Demi memudahkan proses penyusunan keuangan sesuai klasifikasinya, akuntansi memiliki kode akun akuntansi yang bisa diaplikasikan dalam jurnal. Kode ini wajib diketahui oleh para akuntan yang selalu bergelut dengan laporan keuangan. Dengan begitu, proses pembuatan laporan bisa lebih efektif.
Pengertian Kode Akun Akuntansi
Akun dalam akuntansi dibedakan menjadi dua macam, yakni perkiraan laba rugi dan neraca. Akun laba rugi sendiri juga bisa diklasifikasikan lagi menjadi beberapa jenis yakni beban dan pendapatan. Sedangkan akun neraca diklasifikasikan menjadi kelompok modal, harta, serta kewajiban.
Adanya beberapa klasifikasi ini menjadi salah satu faktor diciptakannya beberapa sistem kode dalam akuntansi. Dengan begitu, orang yang melihat laporan keuangan akan lebih mudah mengetahui kelompok atau golongan dari akun tersebut.
Berikut adalah beberapa pengertian dari kode akun akuntansi yang wajib dipahami untuk mempermudah pengaplikasiannya.
1. Secara Bahasa
Kode akun dalam akuntansi berasal dari dua kata yakni kode dan akun. Kode berarti tanda tertentu yang disepakati untuk memahami maksud tertentu. Sedangkan akun merupakan kumpulan suatu catatan dari transaksi keuangan.
Dengan begitu, secara bahasa kode dalam akuntansi berarti tanda dari catatan transaksi keuangan dalam akuntansi.
2. Menurut Ahli
Kusrini dan Koniyo memaknai kode akun sebagai sebuah nomor atau tanda tertentu pada sebuah rekening atau akun yang bisa diaplikasikan dengan huruf, angka, ataupun kombinasi antara keduanya.
3. Secara Istilah
Dari definisi menurut bahasa dan tokoh di atas, dapat diketahui bahwa kode akun merupakan kode unik dari angka ataupun huruf yang digunakan untuk mengklasifikasikan berbagai jenis akun.
Kode akun dalam akuntansi ini juga sering disebut sebagai kode perkiraan, karena sifatnya yang masih berupa perkiraan awal.
Kode akun biasanya ditulis dengan menggunakan urutan klasifikasi umum ke khusus. Kode paling depan merupakan kelompok akun, disusul dengan golongan, subgolongan, dan terakhir nama akun.
Syarat Pembuatan Kode Akun Akuntansi
Pada umumnya, kode dibuat dengan sifat yang unik dan hanya diketahui oleh pemiliknya. Demikian juga dalam pembuatan kode akun akuntansi. Selain unik, ada beberapa syarat lainnya yang harus dipenuhi dalam membuat kode akun, di antaranya:
1. Unik
Sifat kode yang digunakan untuk membuat akun harus unik. Artinya, dalam satu kode wajib berbeda dengan kode lainnya. Tidak boleh menggunakan kode yang sama pada akun berbeda.
2. Akun yang Berkaitan Ditulis Beriringan
Beberapa akun tentu ada yang masih berkaitan antara yang satu dengan lainnya. Misalnya utang usaha dan utang gaji. Keduanya berkaitan karena masih sama-sama berupa hutang. Pada akun yang berkaitan ini harus ditulis beriringan dan tidak boleh dipisah dengan akun lain yang tidak berkaitan.
3. Kode Akun Ditulis Sesuai Kelompoknya
Masing-masing akun sudah dikelompokkan masing-masing sesuai sifatnya. Apabila ada akun yang ingin dicatat, tentu harus ditulis sesuai dengan kelompoknya. Misalnya pada kelompok harta memiliki kode 1, maka kode uang kas diletakkan beriringan dengan kode harta.
4. Penulisan Kode Diberi Jarak
Dalam menulis menulis penomoran subgolongan dan nama akun, bisa diberi nomor yang agak berjarak. Jarak nomor yang dilompati berfungsi untuk mempermudah akuntan dalam menyisipkan akun baru apabila datanya baru masuk dan ingin dicatat dalam jurnal.
5. Nama Akun yang akan Diberi Kode Wajib Dipersingkat
Ada banyak akun yang harus dicatat dalam pembukuan. Untuk mempermudah dalam mengubahnya menjadi kode, tentu nama akun tersebut harus dipersingkat. Selain menghemat ruangan, akun tersebut juga lebih mudah diingat dalam kode.
Jenis-Jenis Kode Akun Akuntansi
Untuk menyesuaikan keinginan penggunanya, kode akun dalam akuntansi juga cukup beragam. Seorang akuntan bisa menggunakan salah satu jenis yang dianggap paling mudah atau mengombinasikan beberapa jenis sekaligus.
Jenis-jenis kode akun yang diakui dalam akuntansi meliputi:
1. Sistem Decimal
Kode dengan sistem decimal memiliki ciri khas dari penggunaan angka 1 sampai 9 di dalamnya. Setiap angka memiliki kategori sendiri sesuai dengan keinginan akuntan dalam mengklasifikasikannya.
Sistem ini disebut sistem desimal karena pada dasarnya penulisan kode angka yang satu dengan kode lain dibatasi dengan tanda titik. Namun, saat ini tanda titik sudah banyak yang tidak digunakan untuk mempercepat penulisan kode.
Contoh kode akuntansi dalam sistem desimal adalah:
1 = Aktiva
2 = Kewajiban
3 = Modal
4 = Pendapatan
5 = Beban
Jumlah kode bisa sampai 9 nomor jika jenis akun dalam perhitungannya sangat banyak tergantung kebutuhan. Untuk 4 kode di atas, bentuk penulisannya jika diaplikasikan dalam tabel laporan keuangan adalah sebagai berikut:
1 Aktiva
11 Aktiva Lancar
111 Kas
112 Piutang Usaha
113 Investasi Jangka Pendek
114 Perlengkapan Kantor
115 Piutang Dagang
116 Surat Berharga
117 Pendapatan yang Belum Diterima
118 Beban Dibayar di Muka
12 Aktiva Tetap
121 Kendaraan Kantor
123 Mesin Produksi
124 Perlengkapan Kantor
125 Gedung Kantor
126 Tanah Usaha
2 Kewajiban
21 Kewajiban Lancar
211 Utang Gaji
212 Utang Pajak
213 Utang Wesel
213 Utang Dagang
22 Kewajiban Jangka Panjang
221 Utang Bunga
222 Utang Obligasi
3 Modal
311 Modal Saham
312 Modal Disetor
4 Pendapatan
411 Pendapatan Jasa Produksi
412 Pendapatan Pelatihan
5 Beban
51 Beban Usaha
512 Beban Iklan
513 Beban Gaji
514 Beban Listrik
52 Beban di Luar Usaha
521 Beban Bunga
522 Beban Pajak
2. Sistem Mnemonic
Dilihat dari asal katanya, mnemonic memiliki arti membantu ingatan sehingga kode ini biasa digunakan oleh kalangan yang agak kesulitan dalam mengingat dengan baik.
Sistem mnemonic bertolak belakang dengan sistem desimal. Ciri khas dari kode ini justru menggunakan huruf dengan inisial tertentu yang mudah diingat. Kelebihan sistem ini terletak pada penggunaan huruf awal kode yang memakai inisial pengelompokannya.
Sistem ini tentu lebih mudah dibaca dan diingat oleh mereka yang gampang lupa terhadap kode berupa angka. Meski mengingatnya cukup mudah, penulisan kode dengan sistem ini agak memakan banyak tempat dan terlihat kurang rapi.
Hal inilah yang menuntut akuntan untuk bisa menulis nama akun dengan lebih singkat dan jelas. Dengan begitu, proses pengambilan inisial dari akun tersebut akan lebih sedikit. Kalau terlalu panjang, secara otomatis kode akunnya juga akan lebih banyak dan terlihat memenuhi ruangan.
Adapun contoh kode dengan sistem ini adalah:
AL = Aktiva Lancar
KJL = Kewajiban Lancar
KJP = Kewajiban Jangka Panjang
E = Ekuitas/Modal
P = Pendapatan
B = Beban
Kalau ditulis dalam buku laporan, maka contoh penulisannya adalah:
AL Aktiva Lancar
ALK Kas
- PU Piutang Usaha
KJL Kewajiban Lancar
- UU Kewajiban Utang Usaha
- US Kewajiban Utang Wesel
E Modal Usaha
ES Modal Saham
ED Modal Disetor
P Pendapatan
- Pjl Pendapatan Penjualan
PJ Pendapatan Jasa
PK Pendapatan Komisi
B Beban
BG Beban Gaji
BP Beban Penyusutan
BS Beban Sewa
3. Sistem Kombinasi
Sesuai namanya, sistem kombinasi merupakan penulisan kode akun dengan mengombinasikan antara kode sistem desimal dengan mnemonic. Cara mengombinasikannya biasanya mengambil huruf dari kode mnemonic yang biasa digunakan dan angka dari kode desimal.
Karena sifatnya kombinasi atau perpaduan, tentu kedua kode tersebut tidak dicampur langsung seluruhnya. Namun beberapa huruf awal pada kode mnemonic dan beberapa nomor akhir pada kode desimal.
Posisi peletakannya cukup mudah, yakni kode mnemonic pada bagian depan yang mewakili kode dari jenis kelompok akun. Sementara bagian belakangnya yang terdiri dari golongan dan subgolongan menggunakan kode angka. Berikut contoh kode dan kombinasinya.
- Kode Mnemonic
H = Harta
HL = Harta Lancar
HTB = Harta Tetap Berwujud
HTTB = Harta Tetap Tidak Berwujud
U = Utang
UJPD = Utang Jangka Pendek
UJP = Utang Jangka Panjang
M = Modal
MS = Modal Sendiri
MP = Modal Pinjaman
P = Pendapatan
PU = Pendapatan Usaha
PLU = Pendapatan Luar Usaha
- Kode Decimal
111 = kas
112 = Surat Berharga
113 = Piutang Usaha
132 = Peralatan Kantor
133 = Mesin
142 = Hak Paten
143 = Hak Cipta
211 = Utang Usaha
212 = Utang Gaji
321 = Modal Pinjaman Tunai
412 = Pendapatan Jasa Angkut
413 = Pendapatan Servis
511 = Laba Penjualan Harta
Dari kode mnemonic dan desimal di atas, dapat dikombinasikan menjadi kode sistem kombinasi seperti di bawah ini
HL111 Kas
HL112 Surat-surat Berharga
HL113 Piutang Usaha
HTB132 Peralatan Kantor
HTB133 Mesin
HTTB142 Hak Paten
HTTB143 Hak Cipta
UJPD211 Utang Usaha
UJPD212 Utang Gaji
MP321 Modal Pinjaman Tunai
PU412 Pendapatan Jasa Angkut
PU413 Pendapatan Servis
PLU511 Laba Penjualan Harta
Beragam kode dalam akun akuntansi memang sengaja dibuat bervariasi untuk menyesuaikan kebutuhan dan kemudahan penggunanya. Apabila sulit mengingat angka, tentu kode mnemonic lebih efektif digunakan. Sebaliknya, kalau ingin laporan terlihat rapi bisa menggunakan kode decimal.