Di dalam perusahaan terdapat istilah procurement dan purchasing. Pada kenyataannya masih banyak orang yang bingung dan sulit membedakan antara procurement dan purchasing. Hal itu karena kedua hal tersebut masih saling berkaitan namun merupakan hal yang berbeda. Hubungan antara procurement dan purchasing adalah sama-sama bagian dari proses transaksi.
Bagi karyawan divisi procurement, istilah-istilah yang menyangkut procurement tentu harus diketahui dengan baik termasuk mengenai purchasing. Di dalam procurement terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan, salah satunya adalah purchasing.
Pengertian Procurement
Procurement merupakan sebuah proses keseluruhan dalam bidang pengadaan atau pembelian barang. Procurement juga bisa dijelaskan sebagai proses pengadaan barang atau jasa. Barang atau jasa yang ditawarkan terdiri dari berbagai macam jenis, seperti peralatan, konstruksi, dan jasa lainnya.
Umumnya, proses procurement dimulai dari pihak pemerintah lalu ke pihak swasta. Namun, procurement juga banyak dilakukan oleh perusahaan swasta ke perusahaan swasta lainnya.
Procurement dinilai dapat mempermudah proses pengadaan barang atau jasa dalam skala besar. Hal tersebut disebabkan dalam procurement semua hal akan dipantau serta dipastikan agar kualitas yang diperoleh sama dengan yang yang diinginkan.
Proses dalam Procurement
Proses procurement terdiri dari beberapa proses yang perlu dilakukan. Walaupun proses yang dilakukan oleh bagian procurement terlihat sederhana tetapi pada kenyataannya lebih rumit. Beberapa proses yang termasuk ke dalam procurement, yaitu:
1. Mengidentifikasi Kebutuhan Perusahaan
Proses pertama dan wajib dilakukan dalam procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan sebelum melanjutkan ke proses lainnya. Proses mengidentifikasi dan memahami kebutuhan harus dilakukan secara teliti. Hal tersebut dikarenakan apabila terjadi suatu pembelian yang tidak terlalu penting maka hanya akan membuang sumber daya yang ada.
2. Otorisasi Pembelian oleh Manajemen
Perusahaan tidak boleh melakukan pembelian jika tidak ada persetujuan yang dikeluarkan oleh manajemen. Pihak manajemen yang berwenang membuat persetujuan mengenai pembelian barang agar tidak muncul konflik internal dalam perusahaan. Tetapi, hal tersebut berbeda-beda tergantung SOP yang ada di perusahaan.
3. Persetujuan Pembelian oleh Manajemen
Beberapa dokumen memerlukan sebuah tanda tangan. Biasanya, persetujuan dilakukan oleh pihak manajemen dan menjadi sebuah tanda bahwa proses procurement bisa dimulai. Tetapi, hal tersebut tergantung dari kebijakan perusahaan, karena setiap perusahaan memiliki SOP yang berbeda-beda.
4. Mencari Kandidat Penjual Barang atau Jasa dengan Membuka Tender
Tender merupakan sistem lelang yang dibuka untuk para supplier atau vendor untuk mengajukan harga, fitur, serta kualitas produk atau jasa terbaik. Tender dibuka untuk menarik banyak supplier. Supplier atau vendor akan bersaing untuk memperoleh proyek tersebut. Perusahaan yang membuka tender tentu ingin memperoleh barang atau jasa dengan harga dan kualitas terbaik.
5. Mengidentifikasi dan Menganalisa Supplier dan Vendor
Setelah supplier dan vendor terdaftar, maka proses selanjutnya yang dilakukan adalah menganalisa setiap supplier dan vendor. Analisa yang dilakukan meliputi latar belakang untuk memastikan jika track record setiap supplier dan vendor memiliki performa pekerjaan yang baik, tepat waktu, bersih dan tidak terlibat hal-hal yang berhubungan dengan kriminalitas.
6. Penawaran Barang atau Jasa
Ketika proses analisa supplier sudah selesai maka ada kemungkinan beberapa supplier dan vendor akan tereliminasi karena tidak sesuai dengan kriteria. Selanjutnya, perusahaan akan meminta penawaran kepada supplier dan vendor yang memenuhi kriteria.
Hal tersebut menjadi sebuah tolak ukur bagi perusahaan, karena bisa melihat penawaran yang diperoleh bisa menguntungkan atau tidak.
7. Proses Negosiasi
Saat penawaran diterima maka perusahaan bisa melihat supplier dan vendor mana yang memiliki potensi untuk memenangkan proyek. Perusahaan melakukan negosiasi dengan kepada calon supplier dan vendor agar perusahaan bisa memaksimalkan keuntungan yang bisa diperoleh. Negosiasi yang dilakukan meliputi term of payment, harga, kualitas, waktu, dan sebagainya.
8. Pemilihan Supplier atau Vendor
Perusahaan akan memilih supplier atau vendor yang mengajukan penawaran terbaik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan sebagai pemenang tender procurement yang dibuka oleh perusahaan.
9. Pembuatan Purchase order (PO)
Ketika supplier dengan kriteria terbaik terpilih, perusahaan akan membuat purchase order untuk dikirim kepada pihak supplier. Purchase order dibuat sebagai tanda jadi pembelian barang atau jasa kepada supplier atau vendor. Umumnya, purchase order akan ditandatangani oleh individual dari manajemen perusahaan.
10. Penerimaan Delivery Order (DO) atau Work Order (WO)
Jika PO sudah diterima oleh pihak supplier maka supplier akan mengirimkan delivery order atau work order. Dokumen akan dikirimkan kepada perusahaan sebagai konfirmasi ulang dan ditandatangani.
11. Penerimaan dan Pengecekan Kualitas
Setelah pihak perusahaan dan supplier telah menyetujui, berkas PO dan DO akan memiliki isi yang sama dengan nominal harga yang sesuai. Supplier akan mengirimkan barang kepada perusahaan. Proses procurement yang dilakukan adalah menerima serta melakukan pengecekan terhadap kualitas serta kuantitas barang.
12. Dokumentasi Invoice
Invoice kemudian diterima oleh pihak perusahaan. Invoice tersebut perlu didokumentasikan untuk menjadi bukti pembelian yang dilakukan perusahaan. Salah satu hal yang tidak boleh terlewat adalah pajak pembelian dan pajak lainnya yang perlu dibayarkan sesuai dengan term of payment yang telah dibuat.
13. Pengecekan secara Menyeluruh
Perusahaan perlu melakukan pengecekan secara menyeluruh, mulai dari invoice, purchase order, dan delivery order. Hal tersebut harus dilakukan secara teliti agar tidak terdapat kesalahan saat proses pembayaran.
14. Pembayaran dari Perusahaan ke Supplier atau Vendor
Setelah proses pengecekan selesai maka perusahaan perlu melakukan pembayaran dengan nominal yang telah disetujui pada quotation. Pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat dengan pihak supplier atau vendor.
Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Procurement
Secara umum tugas dalam bagian procurement adalah menerima dan menyediakan barang atau jasa dari pihak lain. Procurement dibentuk dalam suatu divisi tertentu dalam perusahaan. Beberapa tugas dan tanggung jawab bagian procurement di antaranya adalah:
1. Merencanakan Penyediaan Barang atau Jasa
Salah satu tugas penting yang menjadi tanggung jawab bagian procurement adalah merencanakan suatu penyediaan atau pembelian. Bagian procurement perlu mencatat serta mempersiapkan barang atau jasa yang diperlukan atau diminta oleh perusahaan.
2. Membuat Prosedur yang Tepat dan Sesuai
Setiap barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan harus memiliki prosedur standar yang tepat dan sesuai. Prosedur standar dibutuhkan agar harapan yang diinginkan perusahaan dapat terpenuhi.
3. Menyamakan Spesifikasi dengan Kebutuhan Perusahaan
Tujuan bagian procurement melakukan spesifikasi barang atau jasa adalah agar barang atau jasa bisa sesuai dengan permintaan dari perusahaan.
4. Mencari Vendor atau Supplier
Bagian procurement perlu mencari vendor atau supplier yang mampu dan bisa menyediakan barang atau jasa yang diperlakukan. Bagian procurement akan menghubungi pihak supplier atau vendor secara langsung dan membuat kesepakatan.
5. Menganalisa Perbandingan Pembelian dari Supplier atau Vendor
Sebelum memutuskan supplier atau vendor tertentu, bagian procurement perlu membuat analisa biaya perbandingan supplier satu dan lainnya. Tujuan dari analisa yang dilakukan adalah untuk melihat supplier yang tepat dan bisa memenuhi kriteria yang sesuai.
6. Merundingkan Harga Barang atau Jasa, Waktu Pembayaran, serta Cara Pengiriman
Bagian procurement memiliki tugas untuk menjalin hubungan baik serta kerja sama antara pihak supplier dengan perusahaan. Tujuannya adalah agar perusahaan dapat melakukan negosiasi harga, pengiriman, serta waktu pembayaran.
7. Menerima Tagihan yang Dikirimkan oleh Supplier atau Vendor
Salah satu tugas bagian procurement yaitu menerima barang serta tagihan pembayaran dengan pihak supplier atau vendor. Bagian procurement juga yang melakukan transaksi langsung dengan supplier atau vendor.
8. Membuat Kontrak
Bagian procurement memiliki tugas untuk membuat kontrak kerja sama antara perusahaan dengan supplier.
9. Melakukan Pemeriksaan Rutin Persediaan Barang
Setelah melakukan tugas pembelian, bagian procurement juga bertanggung jawab dalam pemeriksaan secara rutin dan berkala atau mengontrol jumlah persediaan serta pengecekan barang dengan metode pencatatan persediaan yang tepat.
Pengertian Purchasing
Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa. Purchasing merupakan bagian dalam procurement. Purchasing dapat dilakukan sendiri jika hanya untuk keperluan pengadaan barang dalam jumlah kecil. Purchasing seperti itu dilakukan oleh kantor yang ingin membeli barang dalam jumlah sedikit untuk keperluan operasional kantor.
Bagi perusahaan besar, biasanya pembelian dilakukan dalam jumlah yang banyak sehingga memerlukan procurement serta proses lainnya. Agar proses purchasing berjalan dengan baik, perusahaan perlu mengikuti semua proses procurement berdasarkan prosedur yang dibuat.
Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Purchasing
Posisi purchasing merupakan salah satu tugas yang termasuk ke dalam bagian procurement. Tugas dan tanggung jawab bagian purchasing dalam perusahaan, yaitu:
1. Melakukan Pembelian Barang
Setelah staf bagian procurement membuat daftar barang yang diperlukan perusahaan, bagian purchasing memiliki tugas untuk membeli barang tersebut. Pembelian barang harus disesuaikan dengan jumlah dan biaya yang disediakan.
2. Memastikan Barang yang Dipesan Tiba sesuai Waktu yang Telah Ditetapkan
Bagian purchasing perlu memastikan bahwa barang yang sudah dipesan tiba di perusahaan pada waktu yang telah ditentukan. Jika tidak ada pemantauan oleh bagian purchasing, barang bisa datang terlambat dan mempengaruhi perusahaan.
3. Menerima Barang dan Melakukan Pengecekan
Setelah barang datang, bagian purchasing perlu melakukan pengecekan terhadap kondisi barang. Apabila terjadi sebuah kerusakan, bagian purchasing harus bertanggung jawab untuk mengurus pengembalian barang kepada vendor.
4. Melakukan Pembayaran
Bagian purchasing bekerja sama dengan bagian keuangan perusahaan untuk melakukan pembayaran barang yang dibeli dari vendor atau supplier. Proses pembayaran harus dilakukan secara teliti, karena keuangan adalah masalah yang sangat krusial dalam perusahaan.
5. Mendokumentasikan Faktur, Purchase order, Work Order, serta Invoice
Admin bagian purchasing memiliki tanggung jawab untuk selalu mendokumentasikan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan proses pembelian. Dokumen yang perlu didokumentasikan adalah faktur, purchase order, work order, dan invoice.
Keberadaan dokumen tersebut sangat penting dan harus diserahkan oleh admin purchasing sebagai bentuk laporan keuangan. Apabila ada salah satu dokumen yang hilang maka perusahaan bisa mencurigai adanya suatu tindak kecurangan berupa penyelewengan dana perusahaan.
6. Membuat Laporan Pembelian Barang atau Jasa
Salah satu tugas bagian purchasing adalah membuat serta menyusun laporan mengenai pembelian barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Laporan yang dibuat berisi mengenai daftar barang yang dibeli, jumlah barang, serta harga. Laporan tersebut akan disampaikan kepada petinggi di dalam perusahaan.
7. Mengontrol Ketersediaan Barang
Selain melakukan pembelian, admin purchasing juga memiliki tanggung jawab untuk mengontrol ketersediaan barang. Barang yang telah dibeli sebelumnya harus selalu dipantau ketersediaannnya. Hal tersebut perlu dilakukan untuk mengawasi penggunaan barang dan membuat analisa kapan barang tersebut habis dan harus dibeli lagi.
8. Menjalin Hubungan Baik dengan Supplier atau Vendor
Setelah proses pembelian terjadi bukan berarti hubungan antara perusahaan dengan supplier berhenti. Bagian purchasing harus bisa menjaga hubungan baik dengan supplier atau vendor. Keberadaan supplier dan vendor sangat diperlukan oleh perusahaan agar ketersediaan barang bisa selalu terpenuhi.
Menjaga hubungan baik dengan supplier dan vendor bisa memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, salah satunya pemberian harga yang lebih murah.
Purchase order (PO)
Untuk memperoleh supplier atau vendor yang tepat, perusahaan perlu mengirimkan purchase order. Keberadaan purchase order ini sangat penting dan berguna bagi proses pengadaan barang. Ketika ada purchase order, perusahaan bisa membandingkan harga dari setiap barang atau jasa yang pernah dibeli. Jadi, sebenarnya apa itu purchase order?
1. Apa Itu Purchase order (PO)?
Purchase order atau yang disingkat PO merupakan sebuah dokumen atau berkas penawaran yang dikirimkan oleh penjual atau seller kepada pemasok atau supplier. Di dalam purchase order biasanya terdapat rincian mengenai barang apa saja yang ingin dibeli, kuantitas barang, serta harga tawaran.
Semakin lengkap rincian yang terdapat dalam PO maka pemasok juga akan semakin mudah dalam mengirimkan produk. Purchase order bisa dikatakan sebagai kontrak antara pihak penjual dan supplier dalam melakukan suatu transaksi pembelian produk. Penawaran adalah hal yang biasa terjadi dalam proses transaksi antara seller dengan supplier.
Jika kedua pihak setuju dengan syarat yang ditentukan maka pihak supplier dapat mengirimkan tagihan kepada seller. Biasa purchase order dibuat dalam bentuk surat atau excel.
Saat ini masih banyak pemilik usaha yang tidak membuat surat purchase order. Hal tersebut dikarenakan pembuatan purchase order memerlukan waktu yang banyak apalagi jika barang yang dipesan sangat banyak. Namun, purchase order memiliki peran yang sangat penting, terutama untuk menghindari adanya peningkatan produk.
2. Contoh Surat Purchase order (PO)
- Contoh surat Purchase order
Elektronik Sejahtera
Jalan Cemara No. 103 Bandung, Jawa Barat
Nomor: 100/ES/I/2020
Lampiran: –
Hal: Pemesanan barang elektronik
Kepada PT. Matahari Bersinar Elektronik
Jalan Manggis No. 105 Jakarta Selatan
Dengan Hormat,
Berdasarkan informasi yang telah dikirimkan sebelumnya mengenai produk elektronik yang diajukan, pihak kami tertarik dengan tawaran dan ingin memesan produk elektronik dengan rincian sebagai berikut:
– 30 Unit Kulkas
– 25 Unit Mesin Cuci
– 40 Unit TV
– 10 Unit AC
Pembayaran akan dilakukan secara kredit dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan Anda. Pembayaran pertama akan dilakukan melalui transfer ketika perusahaan menerima produk yang dipesan dalam kondisi baik.
Kami berharap dapat menerima produk dalam waktu dekat dan Kami ucapkan terima kasih atas perhatian yang diberikan.
Hormat Kami,
Direktur Elektronik Sejahtera
Jaya Abdi Kusuma
- Contoh purchase order
| Purchase order
|
|||||
| Referensi | : EXP/2020/01 | ||||
| Tanggal | : 20/02/2020 | ||||
| Status | : Draft | ||||
| Info Perusahaan | Order Ke | ||||
| Molly Crafting | PT. Alba Prasada | ||||
| Telepon: 0800800900
Email: |
Jalan Cemara No. 201 Surabaya
Telepon: 08900900800 Email: |
||||
| Produk | Kuantitas | Harga (Rp) | Diskon | Pajak | Total (Rp) |
| Gantungan kunci | 200 | 5.000 | 0% | – | 1.000.000 |
| Kain flanel | 1.000 | 5.000 | 0% | – | 5.000.000 |
| Kayu | 500 | 100.000 | 0% | – | 50.000.000 |
| Subtotal | Rp56.000.000 | ||||
| Pajak | Rp0 | ||||
| Diskon | Rp0 | ||||
| Total | Rp56.000.000 | ||||
| Pajak Included | Rp0 | ||||
| Jumlah Tertagih | Rp56.000.000 | ||||
Contoh purchase order tersebut dibuat oleh penjual dengan nama Molly Crafting yang mengirimkan penawaran kepada supplier PT. Alba Persada. Di dalam dokumen purchase order terdapat alamat lengkap kedua pihak agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Pada bagian produk terdapat deskripsi lengkap mengenai produk apa yang ingin dipesan dan kuantitas barang.
Selain itu, jika terdapat pajak yang perlu dibayarkan maka bisa dimasukkan ke dalam kolom pajak. Jumlahkan harga dengan kuantitas barang menjadi harga total tertagih.
Bagi perusahaan istilah procurement dan purchasing adalah hal yang sangat penting dan jangan sampai tertukar. Purchasing merupakan bagian dari procurement, sehingga setiap anggota dalam divisi procurement harus bisa mengetahui perannya masing-masing. Purchasing merupakan sub-proses yang termasuk ke dalam proses procurement secara menyeluruh.