Dalam operasional bisnis, pengelolaan persediaan barang memegang peranan yang sangat penting. Stok yang tidak tercatat dan terkontrol dengan baik dapat memicu berbagai permasalahan, seperti kehabisan barang saat permintaan meningkat atau penumpukan produk yang berpotensi menimbulkan kerugian.
Oleh sebab itu, setiap pelaku usaha perlu memahami dan menerapkan sistem pembukuan stok barang agar kegiatan bisnis dapat berjalan lebih teratur, efisien, dan berkesinambungan.
Secara umum, perusahaan terbagi ke dalam berbagai jenis, seperti perusahaan real estate, industri, hingga perusahaan dagang. Di antara ketiganya, perusahaan dagang sangat bergantung pada pengelolaan stok barang yang detail dan akurat.
Hal ini karena persediaan barang dagang menjadi elemen utama yang menentukan kelancaran operasional serta keberlangsungan usaha dalam jangka panjang.
Berikut penjelasan pembukuan stok barang: pengertian, fungsi dan cara membuatnya yang bisa kamu pelajari:
Apa Itu Pembukuan Stok Barang?
Pembukuan stok barang merupakan proses pencatatan arus barang masuk dan keluar secara teratur agar kondisi persediaan di gudang dapat selalu dipantau dengan baik. Pencatatan ini bisa dilakukan secara manual, misalnya menggunakan Excel, maupun secara otomatis dengan bantuan software manajemen gudang atau aplikasi akuntansi.
Tidak sedikit pelaku usaha yang pernah menghadapi kondisi stok kosong saat permintaan sedang tinggi, atau justru sebaliknya, gudang penuh dengan barang yang pergerakannya lambat. Permasalahan seperti ini sering terjadi akibat sistem pencatatan stok yang kurang rapi atau bahkan tidak diterapkan sama sekali.
Ketidakseimbangan persediaan merupakan tantangan umum bagi berbagai jenis bisnis, mulai dari usaha kecil hingga perusahaan berskala besar. Oleh karena itu, pembukuan stok barang masuk dan keluar menjadi solusi dasar yang sangat penting untuk mengelola persediaan secara efektif.
Dengan pencatatan stok yang baik, perusahaan dapat menjaga ketersediaan produk, menghindari penumpukan barang, menekan pemborosan, serta mengelola modal kerja dengan lebih efisien. Selain itu, pembukuan stok juga membantu pengambilan keputusan bisnis yang lebih tepat.
Fungsi Pembukuan Stok
Setelah memahami pengertian buku stok barang, langkah selanjutnya adalah mengetahui fungsi pentingnya dalam pengelolaan persediaan. Pembukuan stok barang memiliki peran strategis dalam membantu kelancaran operasional sekaligus mendukung perkembangan bisnis. Berikut beberapa fungsi utama buku stok barang:
Sebagai Dokumen Pelacakan Persediaan
Buku stok barang berfungsi sebagai dokumen penting untuk memantau seluruh pergerakan persediaan. Melalui pencatatan ini, perusahaan dapat mengetahui mutasi barang, baik perpindahan antar gudang maupun barang yang telah terjual, sehingga alur stok dapat terpantau dengan jelas.
Mengontrol Stok Barang di Gudang
Pencatatan keluar masuk barang membantu pemilik usaha dalam mengawasi jumlah persediaan secara lebih akurat. Dengan data yang tercatat rapi, potensi kesalahan akibat human error dapat segera terdeteksi dan ditangani dengan cepat.
Mencatat Seluruh Pergerakan Barang
Buku stok barang mencatat setiap aktivitas persediaan, mulai dari pembelian barang, barang masuk, retur dari pelanggan, hingga penggunaan barang. Dengan pencatatan yang terstruktur, perusahaan dapat mengetahui kondisi stok secara real-time dan merencanakan pembelian dengan lebih tepat.
Sebagai Alat Pembanding Saat Stock Opname
Dalam proses stock opname, buku stok barang digunakan sebagai acuan untuk mencocokkan data fisik dengan catatan administrasi. Selain itu, pembukuan ini juga dapat dimanfaatkan sebagai bagian dari proses audit untuk memastikan seluruh transaksi tercatat dengan benar.
Meminimalkan Risiko Kecurangan
Pencatatan stok yang tertib dan transparan dapat mengurangi risiko kecurangan, seperti manipulasi data atau penyalahgunaan barang di gudang. Dengan sistem pencatatan yang jelas, setiap pergerakan barang dapat dipertanggungjawabkan.
Dengan menerapkan pembukuan stok barang secara konsisten, bisnis dapat mengelola persediaan dengan lebih efisien, aman, dan terkontrol.
Komponen Penting dalam Buku Stok Barang
Buku stok barang berfungsi sebagai alat utama untuk memantau keluar-masuknya persediaan. Agar pencatatan berjalan efektif dan akurat, terdapat beberapa komponen penting yang sebaiknya dicantumkan di dalamnya, yaitu:
Tanggal Transaksi
Berisi informasi waktu terjadinya barang masuk atau keluar dari gudang. Pencatatan tanggal membantu melacak pergerakan stok secara berurutan dan kronologis.
Kode Barang
Merupakan kode unik yang diberikan pada setiap jenis produk. Kode ini memudahkan proses identifikasi, pencarian, dan pencocokan data, baik pada pencatatan manual maupun sistem digital.
Nama Barang
Menunjukkan nama atau deskripsi lengkap barang yang dicatat. Kolom ini memudahkan siapa pun untuk memahami jenis barang tanpa harus menghafal kode tertentu.
Satuan
Menyatakan satuan penghitungan barang, seperti pcs, dus, kilogram, liter, dan lainnya. Dengan satuan yang jelas, pencatatan jumlah stok menjadi lebih konsisten dan tidak menimbulkan kebingungan.
Jumlah Barang Masuk
Mencatat kuantitas barang yang bertambah ke dalam persediaan. Data ini diisi saat terjadi pembelian, pengembalian barang, atau hasil produksi.
Jumlah Barang Keluar
Berisi jumlah barang yang berkurang dari stok. Biasanya dicatat saat penjualan, penggunaan untuk operasional, atau ketika terjadi kerusakan barang.
Saldo Akhir
Menunjukkan sisa stok barang setelah transaksi masuk dan keluar dilakukan. Saldo ini harus diperbarui setiap kali terjadi perubahan agar data persediaan tetap akurat.
Keterangan
Kolom tambahan untuk mencatat informasi pendukung, seperti nama pemasok, nomor faktur, atau alasan pengeluaran barang. Keterangan ini sangat berguna saat proses audit atau pengecekan ulang.
Harga Satuan (Opsional)
Menampilkan harga per unit barang. Komponen ini diperlukan apabila buku stok juga digunakan untuk memantau nilai persediaan.
Total Nilai Barang (Opsional)
Merupakan hasil perhitungan antara jumlah barang dan harga satuan. Data ini membantu dalam pembukuan keuangan untuk mengetahui total nilai aset persediaan.
Langkah-Langkah Membuat Laporan Stok Barang
Laporan stok barang memiliki peran penting dalam proses pengelolaan dan pengawasan persediaan, terutama bagi bisnis yang memiliki lebih dari satu gudang. Dengan laporan stok yang tertata, Anda dapat memantau kondisi barang secara akurat dan menghindari kesalahan pencatatan.
Berikut beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk menyusun laporan stok barang secara efektif:
Menyiapkan Data Persediaan
Langkah awal adalah mengumpulkan dan menyiapkan seluruh data terkait persediaan barang. Sebaiknya, tunjuk satu orang yang bertanggung jawab khusus untuk mencatat data stok secara teliti dan konsisten.
Dari data ini, Anda dapat mengetahui riwayat transaksi penjualan pada periode sebelumnya, yang nantinya berguna untuk menganalisis performa produk, menentukan target pasar, serta memperkirakan penjualan pada periode berikutnya.
Membuat Perkiraan Kebutuhan (Forecast)
Tahap selanjutnya adalah menyusun forecast atau perkiraan kebutuhan stok. Forecast ini bertujuan untuk menentukan jumlah persediaan yang diperlukan dalam satu periode tertentu, sehingga Anda dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok.
Melakukan Pengecekan Barang Sebelum Disimpan
Sebelum barang dimasukkan ke gudang atau rak penyimpanan, lakukan pengecekan terlebih dahulu. Pada tahap ini, setiap barang sebaiknya diberi tanda atau kode untuk memudahkan identifikasi.
Pengecekan ini juga membantu Anda mengetahui kondisi barang, termasuk mendeteksi produk yang cacat, salah produksi, atau memiliki kekurangan lainnya.
Memberikan Kode pada Setiap Barang
Pemberian kode pada barang bertujuan untuk mempermudah pengelolaan stok dan mempercepat proses pencarian barang. Dengan sistem kode yang jelas, Anda dapat dengan mudah memahami permintaan pelanggan terkait produk tertentu.
Selain itu, pengkodean barang juga mempermudah penataan gudang dan penyusunan laporan persediaan secara lebih sistematis.
Memisahkan Stok Lama dan Stok Baru
Memisahkan antara stok lama dan stok baru akan memudahkan Anda dalam menghitung barang yang sudah terjual maupun yang masih tersisa.
Langkah ini juga membantu proses klasifikasi persediaan, sehingga perputaran barang dapat dikelola dengan lebih baik dan risiko penumpukan stok lama dapat diminimalkan.
Cara Mengatur Stok Barang di Gudang
Mengelola stok barang di gudang dengan baik sangat penting untuk mencegah terjadinya selisih data maupun kerugian akibat kesalahan pencatatan. Oleh karena itu, Anda perlu menerapkan sistem pengaturan stok yang terstruktur dan konsisten.
Menyiapkan Gudang Penyimpanan
Pastikan tersedia gudang yang layak dan terorganisir untuk menyimpan seluruh persediaan barang agar mudah diakses dan dipantau.
Mencatat Data Stok Secara Akurat
Lakukan pencatatan stok dengan teliti dan konsisten untuk menghindari kesalahan data serta mempermudah pengawasan persediaan.
Menyusun Perkiraan Kebutuhan Stok
Buat estimasi jumlah stok yang tersedia dan kebutuhan barang untuk periode tertentu agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan persediaan.
Melakukan Pengecekan Barang Sebelum Disimpan
Periksa kondisi barang sebelum masuk gudang untuk memastikan kualitasnya sesuai dan tidak terdapat kerusakan atau cacat.
Memberi Kode pada Setiap Barang
Gunakan kode khusus pada setiap produk untuk memudahkan penataan, pencarian, serta pencatatan jumlah stok.
Mencatat Barang Masuk dan Keluar Secara Rutin
Perbarui data stok setiap kali terjadi transaksi barang masuk atau keluar agar informasi persediaan selalu akurat.
Tools yang Sering Digunakan untuk Pembukuan Stok Keluar Masuk Barang
Pencatatan persediaan barang masuk dan keluar bisa dilakukan dengan berbagai cara. Jika pada sistem pembukuan zaman dahulu masih dilakukan secara manual (menggunakan kertas dan bolpoin), maka saat ini sudah bisa dilakukan dengan mudah hanya melalui 2 cara yakni:
1. Excel
Microsoft Excel tentu saja sudah menjadi aplikasi yang tidak asing untuk sebuah perusahaan. Aplikasi ini akan memudahkan kinerja karyawan bagian keuangan dalam membuat laporan apa saja, termasuk persediaan barang. Ada beberapa langkah untuk membuat pembukuan stok barang dagang (keluar masuk) yakni:
- Buatlah sheet baru dengan nama “Barang Dagang”. Selanjutnya membuat tabel (kode, nama barang, persediaan awal, masuk, keluar, persediaan akhir).
- membuat headers – blok semua kolom – klik menu insert, pilih “Table” – centang opsi “My Tables Has Headers”.
- Masukkan data barang dagang perusahaan.
- Membuat sheet baru untuk kartu barang masuk (tanggal, kode, nama barang, jumlah).
- Membuat sheet baru untuk kartu barang keluar.
- Buka sheet barang masuk – letakkan kursor di kolom “Nama Barang” – ketik Vlookup (input nama barang yang akan didata). Hal ini juga berlaku pada pencatatan barang keluar.
- Buka kembali sheet “Barang Dagang” – letakkan kursor di kolom “‘Masuk” – ketik rumus =Sumif(tabel kode;tabel data barang;tabel jumlah).
- Untuk mendapatkan jumlah persediaan barang akhir, menggunakan rumus (persediaan awal + barang masuk – barang keluar).
2. Software
Tidak hanya Microsoft Excel saja yang dapat membantu memudahkan pencatatan ketersediaan barang. Ada juga berbagai macam software kekinian yang bisa digunakan tim bagian keuangan, khususnya pencatat stok barang dagang perusahaan. Beberapa di antaranya adalah:
- Fakturama
- Household Register
- Moodah
- Fishbowl
- Stok Inventory
- Right Control
- Inflow Inventory
- Inventory Track
- Ukirama
Cara Membuat Pembukuan Stok Keluar Masuk Barang
Bagian pembukuan bisa menggunakan Microsoft Excel maupun software yang telah tersedia untuk memudahkan mencatat stok barang dagang. Jika ingin menggunakan aplikasi ringan yakni Ms. Excel, berikut langkah-langkahnya:
1. Membuat Tabel Data Barang
- Membuat 6 kolom yang terdiri dari kode, nama barang, persediaan awal, barang masuk, barang keluar dan persediaan akhir
- Pada kolom terakhir dicantumkan jumlah
|
Kode Barang |
Nama Barang |
Persediaan Awal |
Barang Masuk |
Barang Keluar |
Persediaan Akhir |
| AB123 | Susu Bayi | 200 | 100 | 100 | |
| AB321 | Susu Lansia | 50 | 10 | 60 | |
| Dst… | |||||
| Jumlah | 250 | 10 | 100 | 160 |
2. Membuat Tabel Barang Masuk
|
Tanggal |
Kode Barang |
Nama Barang |
Jumlah |
| 11/08/2020 | AB321 | Susu Lansia | 10 |
| 25/08/2020 | AB123 | Susu Bayi | 50 |
| Dst… |
3. Membuat Tabel Barang Keluar
|
Tanggal |
Kode Barang |
Nama Barang |
Jumlah |
| 11/08/2020 | AB123 | Susu Bayi | 100 |
| 25/08/2020 | AB321 | Susu Lansia | 50 |
| Dst… |
Membuat catatan yang rinci mengenai stok barang dagang wajib dilakukan setiap perusahaan, khususnya jenis perusahaan dagang. Hal ini dikarenakan data stok barang dagang digunakan sebagai bahan laporan keuangan, sehingga laba/rugi bisa diketahui. Selain itu, pembukuan ini juga berfungsi sebagai penentu target pemasaran di periode selanjutnya.
Tips Praktis Menyusun Laporan Stok Barang
Menyusun laporan persediaan stok barang menggunakan Microsoft Excel masih banyak digunakan oleh pelaku usaha karena caranya cukup sederhana. Namun, karena prosesnya dilakukan secara manual, dibutuhkan ketelitian dan strategi tertentu agar pencatatan tetap akurat dan tidak memakan banyak waktu.
Berikut beberapa tips yang dapat membantu mempermudah penyusunan laporan stok barang:
Kelompokkan Barang Berdasarkan Jenis
Jika usaha Anda memiliki beragam jenis produk, sebaiknya lakukan pengelompokan barang sesuai kategorinya. Hal ini akan memudahkan proses pencatatan dan pengecekan stok.
Sebagai contoh, pada usaha bahan kue, Anda dapat menggunakan satu rak khusus untuk tepung seperti terigu, sagu, dan tapioka. Rak lainnya dapat digunakan untuk produk cokelat, seperti cokelat bubuk, cokelat batangan, atau meses.
Pengelompokan yang rapi akan mempercepat proses inventaris dan meminimalkan kesalahan.
Simpan dan Cocokkan Nota Penjualan serta Pembelian
Proses input data merupakan tahap paling krusial dalam pencatatan stok. Karena dilakukan secara manual, risiko kesalahan tetap ada. Untuk mengantisipasinya, pastikan Anda selalu mengumpulkan dan menyimpan nota penjualan serta pembelian.
Dengan mencocokkan stok fisik dengan bukti transaksi harian atau data dari aplikasi penjualan yang digunakan, Anda dapat memastikan laporan stok tetap akurat dan mudah disusun.
Kesimpulan
Pembukuan stok barang merupakan elemen krusial dalam pengelolaan bisnis, khususnya bagi perusahaan dagang yang aktivitas utamanya berkaitan langsung dengan persediaan barang. Dengan pencatatan stok yang teratur dan sistematis, perusahaan dapat memantau arus barang masuk dan keluar secara akurat, menjaga keseimbangan persediaan, serta menghindari risiko kekurangan maupun penumpukan stok.
Melalui pembukuan stok barang, bisnis tidak hanya terbantu dalam mengontrol kondisi gudang, tetapi juga memperoleh data penting untuk pengambilan keputusan, penyusunan laporan keuangan, hingga perencanaan strategi penjualan di periode berikutnya. Pelajari bagaimana apa itu RAB bangunan yang bisa kamu pelajari!
Fungsi-fungsi seperti pelacakan persediaan, pengendalian stok, pencatatan pergerakan barang, hingga pencegahan kecurangan menjadikan buku stok barang sebagai alat manajemen yang sangat vital.
Agar pembukuan stok berjalan optimal, diperlukan komponen pencatatan yang lengkap, langkah penyusunan laporan yang jelas, serta pengaturan gudang yang tertib. Perusahaan juga dapat memilih metode pencatatan yang sesuai, baik menggunakan Excel maupun software inventory, sesuai dengan skala dan kebutuhan bisnis.
Dengan menerapkan pembukuan stok barang secara konsisten dan disiplin, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, menjaga kelancaran arus barang, serta mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.