Salah satu pengeluaran yang perlu diperhatikan ketika mengatur arus kas perusahaan adalah pemberian gaji kepada pegawai atau karyawan. Umumnya, perusahaan memakai Standar Operasional Prosedur sebagai acuan tata tertib ketika menggaji karyawan.
Selain tertib dan teratur, tentu keberadaan prosedur yang tepat akan menghasilkan komunikasi sejalan tanpa ada salah paham atau keberatan, karena alasan tidak jelas dari pihak karyawan atau perusahaan.
Alasan Perusahaan Harus Membayar Gaji Tepat Waktu
Mungkin perusahaan tidak akan melihat langsung manfaat atau efek dari pembayaran gaji secara tepat waktu dan teratur. Namun, kondisi ini justru mampu meningkatkan kebahagiaan karyawan lewat perjanjian yang tidak meleset sesuai SOP.
Terjadi simbiosis mutualisme lewat perusahaan yang semakin maju dengan keberadaan seluruh karyawannya serta pegawai, yang mampu memenuhi kebutuhan sekaligus menjadi tiang rezeki bagi keluarga dan dirinya sendiri.
Di samping itu, perusahaan yang menggaji karyawan secara lancar tidak akan dikenakan denda sesuai Peraturan Pemerintah (PP) Pengupahan Nomor 78 Tahun 2015 Bagian Ketiga.
Peraturan ini sudah mencakup ketentuan penting dalam pembayaran upah serta sanksinya, apabila perusahaan telat membayar atau tidak membayar sepeser pun. Sanksi tersebut berupa denda yang disesuaikan dengan fakta keterlambatan yang ada di lapangan.
Hal yang Diperhatikan pada Prosedur Penggajian
Tidak hanya berpegang kepada aturan yang menyangkut sanksi, selebihnya perusahaan harus mampu memperhatikan hal-hal yang juga tertulis dalam Peraturan Pemerintah. Apa saja yang perlu digaris bawahi?
1. Upah Wajib Diberikan Sesuai Dengan Perjanjian Kerja Dan Dilandasi Oleh Hukum Di Indonesia
Pemilik usaha tentu boleh memberikan tugas dan tanggung jawab kepada pegawai untuk diselesaikan, namun hal ini berarti pembayaran upah harus dijadwalkan secara tepat waktu. Peraturan juga menuliskan bahwa karyawan yang tidak bekerja dengan alasan berikut berhak menerima gajinya:
- Karyawan yang sakit
- Mengadakan acara pernikahan
- Sedang menikahkan keluarga inti, seperti anak
- Mengalami haid di hari pertama dan kedua, dikhususkan karyawan perempuan
- Melahirkan atau keguguran
- Melaksanakan ibadah sesuai keyakinannya masing-masing
2. Perusahaan Harus Memberikan Transparansinya
Divisi HR dan Finance menginformasikan slip gaji yang mencakup rincian gaji pokok, tunjangan tetap, pemotongan pajak, serta uang lembur yang akan terima. Penerimaan slip gaji disertai dengan pengecekan ulang dari setiap karyawan untuk memastikan kebenarannya sesuai kesepakatan.
3. Pembayaran Upah Tepat Waktu Sesuai Perjanjian
Perusahaan umumnya menetapkan waktu pembayaran gaji dalam kurun waktu yang berbeda-beda, mulai dari harian, mingguan, sampai bulanan. Perjanjian dan kesepakatan antar rentang waktu ini harus bisa ditepati oleh perusahaan demi kesejahteraan karyawan.
4. Gaji Diberikan Kepada Karyawan dalam Mata Uang Rupiah
Upah karyawan tidak bisa diberikan dalam bentuk barang karena sudah dijelaskan, bahwa penghasilan atau gaji harus berguna sebagai sumber penghidupan manusia. Supaya bisa berfungsi untuk memenuhi kebutuhan, sebaiknya harus ada alat tukar yang sah.
5. Pembayaran Dilakukan di Bank
Kesepakatan antara perusahaan dan pegawai diwujudkan melalui pemberian serta penerimaan gaji sesuai ketentuan tanggal. Untuk mengantisipasi gaji dalam jumlah cukup besar untuk jumlah karyawan yang ada, perusahaan perlu melakukan setoran lebih awal menuju bank.
Data Karyawan
Termasuk ke dalam data konstan atau tidak akan berubah seiring berjalannya waktu terhadap sistem penggajian. Kelengkapan data karyawan cukup dimasukkan satu kali di awal dan tidak termasuk dalam periode berkala.
Data-data karyawan yang sifatnya konstan secara perorangan umumnya terdiri dari:
- Nama lengkap karyawan
- Nomor Pokok Wajib Pajak atau NPWP
- Status pernikahan dan jumlah yang harus ditanggung
- Nilai penghasilan yang tidak dikenai pajak
- Jumlah penghasilan
- Divisi bidang pekerjaan
- Iuran BPJS
Sedangkan secara keseluruhan, data karyawan mampu merangkum dua hal berikut:
- Seluruh data dari penerimaan pegawai, perubahan upah, maupun pemberhentian pegawai
- Mutasi karyawan dan pejabat perusahaan yang berhak menyetujui pemberian otorisasi
Data Kinerja Karyawan
Biasanya terangkum dalam bentuk data variabel yang isinya senantiasa berubah setiap periode pembayaran upah. Fakta dan data terbaru masing-masing data variabel harus dimasukkan ke dalam setiap masa penggajian.
Dara variabel atau kinerja karyawan biasanya sudah termasuk:
- Akumulasi jam atau hari kerja, izin, cuti, sakit, dan hari libur
- Tanggung jawab pekerjaan karyawan
- Catatan hasil kerja serta pengawasan yang perlu dicocokkan dengan hasil kerja produksi
- Penghasilan sekaligus pemotongan pajak secara kumulatif
- Pekerjaan lembur yang sudah disetujui oleh kewenangan pejabat
- Kumpulan data upah yang setiap rinciannya diperiksa ulang oleh karyawan itu sendiri
Proses Pembayaran Gaji/Upah
Divisi atau departemen yang mengatur penggajian wajib mengikuti proses pembayaran sesuai ketentuan perusahaan dan terbagi lagi menjadi beberapa jenis.
Pembayaran dengan uang tunai:
- Pembuatan tanda terima
- Pencocokkan tanda tangan sesuai contoh arsip kepegawaian oleh pihak bukan pemberi upah
- Pembayaran upah atau gaji secara bergantian
- Perlu diperhatikan bahwa yang membayar gaji harus terpisah dari pihak yang menyiapkan penghitungan
Pembayaran menggunakan cek:
- Penandatanganan cek oleh pihak-pihak yang tidak mempersiapkan gaji kemudian menyiapkannya. Melakukan pembukuan gaji secara menyeluruh.
- Cek yang batal harus disimpan atau dimusnahkan. Bagian keuangan menjadi pemegang buku cek dalam menyiapkan gaji.
- Rekonsiliasi rekening bank setiap memasuki akhir bulan oleh internal auditor yang tidak menyiapkan atau membayarkan upah.
- Pengiriman rekening koran secara langsung.
- Pengembalian paid cheque oleh bank untuk diperiksa kembali soal nama serta jumlah yang tertera terhadap daftar gaji.
- Tanda tangan pengambilan uang perlu diperhatikan pada paid cheque.
Pembayaran lewat pindah buku ke rekening karyawan:
- Perintah pindah buku harus diberikan dan ditandatangani perseorangan dan terpisah dari yang menyiapkan daftar, cek gaji, maupun yang mencatat pembukuan
- Informasi pembayaran diberitahukan secara langsung kepada pegawai
Cara Menghitung Gaji Karyawan
Menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan, gaji karyawan dihitung berdasarkan rumus berikut:
Gaji bersih = Gaji kotor – Potongan
Gaji bersih menjadi total nilai penghasilan yang wajib diberikan kepada pegawai atau karyawan, sedangkan gaji kotor merupakan total penghasilan yang berhasil diperoleh dalam sebuah periode penggajian.
Namun, perlu diketahui bahwa gaji pokok juga bisa dipengaruhi oleh pemberian komisi, laba, serta penyesuaian tanggungan biaya hidup. Nilai bonus menjadi dampak dari tingkat produktivitas dalam penjualan serta keuntungan perusahaan.
Potongan yang dimasukkan ke dalam penghitungan biasanya berupa hal-hal berikut:
- Jaminan Hari Tua atau JHT
- Jaminan pemeliharaan kesehatan
- Pajak penghasilan
- Tabungan pensiun
- Iuran keanggotaan koperasi
- Sumbangan tertentu kepada organisasi sosial
- Angsuran pinjaman pegawai terhadap perusahaan
Cara Membuat SOP Pembayaran Gaji
Sebelumnya telah disebutkan bahwa gaji karyawan harus dibayarkan melalui Standar Operasional Prosedur yang tersedia. SOP ini tidak semata-mata ada dan harus dibuat terlebih dahulu oleh bagian terkait berdasarkan kelengkapan elemen berikut:
1. Tujuan
Perlu dipahami bahwa SOP harus dilandasi tujuan untuk menyusun sebuah pedoman dalam sistem penggajian. Hal ini mendukung aktivitas dari pembayaran gaji bagi karyawan yang telah andil dalam mengembangkan perusahaan.
2. Ketahui Ruang Lingkupnya
SOP akan mencakup segala kegiatan dalam sistem penggajian, seperti pengumpulan data informasi, penghitungan, pembayaran, hingga penyimpanan dokumen yang bersangkutan.
3. Mengumpulkan Dokumen Terkait
Setiap prosedur dan sistem yang terjadi tentunya memerlukan beberapa kelengkapan dokumen penunjang penggajian. Berikut daftarnya:
- SK Pengangkatan Pegawai
- Kartu gaji
- Daftar gaji setiap karyawan
- Daftar utang karyawan
- Bukti pembayaran
4. Menghubungkan dengan pihak terkait
Pihak-pihak atau divisi yang masih mengurus soal penggajian karyawan perusahaan pada umumnya adalah Divisi HRD dan SDM, Divisi Akuntansi dan Keuangan, dan Direksi.
5. Periksa Referensi
Penyusunan SOP yang sudah terjadi perlu mendapatkan penyesuaian dengan SK Pengangkatan Karyawan sekaligus peraturan yang sudah ditetapkan perusahaan.
6. Menetapkan Prosedur Pelaksanaan dan Flow Chart Pembayaran Gaji
Di dalam SOP harus menunjukkan dan menjelaskan prosedur yang dipakai oleh perusahaan dalam membayarkan gaji karyawan. Hal tersebut tentu sudah termasuk jangka waktu, alur kerja, sekaligus jenis pembayaran yang digunakan. Keberadaan flow chart juga turut memudahkan prosedur yang ada.
Format SOP Pembayaran Gaji
Atribut yang terbagi menjadi dua, yaitu atribut header dan footer. Masing-masing menjadi template konstan yang akan dipakai pada SOP penggajian.
Atribut header:
- Judul dari SOP
- Nama serta logo perusahaan pembuat SOP
- Nomor dokumen
- Masa berlakunya SOP
- Keterangan mengenai jumlah halaman dari SOP
Atribut footer:
- Yang bertugas membuat SOP perusahaan
- Yang bekerja memeriksa SOP perusahaan
- Persetujuan penyusunan SOP
Perusahaan harus mampu menetapkan standar dan prosedur resmi tertentu ketika melakukan sistem penggajian bagi seluruh karyawannya. Hal ini akan berdampak pada kredibilitas serta kesejahteraan dari perusahaan itu sendiri beserta segenap karyawan yang andil bekerja.