Jenis-jenis perusahaan terbagi atas beberapa macam, mulai dari perusahaan real estate, industri hingga perusahaan dagang. Jenis perusahaan dagang biasanya membutuhkan pembukuan yang rinci pada stok keluar masuknya barang. Sebab, persediaan barang dagang menjadi fokus utama dalam kelancaran dan keberlangsungan sebuah perusahaan dagang.
Persiapan
Pembukuan persediaan barang datang harus dikerjakan dengan benar dan teliti karena akan sangat mempengaruhi kinerja bagian lain di perusahaan. Untuk memudahkan bagian keuangan dalam menghitung stok barang, maka harus membuat akun keluar masuk barang dengan langkah:
1. Persiapkan Data
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memberikan tanggung jawab khusus kepada tim keuangan dalam mencatat stok barang perusahaan. Sebaiknya pilih salah satu orang dan telah dikonfirmasi memiliki etos kerja yang baik, teliti dan akurat dalam mencatat.
Data-data harus dikumpulkan dan dianalisis dari periode sebelumnya dan yang sedang dikerjakan. Hal ini untuk memudahkan perusahaan dalam penentuan target perusahaan sekaligus perkiraan penjualan pada periode selanjutnya.
2. Buat Forecast
Forecast merupakan istilah yang sering digunakan dalam memperkirakan target penjualan pada sebuah bisnis. Forecast bisa dikatakan sebagai prediksi penjualan agar perusahaan mempersiapkan diri dengan segala cara dalam mencapai pencapaian target.
Cara paling mudah agar forecast ini mendekati prediksi dan tepat sasaran adalah pihak yang bertugas harus melihat persediaan barang di periode sebelumnya. Setelah melihat datanya, forecast dibuat tiap item produk yang dijual. Stok barang per item inilah yang menjadi dasar dalam penentuan target penjualan.
3. Lakukan Pengecekan sebelum Barang Disimpan
Barang yang telah diproduksi tentu saja akan disimpan sebagai stok. Sebelum masuk ke gudang, petugas harus melakukan pembukuan persediaan barang dengan cermat. Untuk memudahkan dalam pencatatan, sebaiknya berikan setiap item dengan kode berbeda. Pengecekan ini juga sekaligus sebagai prosedur quality control yang terakhir.
Jika pencatat menemukan barang yang cacat atau tidak sesuai standar, maka harus diberikan tanda khusus dan diletakkan pada tempat tertentu. Pastikan pula pencatatan dilakukan dengan benar agar data stok barang yang masuk maupun keluar sesuai dengan stok di gudang.
4. Beri Kode pada Setiap Barang
Pemberian kode setiap item wajib dilakukan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan petugas lapangan dalam mengambil dan menyimpan barang sesuai letaknya. Selain itu, bagian pencatat stok barang juga lebih mudah melakukan pengecekan antara catatan di buku dengan jumlah barang di gudang.
Para konsumen yang hendak membeli pun bisa langsung menyebutkan kode barang ke petugas dan petugas bisa langsung mengambilkan barangnya dengan cepat. Pemberian kode di setiap barang juga membuat penataan barang menjadi lebih rapi dan terorganisir.
5. Pisahkan Stok Lama dan Stok Baru
Setelah barang baru selesai diproduksi, tentu saja langsung dibawa ke gudang sebagai barang persediaan. Namun, petugas tidak boleh asal memasukkan barang ke gudang. Hal ini dikarenakan, stok barang lama harus keluar dahulu, sehingga perlu dilakukan pencatatan sebelum stok baru masuk ke gudang.
Memisahkan persediaan barang lama dan baru juga bertujuan untuk mengetahui jumlah stok lama yang belum terjual. Perhitungan ini akan sangat menentukan pembuatan laporang keuangan. Meskipun perusahaan menggunakan sistem pencatatan LIFO, FIFO maupun AVERAGE, namun pencatatan stok barang lama harus tetap dilakukan dengan benar dan rinci.
Tools yang Sering Digunakan untuk Pembukuan Stok Keluar Masuk Barang
Pencatatan persediaan barang masuk dan keluar bisa dilakukan dengan berbagai cara. Jika pada sistem pembukuan zaman dahulu masih dilakukan secara manual (menggunakan kertas dan bolpoin), maka saat ini sudah bisa dilakukan dengan mudah hanya melalui 2 cara yakni:
1. Excel
Microsoft Excel tentu saja sudah menjadi aplikasi yang tidak asing untuk sebuah perusahaan. Aplikasi ini akan memudahkan kinerja karyawan bagian keuangan dalam membuat laporan apa saja, termasuk persediaan barang. Ada beberapa langkah untuk membuat pembukuan stok barang dagang (keluar masuk) yakni:
- Buatlah sheet baru dengan nama “Barang Dagang”. Selanjutnya membuat tabel (kode, nama barang, persediaan awal, masuk, keluar, persediaan akhir).
- membuat headers – blok semua kolom – klik menu insert, pilih “Table” – centang opsi “My Tables Has Headers”.
- Masukkan data barang dagang perusahaan.
- Membuat sheet baru untuk kartu barang masuk (tanggal, kode, nama barang, jumlah).
- Membuat sheet baru untuk kartu barang keluar.
- Buka sheet barang masuk – letakkan kursor di kolom “Nama Barang” – ketik Vlookup (input nama barang yang akan didata). Hal ini juga berlaku pada pencatatan barang keluar.
- Buka kembali sheet “Barang Dagang” – letakkan kursor di kolom “‘Masuk” – ketik rumus =Sumif(tabel kode;tabel data barang;tabel jumlah).
- Untuk mendapatkan jumlah persediaan barang akhir, menggunakan rumus (persediaan awal + barang masuk – barang keluar).
2. Software
Tidak hanya Microsoft Excel saja yang dapat membantu memudahkan pencatatan ketersediaan barang. Ada juga berbagai macam software kekinian yang bisa digunakan tim bagian keuangan, khususnya pencatat stok barang dagang perusahaan. Beberapa di antaranya adalah:
- Fakturama
- Household Register
- Moodah
- Fishbowl
- Stok Inventory
- Right Control
- Inflow Inventory
- Inventory Track
- Ukirama
Cara Membuat Pembukuan Stok Keluar Masuk Barang
Bagian pembukuan bisa menggunakan Microsoft Excel maupun software yang telah tersedia untuk memudahkan mencatat stok barang dagang. Jika ingin menggunakan aplikasi ringan yakni Ms. Excel, berikut langkah-langkahnya:
1. Membuat Tabel Data Barang
- Membuat 6 kolom yang terdiri dari kode, nama barang, persediaan awal, barang masuk, barang keluar dan persediaan akhir
- Pada kolom terakhir dicantumkan jumlah
|
Kode Barang |
Nama Barang |
Persediaan Awal |
Barang Masuk |
Barang Keluar |
Persediaan Akhir |
| AB123 | Susu Bayi | 200 | 100 | 100 | |
| AB321 | Susu Lansia | 50 | 10 | 60 | |
| Dst… | |||||
| Jumlah | 250 | 10 | 100 | 160 |
2. Membuat Tabel Barang Masuk
|
Tanggal |
Kode Barang |
Nama Barang |
Jumlah |
| 11/08/2020 | AB321 | Susu Lansia | 10 |
| 25/08/2020 | AB123 | Susu Bayi | 50 |
| Dst… |
3. Membuat Tabel Barang Keluar
|
Tanggal |
Kode Barang |
Nama Barang |
Jumlah |
| 11/08/2020 | AB123 | Susu Bayi | 100 |
| 25/08/2020 | AB321 | Susu Lansia | 50 |
| Dst… |
Membuat catatan yang rinci mengenai stok barang dagang wajib dilakukan setiap perusahaan, khususnya jenis perusahaan dagang. Hal ini dikarenakan data stok barang dagang digunakan sebagai bahan laporan keuangan, sehingga laba/rugi bisa diketahui. Selain itu, pembukuan ini juga berfungsi sebagai penentu target pemasaran di periode selanjutnya.