Di dalam ilmu akuntansi, piutang sendiri berarti tuntutan, yang ditujukan kepada pihak di luar perusahaan dan diharapkan mampu diselesaikan melalui penerimaan dengan nilai atau jumlah tertentu. Keberadaan piutang ini disebabkan oleh transaksi jual beli dilakukan pelanggan secara kredit.
Untuk itu, perusahaan perlu menentukan analisis aging piutang sebagai bentuk adanya piutang sebagai harta perusahaan jasa maupun manufaktur. Pembayaran piutang biasanya dilakukan dalam tempo waktu yang sudah ditentukan.
Persiapan Membuat Analisa Umur Piutang
Accounts Receivable Aging Method atau Analisis umur piutang adalah salah satu metode yang digunakan sebagai sarana melakukan penilaian terhadap piutang yang diperoleh perusahaan di masa lalu, namun tidak selalu didapatkan di masa depan.
Di samping itu, analisis ini berguna dalam mempertahankan likuiditas serta liabilitas perusahaan melalui pengelolaan yang baik. Piutang usaha bisa terpenuhi apabila ada kerja sama yang maksimal dari bagian keuangan, manajemen, sales, maupun setiap divisi yang berhubungan.
Pencatatan dan pengendalian tersebut biasa dilakukan memakai tabel atau kartu piutang. Metode analisis ini juga berfungsi membantu bisnis, untuk mengidentifikasi konsumen yang melakukan pembayaran lebih lama dalam rangka membatasi penjualan dan mengurangi risiko kemacetan kredit.
Analisis tersebut juga berguna untuk memperhitungkan perkiraan piutang usaha yang tidak bisa ditagih. Jika diasumsikan, proporsi nilai tertentu dari jumlah piutang usaha tidak dapat dikumpulkan sendiri oleh perusahaan.
Perusahaan perlu memahami bahwa tidak semua piutang bisa ditagih. Menyikapi kondisi tersebut, pelaporan keuangan perusahaan harus membagi piutang menjadi dua kategori, yaitu berdasarkan waktu pembayaran serta jatuh tempo yang diberikan.
Di samping kedua persiapan tersebut, perusahaan juga tidak boleh lupa dengan nilai peluang penagihan. Nilai peluang tersebut kemudian dikali dengan nilai piutang setiap kelompok umur.
Perkiraan jumlah piutang tidak tertagih masing-masing kategori umur diputuskan sebagai saldo akhir penyisihan piutang yang tertagih.
1. Kelompokkan Berdasarkan Waktu Pembayaran
Salah satu pengelompokkan yang bisa dilakukan oleh perusahaan lewat analisis adalah berdasarkan waktu pembayaran piutang sesuai ketentuan dan persetujuan.
- Kelompok piutang lancar adalah piutang yang mampu membayarkan sejumlah kredit secara tepat waktu dan sesuai dengan jatuh temponya.
- Kelompok piutang tidak lancar menjadi kelompok yang melakukan pembayaran melewati jatuh tempo di kisaran 7 hari sampai 30 hari, tetapi masih sangat aktif dalam penagihan.
- Kelompok piutang macet merupakan piutang yang melewati batas waktu pembayaran sesuai tenggat waktu tertentu, biasanya lebih dari 30 hari seusai jatuh tempo.
2. Kelompokkan Berdasarkan Waktu Jatuh Tempo
Jika dilihat dari jatuh tempo, perusahaan juga lebih mudah dalam mengetahui besaran usia piutang secara lebih efektif. Selain itu, analisis umur piutang berdasarkan kelompok ini juga dibagi lagi menjadi jatuh tempo dan akan jatuh tempo.
- Kelompok 1-30 dengan piutang mulai dari 1 sampai 30 hari.
- Kelompok 31-60 yang piutangnya mempunyai jatuh tempo 31 sampai 60 hari.
- Kelompok 61-90 merupakan kelompok dengan piutang berumur 61 sampai 90 hari.
- Kelompok 90 ke atas jika umur piutang usaha mencapai lebih dari 90 hari.
Langkah-Langkah Membuat Analisa Umur Piutang (Dengan Excel)
Dyckman, Dukes, dan Davis berpendapat bahwa pendekatan dari kategori umur piutang sesuai aging schedule sekaligus menerapkan persentase kerugian dari penagihan historis masing-masing.
Jika sudah memasuki lebih dari 90 hari, sebaiknya perlu diselesaikan dalam mencegah kerugian yang bisa jadi menimpa perusahaan. Analisa umur piutang dibuat dengan Excel dalam bentuk tabel berisi 10 kolom yang umumnya terdiri dari:
- Nota atau nomor urut invoice
- Tanggal invoice
- Nota atau nomor invoice
- Nama konsumen atau pelanggan
- Jumlah uang dari invoice
- Umur piutang
- Umur piutang 1-30 hari
- Umur piutang 31-60 hari
- Umur piutang 61-90 hari
- Umur piutang di atas 90 hari
Penghitungan ini akan menggunakan formula IF yang sebagai alat pengembalian nilai berdasarkan kondisi atau syarat tertentu. Setiap rumus yang dimasukkan mampu bekerja otomatis dalam menentukan hasil hitungan setiap kriteria umur dan memudahkan pengendalian setiap pelanggan yang ada.
Secara lebih lanjut, berikut langkah-langkah yang bisa digunakan untuk menyusun analisa umur piutang:
- Masukkan daftar seluruh penjualan yang terdiri dari data-data konsumen, nomor nota penjualan, tanggal, serta nilai rupiahnya. Isikan menurut bukti-bukti atau fakta yang ada di lapangan.
- Kolom C diisi tanggal, D untuk nomor nota penjualan, nama pelanggan ke dalam kolom E, dan kolom F nilai rupiah nota penjualan.
- Susun kolom umur piutang usaha yang bisa dimulai di kolom G dengan cara mengurangi antara tanggal pembukuan dan tanggal nota penjualan. Gunakan rumus Excel =$B$4 – (kolom tanggal nota penjualan).
- Buatlah kolom bagi kelompok umur piutang dari 0 sampai 30 hari. Lakukan di kolom H dan pakai rumus Excel =IF(G9<=30;F9;0).
- Lanjutkan dengan pembuatan kolom kelompok umur piutang 31 hingga 60 hari pada kolom I. Rumus Excel yang bisa digunakan untuk menghitungnya adalah =IF((F9-H9>0;IF((G9<=60);F9-H9;0);0).
- Kolom J akan digunakan untuk kelompok umur piutang dari 61 sampai 90 hari. Masukkan formula Excel yang berupa =IF((F9-H9-I9)>0;IF((G9<=90);F9-H9-I9;0);0).
- Untuk perhitungan kelompok umur piutang di atas 90 hari, manfaatkan kolom K. Rumus atau formula yang dimasukkan adalah =IF((F9-H9-I9-J9)>0;IF((G9>90);F9-H9-I9-J9;0);0).
- Langkah final yang harus dilakukan adalah menetapkan besaran dari persentase kerugian piutang pada setiap kelompok umur. Persentase ini juga tidak lepas dari pengaruh jarak atau interval lamanya umur piutang
Setiap perusahaan yang bergerak di bidangnya perlu menerapkan penghitungan analisis umur piutang sebagai salah satu asetnya. Untuk memudahkan pembiasaan tersebut, perusahaan cukup mengelompokkan dan memasukkannya ke dalam formula Excel secara teliti serta menyeluruh.