggung jawab dalam pengelolaan karyawan sebagai penunjang visi misi. Sedangkan bagian personalia adalah unit pengelolaan SDM yang bertanggung jawab untuk hal-hal administratif.
2. HRD sebagai pengelola SDM dimulai dari proses seleksi, pembinaan karyawan hingga adanya putusan PHK. Sedangkan personalia sebagai penanggung jawab data pegawai, mengurus pembayaran gaji, pencatatan absensi dan cuti, mengelola dokumen hingga menyiapkan surat kontrak kerja.

Meskipun tugas bagian HRD dan personalia ini berbeda, tetapi keduanya saling berkaitan dan tidak bisa berjalan sendiri. Sebab, data-data karyawan yang dipegang oleh bagian personalia akan dijadikan dasar oleh HRD dalam menangani permasalahan SDM di sebuah perusahaan.

Menjadi seorang HRD diperlukan kemampuan yang cakap, khususnya dalam pengelolaan SDM. Bagian ini harus memahami dua fungsi dasar sebagai HRD, yakni fungsi internal dan eksternal yang digunakan untuk menunjang tugas dan tanggung jawabnya. Selain HRD, ada pula bagian personalia. Keduanya merupakan bagian yang saling terkait dengan tugas masing-masing.