Invoice merupakan sebuah dokumen yang banyak digunakan dalam dunia bisnis. Namun, selain invoice ada juga dokumen yang dikenal sebagai proforma invoice. Banyak yang mengira bahwa kedua dokumen tersebut adalah dokumen yang sama, tetapi sebenarnya invoice dan proforma invoice adalah berkas yang berbeda.
Setiap pelaku bisnis perlu mengetahui perbedaan antara invoice dan proforma invoice agar tidak terjadi kesalahpahaman ketika proses jual beli. Invoice dan proforma invoice adalah berkas yang perlu diberikan oleh pihak penjual kepada pembeli sebagai bentuk rincian yang jelas. Keberadaan kedua berkas tersebut memiliki fungsi yang berbeda dalam proses jual beli produk atau jasa.
Pengertian Proforma Invoice
Proforma invoice merupakan faktur sementara yang diberikan oleh penjual kepada pelanggan sebelum pihak penjual mengirimkan barang atau jasa. Proforma invoice atau faktur proforma merupakan dokumen yang banyak digunakan dalam transaksi jual beli.
Proforma invoice juga disebut sebagai faktur sementara. Hal tersebut dikarenakan faktur ini diberikan saat pengiriman barang atau pengerjaan jasa yang dilakukan secara bertahap. Oleh karena itu, proforma invoice adalah dokumen yang berfungsi untuk mengingatkan pihak pembeli untuk melakukan pembayaran terhadap barang atau jasa.
Fungsi Proforma Invoice
Proforma invoice memiliki beberapa fungsi bagi pihak penjual maupun pembeli. Beberapa fungsi dari proforma invoice, yaitu:
– Proforma invoice berisi perkiraan barang yang akan dikirimkan oleh penjual kepada pembeli sebelum dilakukannya pengiriman.
– Informasi mengenai jenis serta jumlah barang yang dipesan, nilai barang, serta informasi lainnya seperti biaya kirim dan berat produk.
– Proforma invoice berbeda dengan faktur biasa, karena tidak berisi penagihan pembayaran kepada pembeli.
– Proforma invoice digunakan sebagai faktur sementara dengan kutipan.
– Proforma invoice berisi transaksi pencatatan yang masih berbentuk draft serta harus dilakukan konfirmasi ulang sebelum pembuatan invoice.
Unsur-Unsur dalam Membuat Proforma Invoice
Untuk membuat sebuah proforma invoice yang baik, maka terdapat unsur-unsur yang harus ada dalam sebuah proforma invoice. Informasi yang terdapat dalam proforma invoice harus lengkap agar pihak pembeli dapat mengetahui mengenai transaksi yang dilakukan dengan pihak penjual. Unsur-unsur yang harus dicantumkan dalam membuat proforma invoice, yaitu:
1. Identitas pengirim
Informasi penting yang harus disertakan dalam proforma invoice adalah identitas pengirim yaitu penjual yang menawarkan barang atau jasa. Informasi mengenai identitas pengirim akan menunjukkan kepada pembeli mengenai pihak mana yang melakukan transaksi tersebut.
2. Tanggal
Tanggal dibuatnya proforma invoice adalah hal yang harus dicantumkan. Tujuan tanggal adalah sebagai tanda waktu kegiatan transaksi terjadi serta untuk mengecilkan terjadinya risiko kesalahan pencatatan keuangan baik untuk penjual maupun pembeli.
3. Rincian produk
Rincian produk berupa informasi mengenai produk atau jasa yang dibeli, harga, jumlah barang, pajak, serta total transaksi harus dimasukkan ke dalam proforma invoice. Selain itu, penjual juga harus menyertakan rincian dan tanggal jatuh tempo pembayaran sesuai perjanjian dengan pembeli.
4. Informasi tambahan
Selain unsur-unsur tersebut, penjual juga bisa menuliskan informasi tambahan yang penting, seperti informasi penjualan atau pemasaran. Sehingga, pihak pembeli dan penjual mengetahui semua informasi penting mengenai transaksi yang berlangsung.
Pengertian Invoice
Invoice adalah sebuah berkas atau dokumen yang dipakai untuk pernyataan penagihan yang dibuat oleh penjual kepada pembeli yang berisi informasi mengenai produk atau jasa yang dibeli, harga satuan, total harga, serta tanggal transaksi. Invoice biasanya dibuat dalam tiga rangkap yaitu untuk pembeli saat melunasi tagihan, untuk arsip bagian penjualan, serta untuk laporan keuangan.
Bentuk invoice yang dikeluarkan oleh pihak penjual memiliki bentuk yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya. Pada transaksi dengan skala kecil, invoice dijadikan sebagai file tagihan. Namun, pada transaksi dengan skala besar invoice diberikan kepada pembeli lengkap dengan surat tagihan beserta kwitansi.
Invoice dibuat oleh pihak penjual saat transaksi telah selesai secara keseluruhan. Invoice digunakan sebagai bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit.
Fungsi Invoice
Fungsi invoice yaitu sebagai berkas penagihan terhadap pembelian yang dilakukan oleh pembeli. Beberapa fungsi lain dari invoice, yaitu:
– Invoice digunakan sebagai informasi nilai tagihan atau termin pembayaran yang perlu dilunasi oleh pembeli.
– Apabila terdapat ketidaksesuaian nilai barang atau jasa yang dibeli maka pembeli bisa mengajukan perbaikan.
– Informasi mengenai barang atau jasa yang dipesan oleh pembeli.
– Rujukan yang sah apabila ada barang atau jasa yang tercatat akan dijual oleh pembeli kepada pihak lainnya.
– Rujukan yang sah untuk memasukkan transaksi ke dalam catatan pembukuan keuangan penjual.
– Rujukan apabila terjadi kesalahan pada transaksi, misalnya kesalahan jumlah barang yang dikirimkan oleh pihak penjual kepada pembeli.
– Rujukan yang sah sebagai faktur pajak pada kasus jual beli tertentu.
Walaupun terdapat kata invoice, proforma invoice dan invoice adalah bentuk dokumen yang berbeda. Pihak penjual perlu memberikan kedua berkas tersebut kepada pihak pembeli sebagai bukti yang jelas terhadap transaksi yang sedang dilakukan.