Dalam dunia bisnis yang terus berkembang dan semakin kompleks, setiap perusahaan perlu memastikan bahwa seluruh aktivitas operasional berjalan sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan. Tanpa sistem pengawasan yang terstruktur, strategi yang sudah disusun sering kali tidak terlaksana dengan maksimal.
Di sinilah sistem pengendalian manajemen menjadi elemen penting berfungsi untuk memantau jalannya proses, menilai hasil yang dicapai, serta memastikan bahwa setiap sumber daya digunakan secara efektif dan efisien. Sistem pengendalian manajemen membantu perusahaan mengendalikan seluruh kegiatan secara menyeluruh, sehingga pelaksanaan program dan strategi dapat berlangsung dengan tepat arah.
Melalui mekanisme ini, manajemen dapat mengetahui sejauh mana proses berjalan dan apakah sumber daya telah dimanfaatkan sesuai kebutuhan. Pengendalian manajemen sendiri mencakup berbagai aspek, mulai dari perencanaan operasional, koordinasi antarbagian, pengawasan kegiatan, hingga pelaksanaan dan pembinaan. Semua ini bertujuan untuk menjaga agar setiap langkah organisasi tetap sejalan dengan rencana awal.
Ingin memahami lebih dalam tentang apa itu sistem pengendalian manajemen dan bagaimana perannya dalam organisasi? Berikut penjelasan lebih jauh tentang sistem pengendalian manajemen: pengertian, unsur, dan proses
Definisi Sistem Pengendalian Manajemen Menurut Para Ahli
Sistem pengendalian manajemen merupakan bagian dari ilmu perilaku terapan yang berfungsi mengarahkan seluruh individu dalam perusahaan untuk menjalankan serta mengendalikan organisasi sesuai standar dan asumsi yang telah ditetapkan. Tingkat kompleksitas sistem ini bisa berbeda di setiap perusahaan, bergantung pada ukuran dan skala operasionalnya semakin besar perusahaan, semakin rumit pula sistem pengendaliannya.
1. Anthony dan Reece
Menurut Anthony dan Reece, sistem pengendalian manajemen adalah mekanisme yang memengaruhi anggota organisasi agar menjalankan kegiatan sesuai strategi yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, sistem ini berperan sebagai alat pengawasan untuk memastikan setiap aktivitas dalam perusahaan berjalan searah dengan tujuan yang ingin dicapai.
2. Suadi
Suadi mendefinisikan sistem pengendalian manajemen sebagai sebuah sistem yang terdiri dari berbagai subsistem yang saling berhubungan, seperti akuntansi, penganggaran, pelaporan, pemrograman, dan pertanggungjawaban. Keseluruhan subsistem tersebut bekerja secara terpadu untuk membantu manajemen mengarahkan anggota organisasi agar tujuan perusahaan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
3. Edy Sukarno
Menurut Edy Sukarno, sistem pengendalian manajemen adalah sistem terintegrasi yang mencakup proses, strategi, akuntansi, penganggaran, pemrograman, serta pertanggungjawaban. Semua elemen ini dirancang untuk membantu individu dalam organisasi menjalankan aktivitas perusahaan secara optimal, sehingga hasil yang dicapai dapat lebih maksimal.
Karakteristik Sistem Pengendalian Manajemen
Suatu sistem pengendalian manajemen dalam organisasi atau perusahaan harus memenuhi beberapa karakteristik, antara lain:
- Sistem pengendalian manajemen harus selaras dengan tujuan dan strategi organisasi.
- Sistem pengendalian manajemen harus bisa memotivasi manajer dan karyawan agar berusaha mencapai tujuan organisasi.
- Sistem kontrol manajemen yang dibuat harus sesuai dengan struktur organisasi serta bisa bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan manajer individual.
Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen
Dalam sistem pengendalian manajemen, terdapat beberapa unsur yang saling terhubung dan bekerja sebagai satu kesatuan. Keempat unsur ini memastikan bahwa aktivitas perusahaan berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan.
Proses pengendalian biasanya dimulai dari detektor yang mengumpulkan informasi mengenai aktivitas operasional. Informasi ini dapat berupa data formal maupun nonformal yang kemudian disampaikan kepada pimpinan sebagai dasar penilaian kondisi perusahaan.
Setelah informasi dikumpulkan, selektor (assessor) bertugas membandingkan aktivitas yang terjadi dengan standar, target, atau kriteria yang sudah ditentukan. Dari sini dapat diketahui apakah ada penyimpangan atau deviasi yang perlu diperbaiki.
Jika ditemukan ketidaksesuaian, efektor akan mengambil tindakan korektif. Unsur ini berfungsi memastikan proses atau perilaku yang tidak sesuai dapat diarahkan kembali agar mengikuti pedoman perusahaan.
Seluruh proses tersebut berjalan lancar berkat jaringan komunikasi, yang berperan mengalirkan informasi antarunsur—mulai dari detektor ke selektor, hingga ke efektor. Tanpa komunikasi yang baik, proses pengendalian tidak dapat berjalan secara akurat dan tepat waktu.
Sistem pengendalian manajemen tersusun atas beberapa unsur. Di bawah ini adalah unsur-unsur sistem pengendalian manajemen beserta penjelasannya.
1. Detector (Pelacak)
Detector atau sensor adalah perangkat yang berfungsi mengidentifikasi dan mengukur aktivitas nyata dalam proses yang sedang dikendalikan. Unsur ini membantu perusahaan mengetahui apa yang benar-benar terjadi di lapangan sehingga informasi yang diperoleh dapat menjadi dasar dalam proses penilaian berikutnya.
2. Assessor (Penilai)
Assessor memiliki tugas membandingkan kondisi aktual dengan standar atau ekspektasi yang telah ditetapkan perusahaan. Melalui proses penilaian ini, perusahaan dapat mengetahui apakah suatu aktivitas sudah sesuai atau terdapat penyimpangan yang perlu diperhatikan.
3. Effector (Pengambil Tindakan)
Effector akan melakukan tindakan korektif apabila assessor menemukan adanya ketidaksesuaian antara aktivitas aktual dan standar. Unsur ini berfungsi mengarahkan perilaku atau proses agar kembali mengikuti pedoman yang sudah ditentukan perusahaan.
4. Jaringan Komunikasi
Jaringan komunikasi berperan menyampaikan informasi antarunsur, mulai dari detector ke assessor hingga ke effector. Tanpa komunikasi yang baik, proses pengendalian tidak dapat berjalan efektif karena setiap langkah membutuhkan data dan umpan balik yang jelas.
Proses Pengendalian Manajemen
Dalam pengendalian manajemen terdapat beberapa proses atau tahap yang harus dilakukan. Tahap-tahap tersebut antara lain:
1. Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis merupakan proses pengambilan keputusan guna menentukan program utama yang akan dilakukan oleh suatu organisasi. Pada tahap ini, organisasi juga harus membuat strategi dan menentukan sumber daya apa yang akan digunakan beserta dengan jumlahnya.
2. Persiapan Anggaran
Tahap kedua ini sangat penting dilakukan dan tidak boleh terlewatkan. Organisasi harus menyusun kembali anggaran-anggaran yang akan digunakan, baik pendapatan maupun biaya dalam tabulasi yang data-datanya langsung diserahkan pada pusat sebagai pertanggungjawaban.
Dengan demikian beban dan risiko yang mungkin terjadi dapat diketahui. Sehingga masing-masing manajer dapat memperkirakan solusi apa yang tepat untuk meminimalisir kerugian yang mungkin terjadi.
3. Pelaksanaan
Pada tahap ini, masing-masing manajer harus melaksanakan sebagian atau seluruh program yang menjadi tanggung jawabnya sesuai rencana awal. Setiap manajer juga diharuskan untuk melapor apa saja yang telah terjadi sebagai tanggung jawab mereka.
4. Evaluasi Kinerja
Setelah seluruh program terlaksana, tiba waktunya untuk melakukan evaluasi kinerja. Evaluasi dilakukan dengan cara membandingkan beban aktual dengan yang seharusnya terjadi pada keadaan tersebut.
Faktor yang Mempengaruhi Sistem Pengendalian Manajemen
Terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi rancangan sebuah sistem pengendalian manajemen, yaitu:
1. Struktur Organisasi, Delegasi dan Desentralisasi
Dalam sebuah organisasi, tingkat delegasi dan desentralisasi harus mengalami perubahan dari satu titik ke titik yang lain guna memenuhi tantangan lingkungan yang terus berubah. Sedangkan untuk pengaturan struktur dipengaruhi oleh anggaran dasar dan konvensi. Seluruh sistem kontrol tersebut dapat mempengaruhi manajemen yang dipraktikkan dalam sebuah organisasi.
2. Ukuran dan Penyebaran Enterprise
Dilihat dari skala usahanya, tentu saja perusahaan kecil memiliki ukuran dan penyebaran enterprise yang berbeda dengan perusahaan besar. Hal ini dapat menjadi ukuran dalam penentuan isi dan sifat dari sistem kontrol yang akan dibuat pada setiap organisasi.
3. Jenis Pusat Tanggung Jawab
Pada setiap subsistem dalam sebuah organisasi, diperlukan sistem kontrol yang yang berbeda-beda. Sistem kontrol harus sesuai dengan pusat tanggung jawab masing-masing subsistem. Kinerja pusat tanggung jawab juga perlu diukur berdasarkan jenisnya apakah dari segi biaya, keuntungan, laba, atau investasi.
4. Sifat dan Pembagian Operasi
Faktor ini sangat penting dalam sistem pengendalian manajemen. Misalnya sebagai contoh, pada industri minyak subunit tidak dapat dibentuk berdasarkan produk. Sedangkan pada berbagai perusahaan dagang besar subdivisi dapat dibentuk atas dasar produk.
5. Anggota dan Persepsinya Masing-Masing
Setiap organisasi pasti memiliki banyak anggota di dalamnya. Dan setiap anggotanya pasti mempunyai persepsi masing-masing mengenai dampak yang mungkin terjadi pada organisasi meliputi kepuasan kerja, sistem kontrol kerja, keamanan kerja, kesejahteraan umum, dan promosi.
Seluruh hal tersebut dapat terjadi pada semua organisasi secara berbeda-beda. Pertimbangan ini dibuat secara signifikan agar bisa menjadi pengaruh sifat dan sisi dari sistem pengendalian manajemen yang dibutuhkan dalam suatu organisasi. Hal ini juga digunakan sebagai pertimbangan ketika sistem kontrol manajemen dirancang.
Tujuan utama diadakannya sistem pengendalian manajemen pada suatu perusahaan adalah agar seluruh kegiatan di dalamnya dilaksanakan sesuai dengan rencana. Apabila terdapat penyimpangan, perusahaan dapat melakukan tindakan perbaikan sesegera mungkin. Selain itu, sistem ini juga dapat meningkatkan akuntabilitas dan menjaga harta milik perusahaan.
Kesimpulan
Sistem pengendalian manajemen merupakan komponen penting bagi perusahaan untuk memastikan setiap strategi, rencana, dan program berjalan sesuai tujuan. Melalui proses yang terstruktur mulai dari perencanaan, penganggaran, pelaksanaan, hingga evaluasi perusahaan dapat memantau aktivitas secara menyeluruh, mendeteksi penyimpangan, dan melakukan perbaikan tepat waktu. Pelajari sistem informasi manajemen untuk menambah ilmu manajemenmu!
Sistem ini juga ditopang oleh beberapa unsur seperti detector, assessor, effector, serta jaringan komunikasi yang memastikan informasi mengalir dengan baik. Berbagai faktor, seperti struktur organisasi, jenis pusat tanggung jawab, hingga persepsi anggota, turut mempengaruhi efektivitas sistem pengendalian manajemen.
Dengan penerapan yang tepat, sistem pengendalian manajemen tidak hanya menjaga agar kegiatan perusahaan berjalan sesuai rencana, tetapi juga meningkatkan akuntabilitas, efisiensi, dan perlindungan aset perusahaan secara keseluruhan.