Sebuah perusahaan harus mampu melakukan pencatatan persediaan atau stok barang. Seluruhnya berfungsi sebagai barang yang akan dijual kepada pelanggan maupun pemakaian operasional bagi perusahaan. Dalam perusahaan umumnya pencatatan persediaan menjadi tugas dan tanggung jawab bagian procurement dan purchasing.
Pencatatan tersebut dapat dilakukan berdasarkan Ilmu Akuntansi berupa metode fisik dan metode perpetual. Tujuannya adalah mengoptimalkan aset perusahaan agar mampu menjadi sarana menghasilkan laba atau keuntungan.
Metode Fisik
1. Pengertian Metode Fisik
Physical Inventory Method atau metode fisik merupakan sebuah sistem pencatatan aset atau persediaan perusahaan yang tidak dilaksanakan secara berkelanjutan, dan mengharuskan adanya perhitungan barang sesuai tanggal penyusunan laporan keuangan.
Umumnya, metode fisik menghasilkan mutasi persediaan barang yang tidak diikuti di dalam buku-buku. Selain itu, metode ini sangat diperlukan supaya perusahaan mengetahui jumlah barang yang masih tersedia, kemudian menjadi alat bantu penghitungan Harga Pokok Penjualan atau HPP.
Ketiadaan catatan mutasi persediaan barang menyebabkan HPP tidak bisa diketahui dalam rentang waktu tertentu. Penghitungan HPP bisa terjadi apabila persediaan akhir selesai dihitung terlebih dahulu.
Tidak heran kalau banyak yang menggunakannya karena menghemat waktu dan tenaga dari kinerja perusahaan.
2. Kelemahan Metode Fisik dalam Pencatatan Persediaan Barang Dagang
Salah satu kelemahan metode fisik terjadi ketika perusahaan harus menyusun laporan keuangan interim atau berjangka pendek. Contohnya, keharusan pengadaan perhitungan ketersediaan barang fisik setiap 3 bulan atau 6 bulan sekali.
Jika barang yang tersedia memiliki jumlah cukup besar, maka tidak menutup kemungkinan terjadi keterlambatan pembuatan laporan keuangan. Selain itu, jumlah barang yang banyak akan memakan waktu cukup lama untuk menghitungnya.
Kekurangan lain yang bisa ditemui adalah jumlah stok awal dan akhir barang dalam sebuah periode tidak bisa diketahui selama pencatatan persediaan.
Timbul hasil laporan tidak akurat karena bisa jadi ada sebagian produk expired atau rusak yang tidak dimasukkan rekap secara berkala. Kondisi ini memungkinkan terjadinya kesulitan menentukan harga pokok barang paling benar saat terjadi penjualan.
3. Cara Mengatasi Kelemahan Metode Fisik
Meskipun ada peluang keterlambatan pembuatan laporan keuangan, masalah tersebut sesungguhnya masih bisa diatasi melalui tahapan-tahapan tertentu. Beberapa cara di bawah ini juga turut berdampak pada penghitungan yang lebih akurat, antara lain:
- Meminta bantuan kepada petugas di bagian gudang untuk mengkoordinasi dan menata peletakkan persediaan barang secara rapi. Hal ini membantu mempercepat dan memudahkan penghitungan maupun pengendalian fisik barang.
- Melakukan pembagian tugas menghitung persediaan fisik barang kepada beberapa orang. Semakin banyak barang yang ingin dihitung, semakin banyak jumlah personil yang memberikan bantuan.
- Penghitungan serta pengecekan fisik dilakukan melalui tahapan-tahapan tertentu. Tahap pertama dilaksanakan sesaat sebelum tanggal akhir periode dan berakhir paling lambat di awal bulan.
- Pembuatan jurnal penyesuaian atau adjustment journal untuk menyusun laporan berdasarkan saldo atau jumlah persediaan akhir barang dan data. Umumnya dilakukan pada akhir periode.
- Tidak perlu menghentikan aktivitas keluar masuk barang pada area gudang. Cukup gunakan faktur pembelian dan penjualan yang sudah tersedia.
Apabila cara di atas bisa dibiasakan secara teratur oleh perusahaan, maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi bermacam-macam keuntungan berikut:
- Laporan keuangan bisa diselesaikan secara disiplin dan tepat waktu.
- Tenggang waktu yang terlalu sempit tidak perlu membatasi perhitungan dan meningkatkan keakuratan hasil laporan.
- Petugas yang mendapatkan pekerjaan untuk mencatat persediaan tidak perlu merasa bingung, stress, atau tertekan.
Metode Perpetual
· Pengertian Metode Perpetual
Juga biasa disebut dengan Perpetual Inventory Method. Metode perpetual adalah pencatatan persediaan barang dagangan lewat penyediaan beberapa rekening masing-masing berupa buku pembantu persediaan.
Metode ini memiliki ciri khas terus menerus dan kontinu. Mudahnya, metode perpetual menambah persediaan barang saat terjadi pembelian dan mengurangi jumlahnya ketika terjadi penjualan.
Metode perpetual biasanya digunakan oleh perusahaan yang berdagang dengan barang berkuantitas banyak, harga jual cenderung stabil dengan nilai kecil, serta frekuensi tinggi.
Rekening kontrol persediaan barang dagang pada buku besar akan mengawasi dan mengontrol setiap rincian pada buku pembantu. Buku metode perpetual umumnya disusun berdasarkan beberapa kolom utama, yaitu:
- Rekening persediaan barang untuk dagang, mencakup data pembelian barang, biaya angkut dari pembelian, retur atau pengembalian, dan pengurangan dari harga pembelian perusahaan.
- Harga Pokok Penjualan yang ditentukan lewat pendebitan rekening harga pokok penjualan bersama pengkreditan rekening persediaan barang-barang dagang.
- Rekening pengendali untuk memberikan informasi dan sajian data kuantitas serta masing-masing harga persediaan barang.
Segala perubahan dimasukkan dan dicatat supaya persediaan bisa diamati dan diperiksa sewaktu-waktu. Kolom yang sudah diisi masing-masing mendapatkan perincian lebih lanjut untuk menentukan harga perolehan dan kuantitas.
Meskipun metode ini memudahkan perusahaan dalam memantau laba dan rugi, ada baiknya untuk membiasakan pengecekan minimal setahun sekali. Tujuannya menyesuaikan hasil penjualan pada rekening persediaan dengan jumlah barang di gudang.
Jika terdapat hasil perhitungan atau selisih tidak wajar, maka perlu dilakukan penelusuran dan penelitian mengenai penyebab yang ada. Entah karena ada penyusutan, data yang belum dimasukkan, atau penyalahgunaan oleh pihak tertentu.
Salah satu kekurangan yang dimiliki oleh metode ini adalah memberatkan petugasnya karena transaksi jual beli harus bisa dicatat sepanjang waktu. Tidak menutup kemungkinan terjadi penulisan persediaan yang tidak akurat.
Kelemahan lainnya adalah tidak bisa menghemat waktu dan tenaga dari petugas yang bertanggung jawab atas perusahaan. Hal ini dikarenakan pengerjaan laporan yang dilakukan sepanjang waktu.
Metode pencatatan persediaan sebuah perusahaan mampu disesuaikan dengan keberadaan dan kondisi barang dagangnya. Meskipun setiap metode memiliki kelemahannya sendiri, segala bentuk adaptasi dan cara mengatasinya mampu memudahkan perusahaan dalam merekap segala kebutuhan persediaan.