Ingin Perusahaan Kamu Cepat Berkembang ? Yuk Pelajari Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Berikut Ini !

Kalian tau enggak sih apa itu SOP ? SOP adalah singkatan dari Standar Operasional Prosedur. Setiap kegiatan dan aktivitas yang kita lakukan sehari-hari tidak lepas dengan yang namanya SOP.

Biar lebih jelasnya, dalam artikel ini kita akan coba mengulas tentang pengertian SOP, tujuan SOP, manfaat SOP, dan cara membuat SOP yang baik dan benar itu seperti apa. Selain itu agar lebih jelas dan mudah untuk dipahami, kita juga akan memberikan contoh SOP yang mudah untuk kalian pahami.

Berikut ini adalah penjelasan lebih detail mengenai SOP.


Daftar Isi Artikel

Pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur)


Pengertian SOP
500px.com

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan dokumen yang berkaitan dengan standar prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang lebih efektif dan efisien dengan biaya yang serendah-rendahnya.

SOP biasanya terdiri dari manfaat, metode penulisan prosedur, kapan dibuat atau di revisi, dan dilengkap dengan bagan flowchart di bagian akhirnya. Berikut iniadalah pengertian SOP menurut para ahli.


Pengertian SOP Menurut Para Ahli


  1. Menurut Sailendra, Standar Operasional Prosedur (SOP_ adalah perpaduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau sebuah perusahaan berjalan dengan lancar.
  2. Menurut Moekijat, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah atau pelaksanaan pekerjaan, dimana pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan baik, berhubungan dengan apa yang di lakukan, bagaimana melakukannya, dimana melakukannya, bilamana melakukannya, dan siapa yang melakukannya
  3. Menurut Tjipto Atmoko, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu pedoman atau acuan untuk dapat melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kerja instansi pemerintah dengan berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedur sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
  4. Menurut, Insani, Standar Operasional Prosedur adalah sebuah dokumen yang berisi serangkaian instruksi atau perintah yang tertulis yang dibakukan tentang berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, tempat penyelenggaraan, waktu pelaksanaan, dan aktor yang berperan dalam pekerjaan tersebut.

Tujuan SOP Kerja dalam Perusahaan


Contoh SOP
500px.com

Tujuan dari pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang telah ditetapkan mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang dilaksanakan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. 

SOP yang baik adalah SOP yang bisa menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi pedoman untuk karyawan yang baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam sebuah perusahaan.

Tujuan Standasar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut :

  1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kerja atau kondisi tertentu dan petugas dan lingkungan dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan tertentu.
  2. Sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja dan supervisor.
  3. Untuk menghindari kesalahan dan kegagalan. Dengan demikian akan mengurangi konflik, keraguan, pemborosan, duplikasi dalam proses melaksanakan pekerjaan.
  4. Merupakan paramater atau tolak ukur untuk menilai mutu pelayanan.
  5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya manusia secara efektif dan efisien.
  6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang, dan tanggungjawab dari petugas yang bersangkutan.
  7. Sebagai dokumen yang menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bilamana terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administrasi lainnya, sehingga bersifat melindungi rumah sakit dan petugas.
  8. Sebagai dokumen yang dipakai untuk pelatihan.
  9. Sebagai dokumen sejarah bilamana telah dibuat revisi SOP yang baru.

Fungsi SOP Sebagai Acuan Kerja


Fungsi SOP adalah sebagai berikut :

  1. Mempermudah pekerjaan perugas / pegawai atau tim / unit kerja.
  2. Sebagai dasar hukum bilamana terjadi penyimpangan.
  3. Untuk mengetahui dengan jelas hambatan-hambatan yang dialami.
  4. Mengarahkan petugas atau pegawai untuk sama-sama lebih disiplin dalam bekerja.
  5. Sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan pekerjaan.

Manfaat SOP Perusahaan


Standar Operasional Prosedur adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan, dimana,oleh siapa, dan dibuat untuk emnghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja. Secara keseluruhan, SOP mempunyai beberapa manfaat untuk sebuah perusahaan yaitu :

  1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan oleh pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya. Dengan tujuan untuk mengurangi terjadinya kesalahan atau kelalaian.
  2. SOP membantu staff menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung kepada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan pekerjaan setiap harinya.
  3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam menjalankan tugas atau pekerjaan.
  4. Menciptakan ukuran standar kerja kepada pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja dan lebih membantu mengevaluasi usaha yang telah dijalankan.
  5. Menciptakan materi training yang bisa membantu pegawai baru untuk cepat beradaptasi dan biasa untuk melakukan pekerjaannya.
  6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik dan profesional.
  7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pelayanan setiap harinya.
  8. Menghindari terjadinya tumpang tindih pelaksanaan tugas dalam memberikan pelayanan.
  9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan sebuah pelayanan. Menjamin proses pelayanan agar tetap berjalan dalam berbagai situasi dan kondisi.

Prinsipi Prinsip SOP


Cara Membuat SOP
500px.com

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum.

1. Konsisten

SOP harus dilakukan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam situasi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

2. Komitmen

SOP harus dilakukan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran pegawai dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.

3. Perbaikan Berkelanjutan

Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efektif dan efisien.

4. Mengikat

SOP sifatnya harus mengikat pelaksana dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

5. Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting

Seluruh pegawai memiliki peran dalam setiap prosedur yang telah di standarkan. Jika pegawai tersebut tidak melaksanakan peranannya dengan baik, maka proses produktiviats dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan akan terganggu.

6. Terdokumentasikan dengan Baik

Seluruh prosedur yang telah di standarkan harus di dokumentasikan dengan baik, sehingga dapat dijadikan sebagai referensi bagi setiap orang yang membutuhkan.


1. Contoh SOP Market Place


SOP Shafira Market Place 

Tujuan

  1. Mempertemukan antara seller dengan buyer agar dapat bertransaksi dengan aman serta nyaman.
  2. Memberikan fasilitas “rekening bersama” untuk semua buyer agar mendapatkan kepercayaan.
  3. Memberikan fasilitas kepada seller berupa mengoptimasi tokonya agar bisa dilihat oleh para calon buyer.
  4. Memberikan fasilitas aplikasi akuntansi kepada para seller untuk memudahkan proses penjualan.
  5. Memberikan lapangan kerja bagi semua masyarakat yang belum mempunyai pekerjaan.

Prosedur Kerja

  1. Jam 7:30 semua pekerja sudah harus datang di kantor.
  2. Para pekerja harus kerja bakti terlebih dahulu untuk membersihkan kantor Shafira Market Place.
  3. Jam 8:00 semua pekerja melakukan aktivitas pekerjaannya masing-masing.
  4. Jam 11:30 semua pekerja diperbolehkan untuk istirahat, dan bagi laki-laki yang beragama islam wajib sholat berjamaah di masjid terdekat, dan untuk wanita di mushola kantor yang sudah disediakan.
  5. Jam 12:10 (selepas sholat Dhuhur) semua pekerja diberi istirahat untuk makan siang.
  6. Jam 12:30 semua pekerja sudah harus siap di posisinya masing-masing untuk kembali bekerja.
  7. Jam 14:40 (menjelang Ashar) semua pekerja laki-laki yang beragama Islam wajib untuk sholat berjamaah di masjid (bersama petinggi Shafira Market Place), dan untuk wanita boleh di dalam mushola yang sudah disediakan kantor.
  8. Jam 15:00 (selesai sholat Ashar) semua pekerja kembali ke pekerjaannya masing-masing
  9. Jam 17:00 semua pekerja siap-siap untuk pulang, didahului dengan gotong royong ringan membersihkan untuk kantor.
  10. Jam 17:30 semua pekerja diperbolehkan untuk pulang dengan membawa bonus dari kantor (dapat berupa makanan, uang tambahan, atau yang lain)
  11. Untuk bagian technical support, sales, dan billing support tetap harus bekerja, namun dapat online di rumah guna melayani para customer.


2. Contoh SOP Perusahaan


 

SOP PT. Pemuda Barokah

Tujuan

  1. Menyediakan layanan jasa pembuatan website.
  2. Menyediakan layanan berupa optimasi website secara profesional dan terpercaya
  3. Menyediakan lapangan pekerkerjaan bagi para remaja yang belum bekerja (bisa sebagai sales manager, techinal support, atau billing service)
  4. Menyediakan layanan pembuatan aplikasi berbasis website.
  5. Memberikan solusi yang bagus dan kreatif untuk start up kamu.

Prosedur Kerja

  1. Jam 7:00 pagi semua pekerja sudah harus sampai di kantor.
  2. Mulai membersihkan tempat kerja masing-masing dan tidak boleh ada yang menganggur,
  3. Jam 7:30 PT. Pemuda Barokah buka, semua pekerja melakukan pekerjaannya masing-masing,
  4. Jam 11:30 semua pekerja diperbolehkan untuk istirahat sampai selesai sholat Dhuhur 
  5. Jam 12:00 semua pekerja sudah harus diposisinya kembali untuk melanjutkan pekerjaannya
  6. Jam 3:00 semua pekerja yang beragama islam sholat Ashar berjamaah di ruangan atas.
  7. Jam 4:30, PT. Pemuda Barokah tutup, para pekerja diwajibkan untuk membersihkan kembali tempat kerjanya,
  8. Jam 5:00 sore semua pekerja boleh pulang meninggalkan tempat kerja


3. Contoh SOP Pengajian TPQ


SOP TPQ Istiqomah

Tujuan

  1. Memberikan tempat pengajian secara gratis dan nyaman.
  2. Memberikan layanan berupa pengajian umum.
  3. Menyediakan tempat belajar untuk anak-anak agar dapat membaca Al-Qur’an.
  4. Memberikan sistem belajar PAUD untuk anak-anak.
  5. Menyediakan tempat gratis yang nyaman dan aman bagi para musafir yang ingin menginap.
  6. TPQ selalu terbuka untuk semua orang yang ingin beribadah.

Prosedur Kerja

  1. Pagi hari semua marbot masjid sudah harus membersihkan masjid mulai dari halaman, tempat wudhu, dan dalam masjid
  2. Waktu dhuha para marbot di perbolehkan untuk pulang
  3. Aktivitas belajar mengajar untuk anak-anak dimulai pada waktu Dhuha
  4. Waktu Dhuhur tiba, jam bekerja berhenti sejenak untuk menunaikan ibadah sholat Dhuha di masjid terdekat (khusus perempuan sholat di TPQ, dan untuk laki-laki sholat di Masjid),
  5. Aktifitas belajar mengajar kembali aktif selesai sholat Dhuha, berupa makan siang bersama.
  6. Waktu menjelang sore aktivitas belajar mengajar kembali dilanjutkan.
  7. Jam 3 sore, anak-anak diperbolehkan untuk pulang.
  8. Apabila ada pemberitahuan sebelumnya tentang rapat, maka guru-guru serta staff TU harus berkumpul terlebih dahulu untuk melaksanakan rapat.
  9. Aktivitas guru-guru off selepas rapat (bila ada)


Cara Membuat SOP (Standar Operasional Sistem)


Itulah pembahasan singkat mengenai pengertian SOP, tujuan SOP, manfaat SOP, cara membuat SOP yang baik dan benar, dan contoh SOP perusahaan, contoh SOP kerja, contoh SOP paud.

4. Contoh SOP Perusahaan Jasa

JUDUL                      : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN

1. Latar Belakang    : 1.) Adanya keluhan pelanggan ke customer service (CS)

2.) Keluhan disampaikan melalui telepon atau datang ke kantor

3.) Keluhan pelanggan tidak cepat mendapatkan tanggapan

2. Tujuan                  : 1.) Memberikan kepuasan pada pelanggan

2.) Menata petugas (dalam hal ini customer service) untuk dapat mengatasi keluhan pelanggan dengan baik

3. Ruang Lingkup   : Tugas dan tanggung jawab bagian customer service

4. Tanggung Jawab: 1.) Customer service

2.) Supervisor front office

5. Unit Kerja Terlibat: 1.) Bagian keamanan

2.) Bagian pengemasan

3.) Bagian pengiriman

6. Prosedur Pelaksanaan: 1.) Customer service menerima pelanggan dengan sopan, ramah, menggunakan tata bahasa yang baik dan tersenyum.

2.) Mencatat nama pelanggan, nomor pengiriman pelanggan dan apa saja yang menjadi keluhan pelanggan.

3.) Customer service harus mampu memberi solusi yang cepat apabila pelanggan mengeluhkan pelayanan yang diterima.

4.) Apabila tidak bisa memberi solusi cepat, jangan tutup kontak dengan pelanggan, segera lakukan koordinasi dengan unit kerja terkait yang dikeluhkan pelanggan, kemudian teruskan solusi tersebut ke pelanggan.

7. Rekaman                        : 1.) Catatan front office

2.) Memo internal ke unit kerja terkait

4. Contoh SOP Perusahaan Swasta

JUDUL

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KERJA LEMBUR

1. LATAR BELAKANG

1.) Perlu penataan jam kerja yang lebih efektif dan efisien.

2.) Setiap divisi memerlukan pengaturan pekerjaan di luar jam kerja normal.

2. TUJUAN

Mengatur pola kerja lembur bagi karyawan agar dapat bekerja secara efektif dan efisien.

3. RUANG LINGKUP

Kerja lembur karyawan tingkat asisten manajer ke bawah di semua divisi.

4. TANGGUNG JAWAB

1.) Semua karyawan yang melakukan kerja lembur.

2.) Supervisor masing-masing bagian.

3.) Manajer masing-masing bagian.

5. UNIT KERJA TERLIBAT

1.) HRD

2.) Satuan pengawas internal

3. Bagian lain yang terkait dengan pekerjaan lembur

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

1.) Karyawan yang akan lembur mengisi form lembur yang tersedia atas perintah atasan langsung.

2.) Pekerjaan lembur dapat dilakukan dengan pertimbangan percepatan waktu pengerjaan, target waktu, kemampuan alat yang digunakan, dan kemampuan personil yang terlibat.

3.) Karyawan tidak diperkenankan untuk mengerjakan pekerjaan lain selain pekerjaan yang diajukan untuk lebur.

4.) Karyawan wajib membersihkan semua peralatan yang dipakai dan mematikan peralatan yang berhubungan dengan kelistrikan setelah selesai melakukan pekerjaan lembur.

5.) Karyawan dapat mengakhiri pekerjaan lembur sesuai dengan target kuantitas pekerjaan atau pembatasan jam lembur yang diberikan oleh atasan pada form yang tersedia.

7. REKAMAN

Form pengajuan lembur

5. Contoh SOP Kontraktor

JUDUL    : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMERIKSAAN AKHIR PRA PENGECORAN

1. LATAR BELAKANG

1.) Pekerjaan pengecoran struktur merupakan pekerjaan yang perlu perhatian khusus.

2.) Perlu pemeriksaan yang teliti sebelum dilaksanakan pengecoran.

2. TUJUAN

Mengatur pola pemeriksaan pra pengecoran untuk hasil yang terbaik

3. RUANG LINGKUP

Peran bagian pengawas konstruksi sebelum dilaksanakan pengecoran

4. TANGGUNG JAWAB

1.) Pengawas lapangan

2.) Supervisor pengawas lapangan

3.) Pelaksana lapangan

5. UNIT KERJA TERLIBAT

1.) Pelaksana konstruksi di lapangan

2.) Subkontraktor yang terkait

3.) Logistik lapangan

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

1.) Bagian pengawas lapangan menerima memo tentang jadwal pengecoran bidang konstruksi.

2.) Bagian pengawas lapangan memeriksa kesesuaian dimensi, jarak, jenis bahan, dan spesifikasi bahan antara gambar dengan kondisi yang ada di lapangan.

3.) Bagian pengawas lapangan memeriksa kekuatan bekisting dan perancah untuk mengantisipasi beratnya cor.

4.) Bagian pengawas lapangan memeriksa kesiapan pelatan, jumlah peralatan, dan jumlah personil yang akan terlibat dalam pengecoran.

5.) Bagian pengawas lapangan memberikan arahan atau catatan apabila ada ketidaksesuaian dan apabila dilihat ada yang tidak semestinya secara teknik konstruksi.

6.) Pengecoran baru bisa dilaksanakan apabila pengawas lapangan memberikan instruksinya melalui memo yang tersedia.

7. REKAMAN

1.) Form pengajuan pengecoran

2.) Form pelaksanaan pengecoran

3.) Form laporan cuaca

6. Contoh SOP Perusahaan Makanan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGEMASAN MAKANAN

1. LATAR BELAKANG

1.) Makanan sehat yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

2.) Kualitas pengemasan merupakan salah satu faktor daya tarik konsumen.

2. TUJUAN

Menata proses pengemasan makanan yang lebih baik untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.

3. RUANG LINGKUP

Proses pengemasan makanan

4. TANGGUNG JAWAB

1.) Operator pengemasan

2.) Supervisor pengemasan

3.) Manajer produksi

5. UNIT KERJA TERLIBAT

1.) Bagian produksi

2.) Bagian gudang

3.) Bagian distribusi

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

1.) Bagian operator pengemasan harus mematuhi ketentuan teknis peralatan yang digunakan.

2.) Proses pengemasan dilaksanakan dengan hati-hati untuk meminimalkan kegagalan pengemasan produk.

3.) Pekerjaan pengemasan produk harus segera dikerjakan ketika bagian produksi telah menyerahkan hasil pekerjaannya.

4.) Bagian operator pengemasan memeriksa setiap barang yang dikemas dengan teliti.

5.) Apabila produk yang akan dikemas ditemukan cacat produksi maka operator harus memisahkan dan segera melaporkan ke supervisor unutk segera ditindaklanjuti.

7. REKAMAN

1.) Form serah terima

2.) Form cacat produksi

7. Contoh SOP Pembayaran Gaji Karyawan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN

1. TUJUAN

Membuat pedoman dan panduan dalam melaksanakan aktivitas pembayaran gaji karyawan.

2. RUANG LINGKUP

Meliputi kegiatan penggajian karyawan mulai pengumpulan data-data pegawai, penghitungan gaji, sampai pembayaran gaji dan penyimpanan dokumen.

3. DEFINISI

Pembayaran gaji karyawan adalah aktivitas untuk membayarkan sejumlah uang dan tunjangan kepada karyawan sebagai imbal balik atas jasa yang digunakan oleh perusahaan.

4. PROSEDUR PELAKSANAAN

1.) Berdasar penerimaan karyawan dan surat pengangkatan karyawan dibuat kartu gaji termasuk pinjaman karyawan oleh bagian personalia.

2.) Berdasar kartu gaji dibuat rekapan daftar gaji dan utang karyawan termasuk pembayaran pinjaman tiap bagian oleh bagian personalia.

3.) Selanjutnya dibuat rekapan total gaji karyawan dan daftar utang karyawan tiap bagian diberikan ke bagian keuangan.

4.) Bagian keuangan meminta otorisasi dari direksi, setelah diotorisasi gaji dibayarkan ke bagian personalia. Bagian personalia menerima uang sebesar total gaji sebelum dikurangi utang atau pinjaman karyawan, total gaji karyawan, daftar utang karyawan, dengan menandatangani bukti pembayaran.

5.) Bukti pembayaran diberikan ke bagian dokumentasi.

6.) Bagian personalia selanjutnya memasukkan uang ke amplop untuk masing-masing karyawan.

7.) Hasil pelunasan pinjaman karyawan oleh bagian personalia dikembalikan ke bagian keuangan.

8. Contoh SOP Pengelolaan Keuangan Unit Bisnis

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN KEUANGAN UNIT BISNIS

1. TUJUAN

1.) Menyelenggarakan pengelolaan keuangan yang sistematis dan terkendali

2.) Untuk menjamin kecukupan likuiditas perusahaan

2. RUANG LINGKUP

1.) Pembukaan rekening bank

2.) Pengaturan jenis rekening bank, cash pooling, operasional

3.) Pengaturan saldo maksimum kas dan rekening bank

4.) Pengaturan penerimaan tagihan unit bisnis dari pelanggan

5.) Mekanisme penarikan, penyetoran, dan transfer bank

6.) Pemindahan dana dari rekening bank unit bisnis ke rekening pusat melalui cash management system bank yang ditunjuk

3. DEFINISI

1.) Rekening bank cash pooling adalah rekening bank unit bisnis pada bank (yang ditunjuk) yang dibuka unit bisnis dengan specimen tandatangan direksi. Dana yang tersedia pada rekening tersebut tidak dapat ditarik oleh unit bisnis.

2.) Cash management system adalah program pengelolaan rekening khusus pada bank yang ditunjuk yang dilakukan oleh perusahaan pusat melalui konektivitas internet yang terintegrasi sesuai rekening terdaftar.

3.) Rekening bank operasional adalah rekening bank yang dibuka unit bisnis pada bank yang ditunjuk guna memenuhi kebutuhan operasional rutin unit bisnis.

4.) Uang muka adalah pengeluaran kas yang belum diketahui secara pasti besaran pengeluarannya dan berfungsi sebagai alat kontrol pembukuan sampai transaksi tersebut diakui sebagai biaya berdasarkan bukti pendukung.

5.) Bon sementara adalah pengeluaran kas yang sifatnya sangat mendesak dan belum dapat diidentifikasi peruntukkannya kemana.

4. KEBIJAKAN

1.) Jumlah rekening bank di cabang dibatasi hanya untuk cash pooling, operasional, dan untuk keperluan khusus.

2.) Semua pembayaran piutang dari customer dan penyetoran tunai harus masuk ke rekening cash pooling.

3.) Rekening bank cash pooling hanya bisa disetorkan dan tidak bisa ditarik.

4.) Kuasa penandatanganan cek atau bilyet giro dilakukan oleh kepala unit bisnis bersama pejabat unit bisnis lainnya yang ditunjuk berdasarkan surat kuasa direksi.

5.) Kuasa bank di unit bisnis ditentukan sebagai berikut:

  • Bank operasional  : hanya boleh untuk penarikan dana, tapi tidak boleh menyetor
  • Non operasional    : tidak boleh untuk penarikan tunai, boleh menyetor dan transfer dana ke rekening bank cash pooling.

6.) Saldo rekening bank operasional maksimum sebesar rata-rata anggaran biaya usaha bulanan dikurangi biaya penyusutan.

7.) Unit bisnis harus menyusun cashflow yang diuraikan dalam rencana kebutuhan operasional mingguan atas dasar anggaran termasuk utang yang akan jatuh tempo, dan dikirim ke departemen accounting secara sistematis melalui fasilitas teknologi informasi satu minggu sebelum periode berikutnya.

8.) Untuk kebutuhan lain yang tidak dianggarkan dan dianggap perlu, unit bisnis bisa mengajukan permohonan khusus kepada direktur keuangan untuk mendapatkan tambahan dana dari pusat.

9.) Batasan maksimum saldo kas di unit bisnis ditentukan sebesar Rp 15.000.000, ketentuan tersebut berlaku untuk posisi saldo kas pada pukul 15.00 waktu setempat.

10.) Pengeluaran dalam bentuk kas paling besar sejumlah Rp 10.000.000 sebelihnya dalam bentuk cek/giro. Pengeluaran dalam bentuk kas yang melebihi Rp 10.000.000 harus mendapatkan persetujuan direktur keuangan.

11.) Otorisasi pengeluaran kas/bank ditentukan sebagai berikut:

  • Ada bukti pendukung berupa semua pengeluaran kas/bank  yang didukung bukti dokumen harus diversifikasi bagian akuntansi dan otorisasi oleh kepala unit bisnis.
  • Tanpa bukti pendukung tidak terkait langsung dengan penjualan melebihi Rp 5.000.000 harus dengan persetujuan kepala unit bisnis dan direktur.
  • Tanpa bukti pendukung yang terkait dengan penjualan, pengeluaran sampai dengan Rp 10.000.000 disetujui oleh kepala unit bisnis, dan pengeluaran melebihi Rp 10.000.000 harus dengan persetujuan direktur.

12.) Utang unit bisnis kepada pemasok dicatat di unit bisnis dan pembayarannya ditentukan sebagai berikut:

  • Sampai dengan jumlah Rp 10.000.000 dilakukan oleh unit bisnis sendiri.
  • Di atas Rp 10.000.000 dilakukan oleh pusat.

13.) Pembayaran utang cabang oleh pusat berdasarkan permohonan dari unit bisnis yang ditujukan kepada manajer accounting dan finance dengan mencantumkan:

  • Data lengkap faktur tagihan yang akan dibayar
  • Data lengkap alamat dan tujuan pembayaran
  • Data lengkap faktur pajak terkait

14.) Surat permohonan pembayaran utang unit bisnis diterima manajer accounting dan finance selambat-lambatnya satu minggu sebelum jatuh tempo pembayaran utang.

15.) Pengeluaran uang yang bersifat mendesak dapat menggunakan bon sementara dan harus diselesaikan paling lambat 3 x 24 jam sejak uang dikeluargak oleh kasir (staf keuangan).

16.) Uang muka harus diselesaikan paling lambat 3 x 24 jam jam terhitung sejak selesainya tugas atau kegiatan yang terkait dengan pengambilan uang muka.

9. Contoh SOP Penambahan Dana Kas

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENAMBAHAN DANA KAS

1. TUJUAN

  1. ) Memberikan pedoman kebijakan, tahapan proses, dan prosedur penambahan dana kas.
  2. ) Menciptakan tata kelola keuangan perusahaan yang sistematis dan terkendali.

2. RUANG LINGKUP

  1. ) Pengaturan jenis rekening bank
  2. ) Mekanisme penyetoran dan penarikan dana
  3. ) Pemindahan dana dari rekening bank penampung ke rekening operasional

3. DOKUMEN YANG DIPERGUNAKAN

  1. ) Bilyet Giro atau Cek
  2. ) Kartu ATM

4. PIHAK TERKAIT

  1. ) Staff keuangan
  2. ) Bagian akuntansi
  3. ) Manajer keuangan
  4. ) Direksi

5. DEFINISI

  1. ) Rekening bank penampungan adalah rekening bank yang dibuka dengan specimen tandatangan direksi.
  2. ) Rekening bank operasional adalah rekening bank yang dibuka perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional rutin.

6. PROSEDUR

  1. ) Bagian keuangan menyusun cashflow yang dijabarkan dalam rencana kebutuhan operasional atas dasar anggaran, termasuk kebutuhan yang harus segera dibayar, dan dikirim ke bagian akuntansi.
  2. ) Untuk kebutuhan lain yang tidak dianggarkan dan dianggap penting, bagian keuangan dapat mengajukan permohonan khusus kepada direktur untuk mendapatkan tambahan dana.
  3. ) Dokumen yang sudah diverifikasi oleh bagian akuntansi kemudian ditandatangani oleh manajer akuntansi, manajer keuangan, direktur keuangan.
  4. ) Berdasar dokumen yang sudah diverifikasi dan disetujui untuk penambahan dana kas, selanjutya bagian keuangan membuat aplikasi cek atau bilyet giro.
  5. ) Kuasa penandatanganan cek/bilyet giro dilakukan oleh manajer keuangan atau pejabat perusahaan yang ditunjuk berdasarkan surat kuasa direksi.
  6. ) Aplikasi cek/bilyet giro yang telah divalidasi bank diarsip sebagai bukti penambahan dana kas.
  7. ) Penarikan dana kas oleh staff keuangan hanya bisa dilakukan dengan menggunakan ATM.

10. Contoh SOP Pengaturan Aktivitas Partner Perusahaan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGATURAN AKTIVITAS KONTRAKTOR DAN SUB KONTRAKTOR

1. TUJUAN

Memenuhi persyaratan dalam ketentuan perusahaan yang tidak dapat dilakukan oleh perusahaan sendiri.

2. ALAT DAN BAHAN

  1. ) Surat kontrak antar perusahaan dengan kontraktor dan sub kontraktor.
  2. ) Berita acara atau laporan terhadap kegiatan terkait.

3. PIHAK TERKAIT

  1. ) Pimpinan perusahaan
  2. ) Kontraktor dan sub kontraktor

4. PROSEDUR

  1. ) Mengontrol kegiatan yang dilakukan oleh kontraktor dan sub kontraktor sesuai kesepakatan dalam kontrak tertulis.
  2. ) Memastikan jenis pengawasan yang dilakukan kepada kontraktor dan sub kontraktor.
  3. ) Kegiatan yang dilakukan oleh kontraktor dan sub kontraktor menjadi dari sistem audit sarana.
  4. ) Menentukan kegiatan yang diserahkan kepada kontraktor dan sub kontraktor sesuai kebutuhan, kecuali kegiatan penyimpanan.
  5. ) Evaluasi atas kinerja kontraktor dan sub kontraktor.

11. Contoh SOP Perusahaan untuk Meningkatkan Pelayanan Bisnis

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENANGANAN PRODUK KADALUARSA

1. TUJUAN

Menjelaskan bagaimana menangani obat yang kadaluarsa atau mendekati kadaluarsa

2. BAHAN DAN ALAT

Data dan kartu stock

3. KUALIFIKASI PERSONIL

Karyawan yang ditunjuk

4. PROSEDUR

  • Produk kadaluarsa
  1. ) Memisahkan produk-produk yang kadaluarsa dari stok penjualan dan simpan di ruang karantina, dokumentasikan dan beri tanda “barang kadaluarsa”.
  2. ) Mencatat priduk-produk yang kadaluarsa.
  3. ) Membuat berita acara dan mengusulkan untuk pemindahan/penghapusan barang rusak.
  4. ) Buat berita acara pengembalian produk ke produsen, jika produk bisa dikembalikan (untuk perusahaan distribusi).
  • Produk mendekati kadaluarsa
  1. ) Melakukan stock opname minimal sekali dalam sebulan.
  2. ) Memisahkan produk-produk yang mendekati kadaluarsa. Kemudian disimpan di bagian depan rak penyimpanan.
  3. ) Mencatat produk-produk yang mendekati kadaluarsa. Kemudian didistribusikan ke bagian operasionalk untuk ditindaklanjuti.
  4. ) Mengeluarkan produk-produk yang mendekati kadaluarsa terlebih dahulu jika ada penjualan.

12. Contoh Standar Operasional Prosedur Strategi Pemasaran Produk

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR IKLAN

1. TUJUAN

Meningkatkan brand image perusahaan dan produk serta peningkatan penjualan sebagai upaya pencapaian target perusahaan.

2. RUANG LINGKUP

Standar Operasional Prosedur (SOP) mencakup semua program marketing dari mulai pengumpulan data analisis hingga evaluasi hasil program.

3. DEFINISI

Program marketing adalah kegiatan yang dibuat, dilaksanakan, dan dievaluasi oleh marketing dalam rangka untuk meningkatkan brand image perusahaan dan produk.

4. DOKUMEN TERKAIT

  1. ) Laporan penjualan dan hasil survey kepuasan pelanggan
  2. ) Program marketing
  3. ) Form pelaksanaan
  4. ) Laporan program marketing

5. REFERENSI

ISO 9001 (Quality Management System)

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

  1. ) Bagian marketing mengumpulkan data terkait dengan:
  • Pencapaian penjualan
  • Inputan survey
  • Hasil pengembangan bisnis keinginan pihak manajemen perusahaan dan lakukan survey permintaan yang berkembang di pasar.

2. ) Bagian marketing program marketing yang berisi:

  • Nama program
  • Potensi pasar
  • Target

Budget program marketing beserta target dan budget yang akan dikeluarkan harus mendapatkan persetujuan dari kepala bagian dan direksi perusahaan.

3.) Pelaksanaan atas program marketing yang dilakukan oleh tim marketing yang ada di kantor pusat dan cabang perusahaan.

4.) Melakukan evaluasi atas keefektifan pelaksanaan program marketing yang telah dilakukan oleh tenaga marketing di pusat dan cabang-cabang perusahaan dibandingkan dengan target dan budget yang telah ditetapkan.

13. Contoh Standar Operasional Prosedur Pengeluaran Kas & Bank

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELUARAN KAS & BANK

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dimulai sejak pembuatan bukti keluar kas atau bank oleh divisi yang berkepentingan dan berakhir setelah pengeluaran kas oleh staff keuangan (kasir) atau diberikannya bukti transfer oleh bagian keuangan kepada yang berkepentingan.

2. PENGENDALIAN INTERNAL

  • Dokumen pendukung harus disetujui oleh kepala bagian atasan yang terkait terlebih dahulu.
  • Bukti keluar kas atau bank diverifikasi kepala bagian keuangan dan ditambahkan kode rekening.
  • Penerima uang membubuhkan tanda tangan dan nama jelas sebagai tanda terima pada bukti keluar kas atau bukti keluar bank.

3. SISTEM OTORISASI

Persetujuan pengeluaran kas atau bank dilakukan oleh kepala bagian akuntansi keuangan.

4. PIHAK TERKAIT

  • Semua divisi yang berkepentingan
  • Akuntansi dan keuangan
  • Kasir
  • Manajer keuangan

5. DOKUMEN

  • Bukti keluar kas atau bukti keluar bank
  • Dokumen pendukung lain

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Divisi yang berkepentingan membuat bukti keluar kas atau bukti keluar bank sesuai kebutuhan dan dilampiri dengan bukti pendukung.
  • Minta persetujuan dan tanda tangan kepala bagian terkait.
  • Menyampaikan ke bagian akuntansi keuangan untuk diverifikasi.
  • Bagian akuntansi keuangan memeriksa validitas bukti dan dokumen pendukung. Membutuhkan kode rekening dan tanda tangan sebagai verifikator.
  • Kepala bagian akuntansi keuangan melakukan otorisasi pengeluaran kas atau bank yang didukung bukti (dokumen).
  • Manajer keuangan melakukan persetujuan pengeluaran kas atau bank.
  • Kasir melakukan pembayaran kepada divisi yang berkepentingan.

14. Contoh Standar Operasional Prosedur Pembukaan Rekening Bank Perusahaan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MEMBUKA REKENING BANK

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dimulai sejak diajukannya surat permohonan pembukaan rekening bank oleh divisi akuntansi dan keuangan kepada direktur keuangan sampai dengan dilaporkannya nomor rekening bank yang baru kepada direktur keuangan.

2. PENGENDALIAN INTERNAL

Kuasa atas rekening bank adalah direksi

3. SISTEM OTORISASI

Permohonan pembukaan rekening bank ditandatangani oleh minimal dua dari tiga direksi

4. BAGIAN TERKAIT

  • Divisi akuntansi dan keuangan
  • Direksi

5. DOKUMEN

  • Surat permohonan pembukaan rekening
  • Formulir bank
  • Bukti pembukaan rekening bank

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Untuk keperluan tertentu bagian akuntansi dan keuangan mengirim surat permohonan pembukaan rekening bank kepada direktur keuangan.
  • Apabila disetujui bagian akuntansi dan keuangan mengambil form-form pembukaan rekening bank. Apabila tidak disetujui, revisi surat atau cari solusi pemecahannya.
  • Form-form bank ditandatangai direksi sebagai kuasa bank.
  • Bagian akuntansi dan keuangan melakukan pembukaan rekening bank.
  • Atas dasar bukti pembukaan rekening bank, bagian akuntansi dan keuangan mengirimkan laporan kepada direktur keuangan dan mengarsipkan bukti pembukaan rekening bank.

15. Contoh Standar Operasional Prosedur Customer Service

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CS (PENANGANAN KETIDAKSESUAIAN PESANAN)

1. TUJUAN

Untuk penanganan segera dilakukan apabila terjadi ketidaksesuaian pesanan dalam kegiatan distribusi persediaan barang.

2. PENANGGUNG JAWAB

Bagian penjualan dan kepala gudang

3. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Pengadaan:
  1. ) Menyesuaikan setiap pemesanan produk dengan kebutuhan.
  2. ) Memeriksa kesesuaian pemesanan barang dengan surat pemesanan barang saat produk diterima.
  3. ) Apabila jenis produk tidak sesuai dengan surat pemesanan, produk tidak boleh diterima.
  4. ) Apabila produk lebih, jumlah produk yang diterima hanya diperbolehkan sesuai jumlah produk yang tertera pada surat pemesanan.
  5. ) Apabila jumlah produk kurang, terima barang sesuai dengan tanda terima uang sesuai dengan jumlah yang diterima.
  • Penjualan
  1. ) Pesanan penjualan dibuat sesuai dengan surat pemesanan dari pelanggan.
  2. ) Apabila terjadi kesalahan penulisan jenis, tanggal produksi atau expired date dalam pembuatan pesanan penjualan, pesanan dibatalkan. Pesanan penjualan yang baru dibuat untuk menggantikan pesanan yang dibatalkan dan faktur batalnya diarsipkan.
  3. ) Apabila terjadi kesalahan penulisan jenis, tanggal produksi atau expired date dalam pembuatan pesanan penjualan dan produk sudah dikirim ke pelanggan, maka dibuatkan nota retur barang dari pelanggan.
  4. ) Apabila terjadi kesalahan penulisan jumlah dalam pembuatan pesanan penjualan dan produk sudah dikirim ke pelanggan, dikirim kembali produk yang sama dengan jumlah menyesuaikan jumlah kekurangan.

16. Contoh Standar Operasional Prosedur Monitoring Temperatur Ruangan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MONITORING TEMPERATUR RUANGAN 

1. TUJUAN

Menjelaskan aktivitas pengendalian dan monitoring temperatur serta kondisi ruangan penyimpanan sesuai dengan yang dipersyaratkan.

2. BAHAN DAN ALAT

  • Pallet
  • Rak
  • AC
  • Termometer
  • Form checklist monitoring harian

3. PIHAK TERKAIT

  • Pelaksana gudang

4. PROSEDUR PELAKSANA

  • Menyalakan lampu penerangan yang cukup
  • Memeriksa ventilasi atau sirkulasi udara dengan memeriksa AC / exhaust fan dan pengatur suhu serta kelembaban, apakah sudah dihidupkan sesuai dengan peruntukkannya
  • Menyimpan barang jadi pada ruangan yang sudah ditentukan sesuai kondisi yang ditetapkan dalam penyimpanan barang jadi
  • Memasang alat pengukur suhu dalam ruangan yang ditentukan dan diletakkan pada area yang mudah dilihat
  • Melakukan pemeriksaan suhu setiap hari kerja pada pagi, siang, dan sore hari, mencatat pada lembar monitoring harian yang sesuai dengan kondisi ruangan serta tanda tangan petugas pemeriksa
  • Apabila alat menunjukkan penyimpanan atas temperatur yang sudah ditetapkan laporkan pada pengawas
  • Membuat evaluasi sebab ketidaksesuaian dan apabila perlu membuat order pemeriksaan alat
  • Hasil monitoring secara teratur dicatat di dalam kartu kontrol dan ditandatangan oleh petugas yang ditunjuk

5. HAL-HAL PENTING

  • Ruang penyimpanan barang jadi harus tersedia alat pengukur suhu yang sudah dikalibrasi

6. DOKUMEN TERKAIT

  • Formulir monitoring harian

17. Contoh Standar Operasional Prosedur Pembayaran Utang Usaha

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dimulai sejak adanya faktur pembelian dari pemasok yang akan jatuh tempo dan berakhir setelah cabang membukukan pelunasan utang yang dibayar oleh kantor pusat.

2. PENGENDALIAN INTERNAL

  • Utang yang dibayar adalah atas faktur pembelian yang telah jatuh tempo dan diyakini kebenarannya berdasarkan dokumen pendukung yang lengkap.
  • Faktur tagihan yang akan dibayar, harus sudah dibukukan sebagai utang kantor cabang
  • Kantor cabang membukukan pembayaran utang usaha berdasarkan bukti keluar bank dan lampirannya dari departemen akuntansi dan keuangan.

3. SISTEM OTORISASI

Permohonan pembayaran utang usaha ditandatangani oleh kepala cabang

4. PIHAK TERKAIT

  • Departemen akuntansi dan keuangan
  • Kantor cabang

5. DOKUMEN

  • Surat permohonan pembayaran utang usaha
  • Buku keluar bank (kantor pusat)

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Kantor cabang mengirim surat permohonan pembayaran utang ke departemen keuangan, dengan mencantumkan:
  1. ) Data lengkap faktur tagihan yang akan dibayar
  2. ) Data lengkap alamat dan tujuan pembayaran
  3. ) Data lengkap faktur pajak yang terkait
  • Atas dasar permohonan dari kantor cabang, departemen keuangan melakukan konfirmasi balik kepada kantor cabang terkait dengan permohonan tersebut.
  • Departemen keuangan melakukan pembayaran utang kepada pemasok.
  • Departemen keuangan mengirimkan bukti keluar bank lembar copy ke kantor cabang
  • Atas dasar bukti keluar bank dari departemen keuangan, kantor cabang melakukan pelunasan utang.

18. Contoh SOP Stock Opname

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR STOCK OPNAME

1. TUJUAN

Mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan dengan keadaan fisik barang

2. ALAT DAN BAHAN

  • Data stock system
  • Kartu stok gudang

3. PIHAK TERKAIT

  • Kepala gudang
  • Pelaksana gudang
  • Warehouse controller

4. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Menyiapkan jadwal untuk melakukan rutinitas stok opname bulanan
  • Menyiapkan data stok terakhir yang dicetak dari sistem komputerisasi
  • Memeriksa kesesuaian antara data stok dengan stok fisik di gudang
  • Bila terjadi selisih jumlah barang, maka cek kembali catatan mutasi barang yang ada pada kartu stok gudang untuk menelusuri selisih tersebut
  • Membuat berita acara apabila terjadi kehilangan barang dan laporkan kepada atasan yang berwenang
  • Mendokumentasikan kegiatan stok opname tersebut, pelihara dan simpan rekaman dengan baik

19. Contoh Standar Operasional Prosedur Pengeluaran Kas Bon Sementara

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELUARAN KAS BON SEMENTARA

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dimulai sejak adanya permohonan pengeluaran kas dengan bon sementara untuk keperluan yang mendesak dan berakhir setelah kasir mengeluarkan uang.

2. PENGENDALIAN INTERNAL

  • Permohonan pengeluaran kas dengan bon sementara diverifikasi manajer keuangan dan ditandatanagi oleh pemohon.
  • Pengeluaran kas dengan bon sementara hanya untuk keperluan mendesak.
  • Penerima uang menandatangani bon sementara dengan mencantumkan nama jelas.
  • Bon sementara harus dipertanggungjawabkan paling lambat 3 x 24 jam sejak uang dikeluarkan oleh kasir.
  • Setiap pengeluaran dengan bon sementara dicatat di buku pengeluaran kas khusus untuk bon sementara.

3. SISTEM OTORISASI

Bon sementara diverifikasi manajer keuangan dan ditandatangani oleh pemohon dan atasan langsung pemohon.

4. PIHAK TERKAIT

  • Divisi akuntansi dan keuangan
  • Kepala bagian pemohon
  • Kasir

5. DOKUMEN

Bon sementara

20. Contoh Standar Operasional Prosedur Manajemen Aset Perusahaan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MANAJEMEN ASET

1. TUJUAN

Memastikan bahwa infrastruktur dan aset perushaan dikelola dengan baik agar selalu dalam kondisi siap pakai ketika dibutuhkan oleh perusahaan.

2. RUANG LINGKUP

Proses pemeliharaan mencakup kegiatan mulai dari identifikasi dan klasifikasi aset sampai dengan update daftar aset.

Perbaikan fasilitas dimulai dari permintaan perbaikan fasilitas dari user sampai mencatat ke log book perbaikan di perusahaan.

3. DEFINISI

  • Pemeliharaan fasilitas yang dimaksud adalah usaha yang dilakukan dengan cara mengontrol, mengecek, dan memelihara semua fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan.
  • Perbaikan adalah usaha untuk mengembalikan kondisi dan fungsi dari suatu barnag atau alat yang rusak akibat pemakaian alat tersebut pada kondisi semula
  • Proses perbaikan tidak menuntuk penyamaan sesuai kondisi awal, yang terpenting adalah barang tersebut bisa berfungsi kembali dan bisa digunakan.

4. PROSES

  • Identifikasi dan Klasifikasi Aset
  1. ) Melakukan identifikasi dan klasifikasi aset yang dimiliki perusahaan.
  2. ) Membuat daftar aset. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini berupa Daftar Aset.
  3. ) Menyusun program dan jadwal pemeliharaan aset perusahaan per jenis aset secara rutin dan periodik. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini adalah berupa dokumen Program dan  Jadwal Pemeliharaan dan Manual Book Asset.
  4. ) Melaksanakan pemeliharaan sesuai dengan jadwal menggunakan checklist. Dokumen dari proses ini berupa Jadwal dan Checklist Pemeliharaan.
  5. ) Apabila saat pemeliharaan tidak ditemukan ketidaksesuaian atau kerusakan, maka mencatat hasil pemeliharaan ke log book pemeliharaan.
  6. ) Apabila saat pemeliharaan ditemukan kerusakan maka lakukan perbaikan sesuai dengan prosedur perbaikan seperti pada alur proses perbaikan.
  7. ) Melakukan update daftar aset perusahaan secara rutin setiap ada penambahan atau pengurangan aset.
  • Perbaikan
  1. ) Menerima laporan kerusakan dan permintaan perbaikan dari pemohon atau berdasarkan temuan dari petugas pada saat proses pemeliharaan.
  2. ) Melakukan crosscheck atau pemeriksaan terhadap laporan kerusakan permintaan perbaikan. Apabila tingkat kerusakan memerlukan penggantian spare part atau rekanan maka hubungi bagian pengadaan untuk melakukan proses pengadaan. Dokumen yang terkait untuk proses pertama dan kedua adalah dokumen laporan kerusakan dan permintaan perbaikan. Bagian umum menjadi penanggungjawabnya.
  3. ) Melakukan proses pengadaan sesuai dengan pedoman pengadaan. Apabila sudah mendapat rekanan yang sesuai maka dikiim ke bagian umum untuk melakukan perbaikan. Bagian pengadaan menjadi penanggung jawab proses ketiga ini. Dokumen terkait pada proses ketiga berupa daftar rekanan.
  4. ) Melakukan perbaikan sesuai dengan jenis kerusakan. Dokumen yang terkait dengan proses ini adalah checklis perbaikan dan bagian umum menjadi penanggung jawab.
  5. ) Mencatat setiap hasil perbaikan yang dilakukan ke dalam log perbaikan.

21. Contoh Standar Operasional Prosedur Penggunaan dan Pemeliharaan Software

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAINTENANCE SOFTWARE AKUNTANSI

1. TUJUAN

Pemeliharaan software akuntansi memiliki tujuan menjaga dan merawat software agar dapat bekerja secara maksimal untuk mendukung kinerja user.

2. RUANG LINGKUP

Memberi pedoman untuk divisi dan cabang dalam melakukan usulan pemeliharaan software akuntansi di perusahaan, meliputi semua divisi dan cabang perusahaan yang membutuhkan pengembangan sistem aplikasi akuntansi.

3. DEFINISI

Software akuntansi adalah jenis program komputer yang dibuat sesuai dengan bahasa pemrograman dan digunakan untuk berbagai kebutuhan yang diperlukan.

4. REFERENSI

ISO dan Quality Management System

5. DESKRIPSI

Bagian deskripsi prosedur memuat proses bisnis dan alur pelaksanaan SOP maintenance software akuntansi.

22. Contoh Standar Operasional Prosedur Manajemen Risiko Pembukaan Cabang Baru

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMETAAN RISIKO KANTOR CABANG

1. TUJUAN

Pada bagian tujuan SOP, umumnya memuat penjelasan tentang tujuan SOP. Sebagai contoh, “untuk memetakan aktual dan potensial risiko dalam aktivitas bisnis di kantor cabang perusahaan”.

2. RUANG LINGKUP

Bagian ini menjelaskan mengenai pelaksanaan SOP pemetaan risiko berlaku di seluruh kantor cabang perusahaan.

3. DEFINISI

Definisi menjelaskan tentang istilah-istilah yang digunakan dalam SOP.

4. REFERENSI

Referensi merupakan dokumen yang digunakan sebagai referensi dalam SOP ini.

5. PELAKSANAAN

1. Manajer

Manajer mengkaji risiko berdasarkan:

  • Buku berbagai laporan keuangan: laporan laba rugi, neraca, laporan perubahan modal, laporan arus kas.
  • Informasi atau isu-isu terupdate yang beredar.
  • Laporan dari pihak-pihak terkait.
  • Permintaan dari direksi untuk melakukan pemeriksaan.

2. Sekretaris Perusahaan

Jika ditemukan potensi risiko pada kantor cabang perusahaan tertentu, maka ditugaskan staff manajemen risiko untuk melakukan pemetaan risiko ke kantor cabang. Dokumen yang digunakan adalah surat tugas.

3. Staff Manajemen Risiko

Menyiapkan data-data potensi risiko dan rencana pemeriksaan, meliputi:

  • Kewajaran laporan keuangan
  • Termin piutang
  • Termin persediaan

23. Contoh Standar Operasional Prosedur Manajemen Gudang

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG

1. TUJUAN

Menjelaskan kegiatan pengiriman barang untuk memastikan barang yang dikeluarkan sesuai dengan surat pesanan dan surat pengiriman barang.

2. BAHAN DAN ALAT

  • Surat pesanan
  • Surat pengiriman barang
  • Forklift
  • Kendaraan pengangkut barang

3. PENANGGUNG JAWAB

Kepala Gudang

4. PROSEDUR

  • Pemeriksaan barang yang akan dikirim:
  1. ) Memeriksa barang yang dikirim oleh kepala gudang.
  2. ) Memeriksa kesesuaian nama barang, batch number, tanggal kadaluarsa dengan surat pesanan dan surat pengiriman barang.
  3. ) Ditanda tangai kepada gudang apabila kondisi barang sudah sesuai.
  4. ) Menyerahkan surat pengiriman barang dan barang kepada pengirim barang.
  5. ) Memeriksa ulang keseuaian barang dengan surat pesanan dan surat pengiriman barang oleh pengirim barang.
  6. ) Mengemas barang dan memasukkan ke dalam armada pengiriman.
  7. ) Mencatat pengiriman barang oleh administrasi gudang pada bukuk ekspedisi pengiriman.
  8. ) Menyerahkan kembali surat pesanan dan surat pengiriman barang lembar kedua dan ketida yang telah ditandatangani dan distempel penanggungjawab setelah pengiriman barang kepada administrasi gudang.
  9. ) Memeriksa kesesuaian surat pengiriman barang dengan buku ekspedisi pengiriman.
  10. ) Mengarsipkan surat pesanan dan surat pengiriman barang lembar ketiga.
  11. ) Menyerahkan surat pengiriman barang lembar kedua ke bagian pajak.
  • Pengiriman barang melalui jasa angkutan:
  1. ) Menghubungi jasa angkutan untuk mengambil barang atau mengantarkan barang ke kantor jasa angkutan.
  2. ) Menginformasukan ke petugas keamanan apabila akan ada pengiriman untuk melakukan pengawasan selama pemuatan barang.
  3. ) Melakukan serah terima barang kepada petugas jasa angkutan, memastikan petugas pengiriman dan petugas jasa angkutan menandatangani dokumen pada kolom diserahkan oleh penerima disertai nama petugas, tanggal dan cap perusahaan.
  4. ) Memastikan petugas jasa angkutan memberikan bukti pengiriman sesuai dengan alamat tujuan dan nomor yang tercantum pada surat pengantar.
  • Pengeluaran barang agar mengikuti sistem:
  1. ) FIFO adalah barang yang lebih dulu diterima agar dahulu dikeluarkan.
  2. ) FEFO adalah barang yang masa kadaluarsanya lebih pendek harus lebih dahulu dikeluarkan.
  3. ) Pengemasan barang dilakukan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan untuk tiap jenis barang sehingga mutu tetap terjamin selama dalam perjalanan.

24. Contoh Standar Operasional Prosedur Manajemen Risiko

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR LAPORAN MANAJEMEN RISIKO TAHUNAN

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk pembuatan laporan 10 risiko utama perusahaan dan dibuat berdasarkan periode per semester 2 dari tahun berjalanan.

2. REFERENSI

ISO Quality Management System

3. DOKUMEN TERKAIT

  • Memo internal
  • Disposisi
  • RKAP tahun berjalan
  • Data operasional bulan Desember tahun berjalan
  • Data finansial bulan Desember tahun berjalan
  • Register risiko

4. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Unit manajemen risiko menerima data operasional dan data keuangan per bulan Desember tahun berjalan dari pemilik risiko.
  • Data tersebut disinkronkan dengan risiko register yang telah disusun.
  • Merealiasai tahun berjalan dibandingkan dengan rencana tahun berikutnya.
  • Proses pembuatan laporan tahunan dimulai dengan penentuan format laporan.
  • Konten laporan tahunan sama dengan konten laporan semester.
  • Laporan tahunan 10 risiko utama perusahaan diserahkan kepada sekretaris perusahaan untuk dibuatkan memo pengantar kepada direksi.
  • Laporan diterima direksi dan selanjutnya direksi akan membuat keputusan tentang 10 risiko utama perusahaan.

25. Contoh Standar Operasional Prosedur Manajemen Distribusi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MANAJEMEN DISTRIBUSI PRODUK PARTAI BESAR

  • Prinsipal menginformasikan mengenai harga produk dan jumlah produk yang akan dijual.
  • Kantor pusat menginformasikan ke cabang perihal informasi harga produk dan jumlah produk.
  • Berdasarkan informasi dari langkah sebelumnya kantor cabang membuat penawaran harga kepada pembeli.
  • Pembeli menerima penawaran harga dari kantor cabang perusahaan, apabila setuju atas penawaran harga tersebut, pembeli membuat surat pesanan kepada kantor cabang perusahaan. Bila tidak setuju, bisa negosiasi kembali dengan kantor cabang.
  • Setelah pembeli setuju dan kantor cabang menerima surat pesanan dari pembeli, kantor cabang membuat surat pesanan ke kantor pusat dan surat perintah setor kepada pembeli.
  • Setelah menerima surat perintah setor dari kantor cabang, pembeli melakukan pembayaran sesuai dengan surat perintah setor.
  • Memeriksa bukti pembayaran dari pembeli dan mengonfirmasi ke kantor pusat.
  • Setelah menerima surat pesanan dari cabang, kantor pusat membuat surat pesanan ke prinsipal.
  • Berdasarkan surat pesanan dari kantor pusat, prinsipal surat perintah setor.
  • Setelah prinsipal memeriksa bukti transfer dari kantor pusat, selanjutya perusahaan prinsipal menerbitkan surat delivery order (DO).
  • Kantor pusat menerima dan memeriksa copyan delivery order, apakah sudah sesuai dengan surat pesanan kantor pusat.
  • Kantor cabang menerbitkan surat kuasa pengambilan delivery order asli pembeli dan dilampirkan copy delivery order.
  • Pembeli mengambil delivery order asli dan dilampirkan surat kuasa asli dari kantor cabang, atas delivery order tersebut selanjutnya pembeli mengambil produk dari prinsipal.

26. Contoh Standar Operasional Prosedur Pembuatan Surat Bisnis

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMBUATAN SURAT SURAT BISNIS

1. TUJUAN

Sebagai standarisasi pembuatan dan penggunaan surat yang mencerminkan identitas perusahaan serta mendorong tercapainya tujuan perusahaan.

2. RUANG LINGKUP

  • Pembuatan surat dan memorandum
  • Bentuk surat dan memorandum
  • Jenis dan kode surat
  • Kewenangan penandatanganan
  • Identifikasi kode surat
  • Penomoran dan inisial pembuatan surat
  • Pengarsipan surat
  • Alur surat dan memorandum

3. DEFINISI

  • Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang terkait kegiatan dengan bentuk tertentu dengan harapan informasi bisa sampai kepada pihak yang dituju.
  • Memorandum adalah surat tanpa kepala surat yang digunakan di lingkungan internal perusahaan baik di kantor pusat maupun di kantor cabang.
  • Surat berkepala surat adalah surat yang menggunakan kertas berlogo dengan identitas perusahaan.
  • Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat umum dan bukan rahasia sehingga dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju, dan menggunakan kepala surat.
  • Lembar pertama menggunakan kertas berlogo identitas perusahaan, lembar berikutnya menggunakan kertas berlogo tanpa identitas perusahaan.
  • Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya untuk kalangan terbatas sesuai dengan maksud dan tujuannya.

4. REFERENSI

ISO 9001 Quality Management System

5. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Surat keluar kantor pusat kepada pihak eksternal ditandatangani oleh direksi, kecuali yang didelegasi oleh direksi kepada general manager, dengan surat kuasa.
  • Surat keluar kantor pusat ke cabang/unit usaha yang berupa kebijakan perusahaan ditandatangani oleh direksi.
  • Surat keluar kantor pusat ke cabang/unit usaha yang bersifat rutin ditandatangani oleh general manager terkait sesuai kewenangannya.
  • Surat keluar cabang atau unit usaha kepada direksi atau pihak eksternal yang terkait operasional cabang atau unit usaha ditandatangani oleh kepala cabang pimpinan tertinggi.
  • Apabila kepala cabang/pimpinan tertinggi berhalangan maka surat keluar dapat ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan tugas secara tertulis, dengan mengatasnamakan kepala cabang/pimpinan tertinggi.
  • Surat keluar cabang/unit usaha kepada kantor pusat yang berkaitan dengan kebijakan atau persetujuan disampaikan kepada direksi, sedangkan yang bersifat rutin disampaikan kepada general manager.
  • Surat-surat yang berkaitan dengan ketentuan hukum antara lain: surat perjanjian, surat pernyataan, surat kuasa, surat keputusan, dan lain-lain.
  • Memorandum hanya dapat dipergunakan secara internal di lingkungan perusahaan baik kantor pusat maupun kantor cabang/unit usaha.
  • Memorandum tidak dapat digunakan untuk surat-menyurat antar cabang/unit usaha termasuk kantor pusat ke cabang/unit usaha.
  • Memorandum ditandatangani oleh pejabat berwenang, apabila berhalangan dapat ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan tugas secara tertulis, dengan mengatasnamakan pejabat yang berwenang.
  • Pengaturan stempel surat adalah sebagai berikut:
  1. ) Untuk kantor pusat, stempel perusahaan hanya ada dan tersimpan di sekretaris direksi dan masing-masing general manager.
  2. ) Untuk kantor cabang/unit usaha, stempel perusahaan di kantor cabang/unit usaha dikelola oleh dan menjadi tanggung jawab kepala cabang/kepala unit usaha.
  3. ) Standarisasi stempel dilakukan oleh kantor pusat, sedangkan pengadaannya dapat dilakukan oleh kantor cabang/unit usaha.
  • Ketentuan bentuk surat dan memorandum:
  1. ) Tata letak surat/memorandum adalah dalam bentuk lurus berlekuk.
  2. ) Standarisasi jenis huruf adalah Arial ukuran 11.
  3. ) Jarak spasi adalah 1 (satu).
  4. ) Ukuran kertas yang digunakan adalah A4.
  5. ) Ukuran margin untuk surat adalah top 3,5 cm, bottom 2,5 cm, left 2,5 cm, dan right 2,5 cm.
  6. ) Ukuran margin untuk memorandum adalah top 3 cm, bottom 2,5 cm, left 2,5 cm, dan right 2,5 cm.
  • Surat biasa bersifat umum dan dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.
  • Surat biasa menggunakan kertas kop surat warna putih.
  • Surat rahasia bersifat rahasia dan hanya beredar di kalangan komisaris, direksi, general manager, manager, dan kepala cabang/unit usaha.
  • Kata-kata “Kepada Yth” cukup ditulis dengan “kepada” saja.
  • Tidak menggunakan kata-kata “dengan hormat”.
  • Pada bagian penutup surat tidak perlu ditulis “hormat kami” namun diganti dengan penulisan “tempat dan tanggal surat”.

27. Contoh SOP Perusahaan – Peluang Usaha

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELUANG USAHA

1. TUJUAN

Mengumpulkan dan mencari peluang bisnis baru, misalnya dengan mencari prinsipal baru yang mempunyai produk bagus dan terpercaya, sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan omset penjualan dan laba perusahaan.

2. RUANG LINGKUP

  • Direksi
  • Divi Marketing
  • Calon Prinsipal/Pemilih Bisnis
  • Divisi Yuridis
  • Divisi Manajemen Risiko
  • Divisi Akuntansi dan Keuangan

3. DOKUMEN

  • Brosur
  • Katalog
  • Price List
  • Quotation
  • Data Kompetitor
  • Ceklis Analisis Potensi Pasar
  • Bussiness Plan

4. DEFINISI

  • Prinsipal adalah perusahaan yang memproduksi produk atau jasa yang mempunyai bisnis perjanjian dengan distributor untuk menjual produk atau jasa prinsipal di wilayah yang telah ditentukan.
  • Produk adalah barang atau jasa yang dapat diperjualbelikan atau apapun yang bisa ditawarkan ke sebuah pasar dan bisa memuaskan sebuah keinginan atau kebutuhan.
  • Katalog adalah daftar koleksi produk atau jasa yang ditawarkan dalam bentuk display untuk user.

5. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Bagian pengembangan mengumpulkan informasi dari eksibisi. Dokumen yang terkait adalah brosur, katalog, dan price list.
  • Dewan direksi memberikan referensi peluang bisnis untuk ditindaklanjuti. Dokumen yang terkait adalah quotation.
  • Bagian pengembangan dan marketing membahas peluang pasar atas informasi peluang bisnis. Dokumen yang terkait adalah price list, data kompetitor, ceklis analisis potensi pasar.
  • Bagian pengembangan menyiapkan data atau informasi untuk menyiapkan bussiness plan seperti jumlah kompetitor, market share, harga pesaing, dan lain-lain. Dokumen yang terkait adalah price list, data kompetitor, ceklis analisis potensi pasar.
  • Dewan direksi akan memberikan tanggapan atas bussiness plan yang disiapkan apakah perlu dilanjutkan atau tidak. Dokumen yang terkait adala bussiness plan.

28. Contoh SOP Perusahaan – Kelayakan Bisnis

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN STUDI KELAYAKAN BISNIS

1. TUJUAN

Prosedur laporan studi kelayakan akan keberlangsungan suatu usaha atau proyek perusahaan dibuat saat perusahaan sudah melaksakanan aksi korporasi yaitu:

  • Ekspansi pengembangan usaha/bisnis eksisting
  • Pengembangan usaha atau proyek baru
  • Menjalankan bisnis dengan mitra baru

2. RUANG LINGKUP

SOP ini berlaku bagi semua pihak yang terlibat dalam proses manajemen risiko terkait dengan rencana dan wacana mengenai pengembangan usaha atau bisnis yang akan dijalankan, fokus kepada hasil dari studi kelayakan, berbentuk sebagai laporan studi kelayakan bisnis.

3. DOKUMEN

  • Memo internal
  • Disposisi
  • Studi kelayakan
  • Registor risiko

4. REFERENSI

ISO 9001 Quality Management System

5. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Direksi mengeluarkan disposisi atau memo kepada sekretaris perusahaan untuk dibuatkan analisis dari unit manajemen risiko.
  • Sekretaris perusahaan memberikan disposisi ke unit manajemen risiko untuk membuatkan analisis kelayakan keberlangsungan usaha atau proyek. Analisis ini meliputi:
  1. ) Ekspansi pengembangan usaha atau bisnis eksisting sudah dijalankan
  2. ) Pengembangan usaha atau proyek baru sudah bejalan
  3. ) Perkembangan usaha dengan mitra bisnis baru.
  • Pemilik risiko mengirimkan surat atau memo kepada sekretaris perusahaan untuk dibuatkan analisis risiko ekspansi pengembangan usaha atau rencana pengembangan usaha atau proyek baru, mitra baru yang sudah berjalan.
  • Unit manajemen risiko menerima memo dan disposisi dari sekretaris perusahaan dan menerima kelengkapan analisis kelayakan keberlangsungan bisnis yang berasal dari direksi atau pun pemiliki risiko, yaitu:
  1. ) Studi kelayakan
  2. ) Register risiko
  3. ) Arahan manajemen
  4. ) Pendapat ahli
  5. ) Data operasional dan data keuangan
  • Unit manajemen risiko melakukan langkah-langkah dalam rangka pembuatan visibility analisys, yaitu:
  1. ) Interview dan brainstrorming
  2. ) Melakukan analisis kasus dan penentuan konteks risiko
  3. ) Identifikasi risiko
  4. ) Analisis dan evaluasi risiko
  5. ) Mempersiapkan strategi perlakuan risiko (mitigasi risiko)
  • Analisis kelayakan keberlangsungan bisnis sudah selesai dibuat dan diserahkan kepada sekretaris perusahaan. Apabila ada revisi dan perubahan maka akan dikembalikan ke unit manajemen risiko. Apabila tidak ada revisi atau revisi sudah selesai, maka sekretaris perusahaan akan menandatangani memo sebagai pengantar analisa kelayakan keberlangsungan bisnis. Untuk pemilik risiko bisa langsung menerima hasil analisis berupa analisis kelayakan keberlangsungan bisnis tersebut.
  • Sekretaris perusahaan memberikan memo beserta analisis kelayakan keberlangsugnan bisnis kepada direksi.
  • Direksi dan atau pemilik risiko menerima memo dan hasil analisis berupa analisis kelayakan keberlangsungan bisnis dan selanjutnya akan ditindaklanjuti dengan pengambilan keputusan mengenai strategi mitigasi risiko yang terdapat di dalam visibility analisys tersebut.

29. Contoh SOP Anggaran – Workshop Penyusunan Anggaran

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR WORKSHOP PENYUSUNAN ANGGARAN

1. LATAR BELAKANG

  • Manajemen dalam menjalankan kegiatan usaha perlu pedoman yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter.
  • Anggaran perusahaan merupakan pendekatan yang formal dan sistematis dari pada pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dalam perencanaan, koordinasi, dan pengawasan seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang.
  • Kebijakan manajemen dalam penyusunan anggaran adalah gabungan antara bottom up dan partisipasif di mana penyusunan anggaran sepenuhnya disusun dari bawah kemudian didiskusikan bersama untuk menetapkan anggaran yang terbaik.

2. TUJUAN

Mendapatkan kesepakatan mengenai target semua departemen dan cabang-cabang perusahaan tahun yang akan datang dan tahun berjalan yang optimis dan realistis dengan tetap mengacu pada asumsi yang telah ditetapkan.

3. RUANG LINGKUP

  • Pembahasan omset
  • Pembahasan rencana investasi
  • Pembicaraan rencana formasi karyawan
  • Penyuntingan data
  • Evaluasi
  • Pengesahan

4. SATUAN KERJA TERLIBAT

  • Bagian anggaran
  • Manajer Keuangan
  • General Manager Keuangan
  • Kantor cabang perusahaan
  • General Manager consumer dan industrial
  • General Manager SDM dan Umum
  • Manager IT

5. DOKUMEN

  • Formulir pembahasan omset, biaya, investasi dan formasi karyawan
  • Kertas kerja pendapatan dan biaya

6. REFERENSI

  • ISO 9001
  • Quality Management System

7. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Kantor cabang melakukan pembahasan omset produk distribusi, marketing, dan trading dengan departemen terkait. Dan kesepakatannya ditandai dengan tanda tangan kepala cabang dan pimpinan departemen.
  • Kantor-kantor cabang perusahaan melakukan pembahasan omset produk consumer & industrial dengan departemen consumer & industrial dan kesepakatannya ditandai dengan tandatangan kepada kantor cabang dan pimpinan departemen consumer & industrial.
  • Pembahasan rencana investasi dan formasi karyawan antara cabang-cabang perusahaan dengan bagian SDM & Umum yang kesepakatannya ditandatangani kepala kantor cabang perusahaan dan pimpinan bagian SDM & Umum pada form pembahasan investasi dan formasi karyawan.
  • Khusus untuk kesepakatan rencana investasi perangkat IT, kepala cabang melakukan pembicaraan dengan manajer IT.
  • Kantor cabang melakukan perbaikan file anggaran berdasarkan kesepakatan pembahasan, kemudian mencetak kertas kerja anggaran yang diperlukan.
  • Bagian akuntansi melakukan evaluasi terhadap hasil perbaikan anggaran kantor-kantor cabang perusahaan yang meliputi kewajiban margin, biaya, serta perumbuhan sesuai dengan asumsi yang diterapkan. Persetujuan ditandai dengan paraf General Manager Keuangan.
  • Kantor-kantor cabang perusahaan memintakan persetujuan prinsip anggarannya kepada direksi yang persetujuannya ditandai dengan paraf direktur operasional pada kertas kerja laba rugi.
  • Setelah mendapatkan persetujuan dari direktur operasional, kantor-kantor cabang perusahaan menyerahkan kertas kerja yang sudah diparaf oleh direktur operasional berikut kertas kerja pendukung dan soft copy ke bagian anggaran.

30. Contoh SOP Finalisasi Anggaran

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR FINALISASI ANGGARAN

1. LATAR BELAKANG

Manajemen dalam hal menjalankan kegiatan usaha perlu pedoman kerja yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit monitor.

2. TUJUAN

Mendapatkan pengesahan atas anggaran yang disusun sehigga bisa digunakan sebagai alat pihak manajemen untuk mengelola perusahaan.

3. RUANG LINGKUP

  • Finalisasi penyusunan anggaran
  • Penyusunan anggaran gabungan seluruh departemen dan kantor cabang perusahaan
  • Penyiapan bahan RUPS anggaran
  • Pencetakan, penggandaan, dan pendistribusian buku anggaran

4. SATUAN KERJA

  • Bagian anggaran
  • Manajer keuangan
  • General Manager keuangan
  • Dewan direksi
  • Dewan komisaris
  • Pemegang saham

5. DOKUMEN

  • Dokumen persetujuan dan tanggapan komisaris
  • Risalah RUPS RKAP
  • Buku RKAP

6. RFERENSI

  • ISO 9001
  • Quality Management System

7. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Bagian anggaran menyusun anggaran gabungan seluruh kantor cabang dan kantor pusat yang mencakup laba dan rugi.
  • Manajer keuangan memeriksa anggaran gabungan jika disetujui diteruskan ke General Manager Keuangan
  • General Manager Keuangan memeriksa anggaran gabungan apabila disetujui maka General Manager Keuangan melakukan pembahasan anggaran gabungan dengan dewan direksi.
  • Direksi dan komisaris melakukan pembahasan anggaran gabungan.
  • Bagian anggaran menyiapkan bahan-bahan untuk RUPS anggaran termasuk draft surat persetujuan dan tanggapan dari dewan komisaris.
  • RUPS anggaran yang persetujuannya disahkan melalui surat risalah RUPS yang ditandatangani pemegang sahan, dewan komisaris, dan dewan direksi.
  • Bagian anggaran mencetak buku anggaran kantor-kantor cabang perusahaan maupun gabungan, melakukan penggandaan dan pendistibusian buku anggaran disertai surat pengantar direktur keuangan.

31. Contoh SOP Dokumentasi File Master Anggaran

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DOKUMENTASI FILE MASTER ANGGARAN

1. LATAR BELAKANG

Manajemen dalam menjalankan kegiatan bisnis perlu pedoman yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter. Anggaran harus bersifat sistematis, artinya anggaran disusun dengan berurutan.

2. TUJUAN

Menyediakan file penyusunan anggaran yang standar untuk seluruh departemen dan kantor cabang, sehingga proses penyusuan dapat efisien dengan hasil yang akurat dan informatif mencakup seluruh aspek kegiatan perusahaan.

3. RUANG LINGKUP

  • Penetapan struktur harga
  • Pembuatan master file anggaran menyeluruh, file kertas kerja, dan file perhitungan biaya
  • Memasukkan data realisasi
  • Distribusi seluruh file bahan penyusunan anggaran

4. SATUAN KERJA TERLIBAT

  • Bagian operasional
  • Bagian anggaran
  • Bagian IT
  • Manajer Keuangan
  • General Manager Keuangan

5. DOKUMEN

  • Internal memo
  • Surat asumsi dan jadwal penyusunan anggaran dari direksi keuangan

6. REFERENSI

  • ISO 9001
  • Quality Management System

7. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Berdasar jadwal dan asumsi yang telah ditetapkan, General Manager Keuangan menyampaikan memo internal ke bagian operasional untuk menyusun struktur produk yang akan dianggarkan berikut struktur harganya.
  • Bagian operasional menyusun struktur harga dan struktur produk yang akan dijual, membantu bersama bagian anggaran dan menetapkannya.
  • Bagian anggaran membuat file master penyusunan anggaran penjualan dan laba rugi semua kantor cabang dan kantor pusat berdasarkan struktur harga dan produk yang ditetapkan.
  • Bagian anggaran membuat file kertas kerja biaya, investasi, dan karyawan serta file perhitungan biaya berdasarkan asumsi yang telah ditetapkan.
  • Bagian IT menyusun realisasi penjualan tahun berjalan sesuai format dan struktur produk yang ditetapkan.
  • Bagian anggaran yang mengupload data penjualan dan biaya tahun sebelumnya dan tahun berjalan serta anggaran tahun sebelumnya ke dalam File Master Anggaran.
  • Manajer Keuangan memeriksa dan memberikan persetujuan atas File Master penyusunan anggaran tersebut.
  • General Manager Keuangan memeriksa dan memberikan persetujuan atas File Master penyusunan anggaran tersebut.
  • Bagian anggaran mendistribusikan File Master Anggaran dan file pendukung ke semua kantor cabang perusahaan dan semua departemen di kantor pusat.

32. Contoh SOP Pasca Workshop Penyusunan Anggaran

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PASCA WORKSHOP PENYUSUNAN ANGGARAN

1. LATAR BELAKANG

  • Manajemen dalam menjalankan kegiatan usaha perlu pedoman yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter.
  • Anggaran perusahaan merupakan pendekatan yang formal dan sistematis dari pada pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dalam perencanaan, koordinasi, dan pengawasan seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang.
  • Kebijakan manajemen dalam penyusunan anggaran adalah gabungan antara bottom up dan partisipatif di masa penyusunan anggaran sepenuhnya disusun dari bawah kemudian didiskusikan bersama untuk menetapkan anggaran yang terbaik.

2. TUJUAN

Memastikan bahwa anggaran yang disusun sudah disepakati dan sesuai dengan ketentuan serta asumsi yang ditetapkan.

3. RUANG LINGKUP

  • Evaluasi hasil workshop
  • Penyusunan anggaran bulanan
  • Persetujuan kepala cabang
  • Evaluasi kewajaran breakdown

4. SATUAN KERJA TERKAIT

  • Bagian anggaran
  • Kantor-kantor cabang perusahaan
  • Pembukuan kantor pusat

5. DOKUMEN

  • Formulir pembahasan omset, biaya, investasi, dan formasi karyawan
  • Kertas kerja pendapatan dan biaya

6. REFERENSI

  • ISO 9001
  • Quality Management System

7. PROSEDUR PELAKSANAAN

  • Bagian anggaran melainkan evaluasi hasil workshop seluruh cabang meliputi hasil pembahasan, cetakan kertas kerja yang sudah ditandatangani direksi serta anggaran penjualan, karyawan, investasi, dan perhitungan biaya.
  • Bagian anggaran menyusun master anggaran bulanan kantor cabang dan kantor pusat dan mengirimakn ke seluruh kantor cabang dan pembukuan kantor pusat.
  • Bagian kantor-kantor cabang perusahaan dan bagian akuntansi kantor pusat melakukan breakdown anggaran bulanan.
  • Bagian anggaran mengevaluasi kewajaran angka breakdown kantor-kantor cabang perusahaan dan kantor pusat untuk finalisasi.

33. Contoh SOP Rumah Sakit – Bagian Keuangan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN KEUANGAN RUMAH SAKIT

1. LATAR BELAKANG

  • Memberikan pedoman, tahapan proses, dan prosedur aktivitas akuntansi
  • Pengelolaan pembuatan anggaran, pencatatan, dan penyusunan laporan keuangan berjalan dengan baik dan seusai standar akuntansi keuangan yang berlaku.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dimulai sejak proses penyusunan anggaran oleh bagian akuntansi samapi penyusunan laporan keuangan.

3. DEFINISI

Akuntansi rumah sakit adalah akuntansi yang digunakan untuk mendukung kegiatan rumah sakit melalui pengelolaan sistem informasi akuntansi yang dapat menyediakan informasi yang valid

4. KEBIJAKAN AKUNTANSI RUMAH SAKIT

  • Penyajian laporan keuangan
  • Periode akuntansi
  • Pengakuan pendapatan dan beban

5. PROSEDUR

  • Perencanaan
  • Penyusunan anggaran
  • Penerimaan kas
  • Pengeluaran kas
  • Prosedur pengeluaran kas kecil

6. PENYUSUNAN LAPORAN

Menyusun laporan keuangan yang terdiri dari:

  • Laporan laba rugi
  • Neraca
  • Laporan perubahan modal
  • Laporan arus kas

34. Standar Operasional Prosedur Penanganan Bencana

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENANGANAN BENCANA

1. TUJUAN

  • Memberikan pemahaman secara utuh dan komprehensif kepada karyawan.
  • Memberikan pengetahuan dan keterampilan dalam menanggapi informasi tentang potensi bencana dan langkah-langkah serta keterampilan dalam merespon informasi potensi sebelum, selama, dan setelah bencana datang.
  • Mendorong optimalisasi dan mobilisasi sumber daya perusahaan dalam mengantisipasi dan tindakan cepat tanggap dalam penanganan bencana.
  • Menggali dan meningkatkan kemampuan karyawan dalam mempersiapkan diri terhadap bencana yang mengancam

2. SASARAN

  • Perluasan pemahaman umum dan skill dasar dalam penyelamatan dan evakuasi penyelamatan.
  • Pengembangan keterampilan dasar dan pemahaman spesifik dalam prinsip-prinsip penanganan bencana oleh karyawan.

3. DEFINISI

  • Bencana adalah peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan baik oleh faktor alam dan/atau faktor non alam maupun manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda dan dampak psikologis.
  • Bencana alam adalah bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa yang disebabkan antara lain: gunung meletus, gempa bumi, banjir, tsunami, angin topan, kekeringan, dan juga tanah longsor.
  • Bencana non alam adalah bencana yang disebabkan oleh peristiwa atau rangkaian peristiwa non alam, seperti wabah penyakit, epidemik, dan kegagalan teknologi.
  • Bencana sosial adalah bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa yang diakibatkan oleh manusia yang meliputi konflik sosial antar kelompok atau antar komunitas masyarakat, dan juga terorisme.

4. LANGKAH MITIGASI BENCANA

  • Melakukan pemetaan daerah rawan genangan tertinggi jika terjadi banjir
  • Membuat jalur evakuasi
  • Menentukan tempat yang aman untuk penampungan produk sementara
  • Melakukan pertemuan rutin atau mendatangkan ahli untuk mendapatkan informasi tentang penanganan bencana
  • Memahami gejala-gejala alam yang tidak biasa terjadi
  • Melakukan latihan evakuasi secara reguler, baik terjadwal maupun tidak terjadwal
  • Membuat kode tertentu yang dikenali karyawan guna menandakan evakuasi
  • Membuat peta evakuasi dan mengedarkan kepada karyawan

5. PROSEDUR SAAT BENCANA

  • Membunyikan tanda bahaya
  • Tidak panik
  • Apabila terjadi gempa:
  1. Segera menuju tempat terbuka jauh dari bangunan tinggi, dinding, tebing terjal, cabang listrik dan tiang listrik
  2. Jauh dari kaca jendela
  3. Apabila tidak sempat keluar ruangan, berlindung di bawah meja yang kokoh, menjauhi rak buku, lemari, dan jendela kaca
  4. Melindungi kepala dengan benda yang lunak

35. Contoh Standar Operasional Penerimaan Mahasiswa Baru

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU

1. TUJUAN

Menjelaskan proses pendaftaran mahasiswa baru, proses seleksi sampai proses daftar ulang mahasiswa yang telah ditetapkan sebagai mahasiswa baru.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi kegiatan pemberian pengumuman tentang penerimaan mahasiswa baru, proses pendaftaran mahasiswa, tes masuk, pengumuman hasil tes dan pendaftaran ulang mahasiswa yang diterima. Kemudian dilanjutkan kegiatan matrikulasi guna review mata kuliah sebelum proses KBM dilangsungkan.

3. REFERENSI

  • Buku Panduan Akademik

4. SARANA

  • Pendaftaran via online dan mencetak formulir pendaftaran
  • Komputer
  • Ujian masuk
  • Kegiatan matrikulasi

5. PROSEDUR PENERIMAAN

  • Pengumuman tentang adanya penerimaan mahasiswa baru
  • Proses pendaftaran mahasiswa baru secara online dan offline
  • Setelah pengisian berkas secara online/offline, calon mahasiswa mencetak berkas dan menyerahkan ke Bagian Administrasi Umum
  • Petugas penerimaan melakukan input data di komputer dan mencetak tanda terima penyerahan berkas, bukti pembayaran dan juga nomor ujian calon mahasiswa berikut jadwal seleksinya
  • Mahasiswa yang dinyatakan lulus/tidak lulus akan diumumkan sesuai jadwal
  • Mahasiswa yang dinyatakan lulus ujian masuk, wajib melakukan pendaftaran ulang dengan melengkapi persyaratan yang telah ditentukan

36. Contoh SOP Sederhana Penggunaan Alat

JUDUL   : PROSEDUR PENGGUNAAN ALAT PEMADAM API RINGAN

  • Menarik pin yang terdapat pada tabung pemadam
  • Mengarahkan selang tabung atau nozzle pada sumber api
  • Menekan tuas tabung pemadam
  • Menyemprotkan alat pemadam api ringan tersebut pada sumber api dengan cara disisir atau disapu dari kiri ke kanan atau sebaliknya

37. Contoh SOP Sederhana Pegawai / Karyawan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KARYAWAN SWALAYAN

  • Seluruh karyawan pagi wajib hadir pukul 07.45 WIB, sedangkan karyawan sore wajib hadir pukul 14.45 WIB
  • Karyawan harus melakukan apel pagi dan melakukan kebersihan untuk menjaga kebersihan dan kenyamanan swalayan
  • Pada pukul 08.00 WIB seluruh karyawan pagi wajib melaksanakan tugas sesuai kewenangan masing-masing
  • Pada pulul 12.00 WIB karyawan diperbolehkan istirahat dan beribadah secara bergantian. Tempat istirahat dan ibadah telah disediakan oleh pihak swalayan, harap digunakan dengan tetap menjaga kebersian dan kerapihan
  • Pada pukul 15.00 WIB terdapat pergantian shift pagi dan shift sore
  • Jam kerja karyawan pagi pukul 08.00 WIB hingga 15.00 WIB. Sedangkan shift sore pukul 15.00 WIB – 21.00 WIB
  • Setiap waktu sholat bagi karyawan yang beragama Islam diperbolehkan melaksanakan ibadah di tempat yang telah disediakan
  • Karyawan berhak pulang sesuai dengan jam yang telah ditentukan
  • Karyawan berhak mendapatkan bonus tambahan jika kinerjanya mencapai hasil yang optimal menurut supervisor

5 pemikiran pada “Ingin Perusahaan Kamu Cepat Berkembang ? Yuk Pelajari Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Berikut Ini !”

  1. Terima kasih info-nya,
    adakah contoh SOP akuntansi dan keuangan.
    share juga dong 🙂
    lagi belajar SOP nih
    salam

    Balas
  2. Terimakasih atas infonya.
    Apa ada contoh SOP untuk Production?
    Photography & Videography
    Bantu sharee juga dong min

    Makasih

    Balas

Tinggalkan komentar