Secara umum tugas sekretaris organisasi adalah membantu pimpinan untuk mengelola serta meringankan tugas-tugasnya. Namun, terdapat juga jenis pekerjaan yang harus dilakukan sekretaris untuk menjalankan perannya bersama anggota organisasi yang lainnya.
Seorang sekretaris juga harus mampu menyimpan rahasia organisasi dan juga pimpinan, karena beberapa kebijakan bisa saja tidak boleh diketahui oleh pihak luar. Sekretaris hanya menyampaikan informasi yang telah disetujui oleh pimpinan.
Peran Sekretaris
Sekretaris merupakan pihak yang cukup penting dalam sebuah organisasi karena memiliki berbagai tanggung jawab yang berkaitan dengan pimpinan dan anggota. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk dapat selalu komunikatif dan cermat. Apa saja peran seorang sekretaris? Berikut penjabarannya:
1. Terhadap Pimpinan
Sekretaris tentu memiliki kaitan erat dengan tugas yang perlu dijalankan oleh pimpinan. Berikut beberapa perannya:
- Sebagai sumber informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawabnya.
- Penunjang keberhasilan pemimpin dalam menjalankan tugasnya.
- Menyampaikan keinginan pemimpin terhadap anggotanya.
- Sebagai perantara komunikasi pihak lain dengan yang berasal dari luar atau dalam organisasi dengan pimpinan.
- Memberikan bahan pertimbangan atau ide baru kepada pimpinan.
- Mengurus segala kebutuhan dan mengatur janji pertemuan pimpinan dengan pihak lain.
- Mengatur dan menginformasikan jadwal kerja kepada pimpinan.
2. Terhadap Anggota
Selain berhubungan terhadap pimpinan, sekretaris juga harus menjalin komunikasi dengan anggota, sehingga memiliki peranan sebagai berikut:
- Memberikan motivasi kerja kepada anggota yang lainnya, sehingga setiap peran bisa menjalankan fungsinya dengan baik.
- Memberikan pujian dan menunjukkan rasa bangga atas apa yang telah dilakukan oleh anggota lainnya.
- Mempersatukan anggota agar bisa melakukan tugas dan peranannya dengan baik guna mencapai tujuan bersama.
- Membangun hubungan komunikasi yang bagus dengan anggota, agar suasana kerja bisa terasa lebih nyaman dan produktif.
- Menerima dan mempertimbangkan usulan dari anggota lain atas berbagai masalah yang sedang terjadi.
- Memastikan seluruh anggota dapat bekerja dengan baik sesuai dengan perannya.
- Mengadakan pendekatan kepada anggota untuk bisa lebih mengarahkan dan menjelaskan kehendak yang diinginkan oleh pimpinan.
- Menyampaikan pendapat anggota lain kepada pimpinan.
- Menjadi pengawas tentang kinerja anggota dalam sebuah organisasi sebagai bentuk dari perpanjangan yang akan dilakukan oleh pimpinan.
Tugas Pokok Sekretaris dalam Organisasi
Tugas sekretaris sangat beragam, mulai dari yang berhubungan dengan anggota organisasi hingga pimpinan. Hal tersebut terjadi karena sekretaris memiliki peran penting untuk perkembangan organisasi. Namun, secara umum sekretaris memiliki tugas pokok seperti di bawah ini:
1. Menjalankan Perintah Pimpinan
Biasa dikatakan sekretaris merupakan pihak yang paling dipercayai oleh pimpinan, sehingga informasi apapun akan disampaikan terlebih dahulu kepada sekretaris sebelum ke pihak lain.
Tugas utama seorang sekretaris adalah menjalankan perintah yang diberikan oleh pimpinan seperti mencari informasi, mengumpulkan data, membuat naskah pidato, mengatur perjalanan dinas, dan lain sebagainya.
2. Membantu Pekerjaan Pimpinan
Tanggung jawab utama sekretaris adalah membantu pimpinan, agar dapat menjalankan peranannya dengan baik seperti menggantikan pimpinan ketika berhalangan hadir.
Selain itu, sekretaris juga harus memantau perkembangan sistem kerja dan memastikan semuanya dapat berjalan sesuai dengan rencana.
3. Penghubung antara Pemimpin dan Anggota
Sekretaris harus memiliki komunikasi yang baik dengan anggota organisasi, karena peranannya adalah menyampaikan kebijakan yang perlu diketahui oleh anggota melalui surat resmi atau pesan siaran.
Sekretaris menjadi gerbang utama bagi organisasi lain yang ingin bertemu atau menghubungi pimpinan.
4. Melakukan Korespondensi
Sekretaris menerima semua surat yang datang ke organisasi yang ditujukan kepada pimpinan untuk ditindaklanjuti. Selain menerima surat, sekretaris juga bertugas untuk membuat surat yang dibutuhkan.
5. Pengarsipan
Sekretaris wajib mengarsipkan dokumen yang dianggap berharga atau dokumen-dokumen penting, seperti proposal, surat masuk, surat keluar, dan lain sebagainya.
6. Mengatur Jadwal
Sekretaris memiliki tanggung jawab untuk mengatur jadwal rapat yang diadakan secara berkala. Umumnya, rapat tersebut akan membahas tentang pengembangan program kerja yang dilakukan oleh manajemen. Selain mengatur jadwal rapat organisasi, sekretaris juga mengatur jadwal rapat dengan pihak lain.
7. Kreatif
Tugas kreatif dilakukan oleh sekretaris sesuai dengan kehendaknya sendiri dan dilakukan secara spontan tanpa adanya perintah dari pimpinan. Tugas kreatif memiliki ruang lingkup yang tidak terbatas, karena hal tersebut akan berkaitan dengan aspek pendukung untuk meningkatkan kinerjanya sendiri.
Tugas khusus yang biasanya dilakukan adalah menyiapkan rencana kerja, mengatur daftar pertemuan dengan pihak luas, menyampaikan informasi kepada pimpinan dengan segera, dan lain sebagainya.
8. Tugas-Tugas Khusus
Selain tugas yang berkaitan dengan organisasi, sekretaris juga memiliki tugas khusus yang diberikan langsung oleh pimpinan. Misalnya membeli kado, membuat surat perjanjian, memesan restoran untuk rapat di luar kantor, dan lain sebagainya.
Tugas khusus ini hanya dikerjakan pada saat dibutuhkan saja, sehingga tidak rutin dilakukan. Pimpinan meminta sekretaris melakukan tugas tersebut atas dasar kepercayaan akan kinerjanya.
9. Tugas-Tugas Istimewa
Selain tugas umum, sekretaris juga memiliki kewajiban untuk melaksanakan beberapa tugas istimewa yang berkaitan dengan keperluan yang dibutuhkan oleh pimpinan untuk menjalan perannya. Simak beberapa tugasnya sebagai berikut:
- Merapikan tata letak meja, alat tulis, dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh pimpinan.
- Mengingatkan pimpinan untuk membayar iuran maupun asuransi dari suatu instansi.
- Mewakili organisasi menerima sumbangan dana untuk kegiatan yang dilaksanakan.
- Menghadiri rapat mendampingi pimpinan selama perjalanan dinas.
- Menjadi penghubung untuk meneruskan informasi dari pimpinan kepada para relasi.
- Melakukan pemeriksaan peralatan kantor dan mengevaluasi mana peralatan yang harus diperbaiki dan mana yang harus ditambahkan.
- Memeriksa total dari hasil pengumpulan dana yang berasal dari instansi sebagai bagian dari dana yang disalurkan untuk kesejahteraan.
Sekretaris memiliki tugas dan peranan yang sangat penting untuk sebuah organisasi. Pemilihan sekretaris yang tepat dapat menunjang keberhasilan pimpinan dalam menjalankan organisasi. Dengan begitu, organisasi dapat lebih berkembang dan produktif.