Dalam satu paket Microsoft Office terdapat beberapa program seperti Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Excel, Microsoft Publisher, Microsoft Access dan program lainnya. Salah satu yang paling sering digunakan oleh banyak orang adalah Microsoft Word. Aplikasi ini memungkinkan pengguna membuat ataupun mengedit dokumen sesuai dengan keinginan.
Pengertian Microsoft Word
Microsoft Word merupakan program pengolah data berupa kata ataupun angka yang populer di seluruh dunia. Software satu ini tidak hanya dijalankan di sistem operasi Windows saja, tetapi di sistem operasi lain seperti Mac OS, Android, iOS. Kepopulerannya inilah yang membuatnya dapat bertahan hingga saat ini.
Dalam perkembangannya, Microsoft Office mengalami beberapa perubahan dan penyempurnaan ke arah yang lebih baik. Diawali dengan versi 1998, 2003 dan berlanjut versi 2020 sekarang ini berubah menjadi lebih baik dari segi fiturnya. Dengan Microsoft Word, seseorang bisa membuat berbagai macam dokumen seperti laporan, surat, CV, portofolio dan lain sebagainya.
Fungsi Microsoft Word
1. Membuat Dokumen
Fungsi utama dari Microsoft Word tidak lain adalah membuat berbagai macam dokumen dengan mudah, praktis dan cepat. Bahkan pada versi Microsoft Word 2010 ke atas, pengguna bisa memilih berbagai macam template dokumen yang disediakan secara gratis dan tinggal mengedit sesuai kebutuhan.
2. Memformat Dokumen
Office Word juga memungkinkan pengguna untuk melakukan format dokumen sesuai dengan kebutuhan. Adapun format dokumen yang bisa dilakukan di antaranya adalah mengganti jenis, warna dan ukuran huruf, menambahkan catatan kaki, memberi nomor halaman, mengatur ukuran kertas dan lain sebagainya.
Pengguna juga bisa membuat dokumen dalam bentuk landscape ataupun portrait sesuai dengan kebutuhan saat itu. Office Word juga memungkinkan penggunanya untuk melakukan preview dokumen sebelum dicetak dan bisa diedit secara real time sesuai dengan ukuran kertas tersebut.
Fitur Umum Microsoft Word
1. Title Bar
Fitur ini dapat ditemukan di seluruh versi Microsoft Word dan berfungsi untuk menampilkan nama dokumen. Umumnya title bar ditemukan pada bagian tengah atas pada lembar kerja Microsoft Word. Dalam title bar juga memuat nama file disertai dengan ekstensi penyimpanan dokumen seperti .docx atau .doc.
2. Ribbon
Ikon ribbon dapat ditemukan pada pojok kanan atas di samping tombol minimize pada lembar kerja. Tombol ini berfungsi untuk mengatur tampilan tab menu sesuai keinginan. Setidaknya ada tiga opsi pilihan di sini, yaitu auto-hide ribbon, show tabs dan show tabs and command.
3. Quick Access Toolbar
Berikan berbagai macam shortcut perintah seperti save, paste, undo, redo dan sejenisnya. Kumpulan shortcut ini berada di bagian kiri atas menu Home. Pengguna bisa mengatur shortcut apa saja yang muncul melalui menu customize quick access toolbar.
4. Zoom Menu
Sesuai dengan namanya, menu ini digunakan untuk zoom in/out lembar kerja Microsoft Office dan dapat ditemukan pada bagian pojok kanan bawah. Ketika ingin melakukan zoom in, tinggal klik tombol (+), begitu juga sebaliknya. Jika ingin praktis, tinggal klik tombol %, kemudian akan muncul beberapa opsi zoom seperti 75%, 100% dan 200%.
5. Page Status
Umumnya berada di bagian pojok kiri bawah Microsoft Word yang menampilkan tiga informasi penting. Tiga informasi tersebut di antaranya adalah jumlah page atau halaman, kata dan bahasa yang digunakan. Terdapat ikon kecil sebelah bahasa yang bisa digunakan untuk melakukan pengecekan kata sesuai dengan bahasa yang digunakan.
6. Ruler
Ruler atau penggaris dapat ditemukan pada bagian atas dan samping kanan lembar kerja. Fungsinya tidak lain adalah untuk membantu dalam mengatur margin penulisan, paragraf dan hal teknis penulisan lainnya.
Ekstensi Nama File Dokumen Microsoft Word
Ekstensi name file Microsoft Word terdiri atas berbagai macam sesuai dengan kebutuhan penyimpanan. Umumnya file ekstensi yang sering digunakan adalah .doc dan .docx. Bagi yang menggunakan versi 2010 keatas, disarankan untuk menggunakan .docx, namun jika ingin dokumen tersebut bisa dibuka di versi sebelumnya, maka bisa menggunakan .doc.
Manfaat dan Kegunaan Microsoft Word
1. Menghemat Waktu
Pekerjaan tertentu mengharuskan seseorang untuk mengirimkan email ke beberapa alamat email sekaligus. Penggunaan Microsoft Word ini bisa menghemat waktu pengiriman tersebut tanpa harus login ke email melalui web. Pengguna bisa menggunakan fitur Mail Merge dan bisa memilih dokumen mana saja yang akan dikirimkan serta siapa saja penerimanya.
2. Meminimalisir Pengeluaran dan Hemat Kertas
Penggunaan Microsoft Word bisa meminimalisir pengeluaran dan kertas untuk mencetak dokumen karena bisa mengirimkan soft file terlebih dahulu. Dengan demikian setidaknya bisa menjaga kelestarian alam karena tidak terlalu sering menggunakan kertas.
3. Mengurangi Kesalahan Penulisan
Di Microsoft Office tersedia fitur pengejaan kata yang membantu dalam mengoreksi kesalahan penulisan berbagai bahasa. Pengguna tinggal melakukan download kamus bahasa yang dibutuhkan, kemudian tinggal melakukan Spelling Check melalui tab menu Review.
Microsoft Word merupakan program pengolah data kata dan angka yang memiliki ragam manfaat untuk kehidupan sehari-hari. Terlebih dengan fitur umum yang ditawarkannya ini bisa membantu pekerjaan di berbagai bidang.