Jika menyinggung soal manajemen, maka pembicaraan akan mengarah pada seputar pengaturan dan pengelolaan sesuatu supaya bisa meraih tujuan yang diinginkan. Sehubungan dengan hal ini, ada yang disebut dengan sistem informasi manajemen. Bisa dikatakan bahwa sistem informasi manajemen ini adalah komponen penting agar suatu bisnis bisa berkembang. Namun apakah artinya?
Secara singkat, sistem informasi manajemen adalah sistem informasi yang dapat dimanfaatkan untuk melakukan pengelolaan terhadap seluruh transaksi yang mendukung fungsi manajemen serta bisa berguna dalam pengambilan keputusan. Sistem ini tentu akan berjalan dengan baik bila didukung oleh komitmen perusahaan, sumber daya manusia yang berkualitas serta teknologi yang canggih.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Menurut Para Ahli
Berdasarkan pengertian sebelumnya, bisa dikatakan bahwa sistem informasi manajemen ini dapat membantu menyelesaikan berbagai pekerjaan yang ada kaitannya dengan analisis manajemen. Namun agar lebih memahami arti dari sistem informasi manajemen tersebut, berikut ada pendapat sejumlah ahli yang bisa disimak.
1. Menurut Bodnar dan Hopwood
Kedua ahli ini berpendapat bahwa maksud dari sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak yang memang dirancang supaya bisa mengubah data menjadi berbentuk informasi digital yang bermanfaat.
2. Menurut Mc. Leod
Pendapat dari Mc. Leod mengatakan bahwa sistem informasi manajemen adalah sistem yang berotak komputer dan menyediakan informasi bagi sejumlah pengguna dengan kebutuhan yang sama.
3. Menurut James A.F. Stoner
James A.F. Stoner menjelaskan sistem informasi manajemen sebagai metode formal yang menyediakan informasi yang akurat serta real time atau tepat waktu kepada pihak manajemen guna mempermudah analisis dan proses pengambilan keputusan sehingga perusahaan kemudian bisa melakukan perencanaan dan pengawasan sekaligus evaluasi dengan lebih efektif.
4. Menurut Turban, Wetherbe dan McLean
Ketiga ahli tersebut berpendapat bahwa maksud dari sistem informasi manajemen adalah sistem yang mengumpulkan atau mengoleksi, memproses, menyimpan, menganalisa serta menyebarkan informasi untuk tujuan yang sifatnya lebih spesifik.
5. Menurut Danu Wira Pangestu
Danu Wira Pangestu menjelaskan sistem informasi manajemen sebagai kumpulan dari interaksi sistem informasi yang bertugas serta bertanggung jawab dalam mengumpulkan sekaligus mengelola data untuk menyediakan layanan informasi yang bermanfaat bagi seluruh tingkatan manajemen dalam merencanakan sekaligus melakukan pengendalian.
Dengan sejumlah pengertian di atas, bisa dipahami bahwa cara kerja sistem informasi manajemen ini dimulai dari pemrosesan data. Data tersebut kemudian disimpan dalam basis data atau database yang terpusat sehingga dapat diakses sekaligus diperbarui oleh siapa saja yang berkepentingan sesuai dengan wewenang dan tujuan mereka.
Fungsi Sistem Informasi Manajemen pada Bisnis
Informasi sangat diperlukan terutama agar organisasi atau perusahaan dapat mengambil keputusan yang benar. Apabila informasi ini tidak relevan atau tidak valid, maka memperbesar kemungkinan keputusan yang diambil salah. Tentu saja ini juga bisa menyebabkan bisnis mengalami kerugian yang besar. Maka berdasarkan hal tersebut bisa dijelaskan bahwa fungsi dari sistem informasi manajemen sebagai berikut.
1. Membantu dalam Pengambilan Keputusan
Seperti yang sudah disampaikan, sistem informasi manajemen memainkan peran yang penting dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini dikarenakan untuk bisa mengambil keputusan yang tepat dan menguntungkan diperlukan informasi yang relevan. Sementara itu informasi yang relevan hanya bisa diperoleh dari sistem informasi manajemen.
2. Membantu Koordinasi di Antara Departemen
Sistem informasi manajemen juga sangat membantu dalam membangun hubungan yang sehat dan baik antara setiap orang dari masing-masing departemen, terutama dengan melalui pertukaran informasi yang tepat.
3. Membantu Menemukan Masalah
Karena sistem informasi manajemen memberikan informasi yang relevan mengenai setiap aspek kegiatan, jadi setiap ada kesalahan yang dilakukan oleh pihak manajemen, sistem ini dapat membantu menemukannya sekaligus mencarikan solusi yang tepat untuk mengatasinya.
4. Membantu dalam Membandingkan Kinerja Bisnis
Selain itu, sistem informasi manajemen juga sekaligus menyimpan catatan data serta informasi dalam database. Ini menyebabkan sistem informasi manajemen sangat bermanfaat dalam membandingkan kinerja bisnis.
Selain fungsi-fungsi di atas, sistem informasi manajemen juga berfungsi dalam hal meminimalisir biaya serta meningkatkan produktivitas organisasi atau perusahaan, meningkatkan efisiensi pengolahan data serta menjadi sarana dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia mengingat dalam pelaksanaannya diperlukan unit kerja yang terkoordinir dengan berbasis teknologi.
Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Telah disampaikan sebelumnya bahwa tujuan inti dari sistem informasi manajemen adalah untuk menghasilkan informasi. Informasi yang dimaksud adalah informasi yang bermanfaat serta diperlukan oleh berbagai pihak yang terlibat dalam bisnis. Informasi ini juga yang nantinya bisa dimanfaatkan sebagai bahan rujukan saat akan melakukan tindakan.
Namun, tujuan dari sistem informasi manajemen juga bisa dijabarkan dalam poin-poin sebagai berikut:
- Mempermudah pekerjaan serta pengelolaan manajemen suatu perusahaan.
- Menyediakan informasi pendukung yang bisa dimanfaatkan dalam melakukan analisis serta mengambil keputusan suatu organisasi atau perusahaan.
- Menyediakan layanan yang bisa dimanfaatkan sebagai media perencana, media pengendali, media evaluasi dan juga sebagai sarana untuk perbaikan yang berkelanjutan.
- Menyediakan layanan informasi seputar harga pokok jasa, perhitungan produk serta tujuan lain yang menjadi sasaran manajemen.
Dari semua tujuan tersebut, sangat jelas bahwa manajer serta pengguna yang lainnya memerlukan akses terhadap informasi akuntansi manajemen serta memahami cara penggunaannya. Nantinya informasi ini bisa menolong mereka dalam menemukan masalah, menyelesaikannya sekaligus mengevaluasi kinerja yang telah dilakukannya.
Secara teknis, sistem informasi manajemen sebenarnya mempunyai 3 tujuan utama sebagai berikut:
- Untuk mengumpulkan data yang mungkin saja berpengaruh pada bisnis. Data ini mulai dari kegiatan internal maupun kegiatan eksternal bisnis seperti operasional, transaksi, pengeluaran, pemasukan dan lain sebagainya.
- Untuk mengolah data-data yang sudah diperoleh dan dikumpulkan sehingga menjadi informasi. Pengolahan data ini dilakukan dengan menyeleksi, mengelompokkan sekaligus menghitung data sehingga dihasilkan data akhir sebagai informasi yang bisa memberikan manfaat bagi bisnis.
- Informasi yang dihasilkan selanjutnya disajikan dengan cara yang mudah dipahami dan rapi kepada siapa saja yang memerlukannya.
Manfaat Sistem Informasi Manajemen
Sejumlah manfaat yang bisa dirasakan dengan adanya sistem informasi manajemen tentu berkaitan dengan perkembangan bisnis sebagai berikut:
- Membantu memperbaiki produktivitas serta pengembangan terutama dalam hal manajemen sistem dan juga pengolahan transaksi guna meminimalisir biaya sekaligus memaksimalkan pendapatan.
- Membantu menganalisis pelaksanaan kebijakan program yang telah ditentukan serta melakukan identifikasi terhadap keperluan pendukung sistem informasi.
- Membantu mengembangkan perencanaan yang lebih efektif dan maksimal.
- Membantu mempermudah dalam mengakses data yang telah disediakan secara real time atau tepat waktu dan akurat bagi para pengguna tanpa mengharuskan tersedianya perantara sistem informasi secara langsung.
- Membantu menjamin kualitas serta menjamin keterampilan para sumber daya manusia dalam memakai atau memanfaatkan sistem informasi manajemen.
- Mengantisipasi sekaligus memahami peluang ekonomi sistem informasi yang mengaplikasikan teknologi informasi baru.
- Menetapkan investasi yang bisa diarahkan ke sistem informasi dan membantu mengolah seluruh transaksi.
Contoh Penerapan Sistem Informasi Manajemen
1. Enterprise Resource Planning
Enterprise Resource Planning biasa disingkat dengan ERP. Sistem ERP ini akan mempermudah pihak manajemen dalam mengawasi sekaligus mengelola semua departemen atau unit yang terdapat dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Unit yang dimaksud dimulai dari bidang keuangan, accounting, marketing bahkan hingga sumber daya manusia, pengelolaan suplai dan juga operasional. Dengan demikian, pengawasan yang dilakukan oleh pihak manajemen ini bisa lebih efektif dan waktunya juga lebih efisien.
2. Supply Chain Management
Supply Chain Management atau yang biasa disingkat dengan SCM memberikan manfaat yang besar pada manajemen, karena data-data yang tersedia mengenai suplai bahan baku terintegrasi. Mulai dari pihak pemasok, pihak produsen, pengecer bahkan sampai ke konsumen akhirnya.
Supply Chain Management bahkan juga menyediakan catatan yang detail mengenai ketersediaan bahan baku yang ada dalam perusahaan. Data ini nantinya bisa digunakan untuk kepentingan manajemen perusahaan.
3. Transaction Processing System
Sementara untuk Transaction Processing System atau yang biasa disingkat dengan TPS ini bermanfaat dalam hal memproses data dalam jumlah yang cukup besar dengan frekuensi transaksi bisnis yang rutin. Umumnya program ini diaplikasikan untuk mengurus masalah inventaris dan gaji.
4. Office Automation System
Office Automation System atau OAS lebih bermanfaat dalam hal melancarkan komunikasi antar departemen yang terdapat dalam perusahaan. Caranya adalah dengan mengintegrasikan server-server komputer di masing-masing pengguna yang ada dalam perusahaan tersebut. Misalnya dalam hal ini adalah layanan chatting atau bisa juga email.
5. Knowledge Work System
Knowledge Work System atau KWS adalah mengintegrasikan atau memadukan suatu pengetahuan dan ilmu yang baru ke dalam sistem. Harapannya adalah pengetahuan tersebut bisa diaplikasikan dalam pekerjaan sekaligus digunakan secara internal oleh seluruh tenaga profesional yang terdapat dalam perusahaan.
6. ESS (Executive Support System)
ESS atau Executive Support System memberikan kemudahan pada manajer terutama dalam melakukan interaksi dengan seluruh anggota yang terdapat di perusahaan. Kemudahan berinteraksi ini bisa melalui bahan komunikasi yang dapat berupa grafik maupun informasi pendukung lainnya.
7. ES (Expert System) dan AI (Artificial Intelligence)
Baik ES maupun AI sama-sama jenis kecerdasan buatan. Namun dengan adanya kecerdasan buatan ini, sistem mampu menganalisis berbagai masalah yang mungkin dialami oleh perusahaan secara otomatis. Misalnya saja untuk memecahkan masalah dalam sistem penjadwalan.
8. IMS (Informatic Management System)
Sedangkan untuk IMS akan menolong dalam hal mempermudah tugas para pemakai atau pengguna yang dimulai dari proses mencari informasi secara umum hingga pada tahap analisis untuk membuat keputusan. Mereka yang menggunakan IMS ini bahkan juga bisa mengintegrasikan sejumlah program komputer dengan memanfaatkan serangkaian informasi yang ada.
9. DSS (Decision Support System)
Adapun DSS ini lebih menyajikan sejumlah pilihan keputusan yang bisa diambil oleh pihak manajer dengan mempertimbangkan data-data yang ada.
Selain contoh di atas, ada pula contoh lain seperti GDSS dan CSCWS. GDSS adalah singkatan dari Group Decision Support System. Sementara CSCWS adalah singkatan dari Computer Support Collaborative Work System. Keduanya mirip seperti DSS hanya saja GDSS dan juga CSCWS memberikan solusi yang berbasis pada kelompok.
Agar perusahaan atau organisasi bisa menjadi lebih baik lagi, tentu diperlukan sistem informasi manajemen yang tepat. Karena sistem informasi manajemen ini merupakan alat yang bisa dimanfaatkan dalam mendukung operasional, proses, evaluasi dan lain sebagainya yang berhubungan dengan upaya untuk mengembangkan bisnis.