Dalam urusan kerja sama pasti selalu diawali dengan sebuah penawaran hingga akhirnya tercapai sebuah kesepakatan tentang sesuatu. Penawaran memang sangat penting, ketika satu pihak ingin menarik minat pihak yang lain sehingga akan menghasilkan keuntungan bagi kedua belah pihak.
Pengertian Surat Penawaran
Sama seperti namanya, surat ini memang berisikan penawaran. Jadi, surat penawaran adalah surat yang diperlukan dalam transaksi untuk meloloskan sebuah kerja sama yang berisi niat bekerja sama dan keunggulan yang diberikan jika kerja sama sungguh terjadi. Surat ini sangat penting karena menjadi kesan pertama bagi pihak kedua untuk bisa mempertimbangkan penawaran tersebut.
Maka dari itulah pembuatan surat penawaran tidak boleh sembarangan. Ada tata cara dan pola standar yang harus diikuti sehingga pihak kedua akan merasa dihargai dan tidak merasa sedang dipaksa untuk bisa melakukan kerja sama. Bahasa yang baik dan benar serta luas namun sopan adalah kunci dalam pembuatan surat penawaran.
Bentuk dari surat ini biasanya memang berbentuk berkas fisik, namun tidak jarang pula karena zaman yang mulai berubah, surat pun bertransformasi menjadi bentuk digital. Namun baik bentuk fisik maupun digital, keduanya tetap memiliki kaidah penulisan yang sama. Surat ini termasuk surat resmi, jadi harus memiliki kop surat karena sering pula disebut surat dinas yang menunjukkan identitas pemberi penawaran atau pihak pertama.
Sejatinya, penawaran bisa dilakukan baik dalam bentuk lisan maupun tulisan. Sedangkan surat penawaran ini dihadirkan agar terdapat bentuk yang lebih resmi dan pasti akan penawaran yang sudah diberikan. Pihak pertama mengirimkan surat penawaran sebagai legalitas atas penawaran lisan dan kesepakatan tidak tertulis lainnya yang sudah terjadi sebelumnya.
Jadi intinya, surat penawaran adalah surat yang diterbitkan oleh produsen kepada calon pembeli potensialnya yang berisikan semua data yang dibutuhkan berhubungan dengan komoditas yang akan ditawarkan. Dengan adanya surat penawaran, calon konsumen akan lebih teryakinkan karena terdapat informasi yang lebih detail sehingga lebih terpercaya.
Surat memiliki jenis dan kegunaan berbeda-beda. Ada bermacam-macam jenis surat seperti surat penawaran (quotation), surat permohonan, surat tugas, surat undangan, dan surat-surat lainnya.
Isi Surat Penawaran
Dalam surat penawaran terdapat beberapa bagian yang harus ada, antara lain:
- Kop Surat : Hal ini menandakan bahwa surat penawaran yang dikeluarkan penjual adalah surat resmi yang mengatasnamakan badan usaha atau organisasi tertentu.
- Bagian Pembuka : Berupa alamat surat dan juga salam serta perkenalan dari pihak pertama kepada pihak kedua
- Bagian Isi : Berisi maksud dibuatnya surat penawaran tersebut. Hal yang terkait masalah pengadaan barang maupun jasa, harga yang ditawarkan, maupun bentuk kerja sama, pelaksanaan dan keuntungan yang akan didapatkan tercantum di sini.
- Bagian Penutup : Sama seperti surat resmi, di dalam bagian penutup juga merupakan bagian ucapan terima kasih serta kesimpulan dari isi surat penawaran tersebut.
Dalam membuat surat penawaran, hal semacam gambaran tentang kualifikasi pihak pertama juga harus dibeberkan secara jelas dan detail, namun tidak perlu bertele-tele. Hal semacam tenaga ahli yang dipekerjakan, mesin yang digunakan, pengalaman yang sudah dilakukan dan lain-lain ini akan memberikan gambaran pada pihak kedua tentang pihak pertama yang akan dijadikannya rekan kerja.
Testimoni serta portofolio juga merupakan item yang tidak boleh terlewatkan. Dengan memberikan rekam jejak yang baik, pihak kedua bisa mengukur sendiri tingkat keberhasilan kerja sama tersebut. Untuk surat penawaran resmi kepada pihak instansi, maka diperlukan tambahan informasi berupa Nomor Pokok Wajib Pajak dan dokumen resmi lainnya.
Cara Membuat Surat Penawaran Barang atau Jasa
- Bahasa yang digunakan adalah bahasa resmi yang sesuai dengan PUEBI.
- Terdapat identitas jelas pihak pertama dan kedua.
- Perkenalan tentang komoditas yang akan ditawarkan, baik berupa barang, jasa, harga maupun kerja sama.
- Menyertakan daftar komoditas yang ditawarkan secara detail, termasuk masalah harga, baik ketika dijual dalam bentuk satuan maupun partai besar.
- Menyertakan alamat yang jelas, baik alamat pihak pertama atau kedua.
- Terdapat nama penanggung jawab atas terbitnya surat dan lebih baik lagi jika disertai tanda tangan dan stempel.
- Jika surat penawaran tersebut berupa penawaran barang, maka cantumkan jumlah persediaan yang tersedia.
- Mencantumkan kelebihan yang bisa dirasakan oleh pihak kedua, misalnya bebas ongkos kirim, potongan harga untuk pembelian tertentu dan lain sebagainya.
- Menjelaskan perihal cara pembayaran yang beragam, agar pihak kedua bisa lebih leluasa ketika akan bertransaksi. Metode ini bisa berupa pilihan bank untuk pembayaran, alat bayar yang digunakan, sistem uang muka maupun kebijakan finansial lainnya.
- Menjelaskan metode pengiriman komoditas yang ditawarkan, dan juga pilihan ekspedisi yang bisa diajak bekerja
Kapan Surat Penawaran (Quotation) Dibuat?
1. Balasan Surat Permintaan
Biasanya surat penawaran diterbitkan ketika ada surat permintaan sebelumnya dari calon pembeli atau pembeli tetap yang menginginkan untuk repeat order atau memesan kembali. Jika sebelumnya sudah terdapat permintaan, maka jelas isi dari surat penawaran tersebut adalah menjawab permintaan yang sudah diajukan.
Surat penawaran bisa dikirimkan secepat mungkin dari ketika surat permintaan tiba. Atau bisa juga dalam waktu yang sudah ditentukan sebelumnya. Hal ini berlaku pula jika permintaan yang dibuat berupa lisan. Biasanya hal ini terjadi karena penjual dan pembeli sudah akrab atau sudah pernah bekerja sama sebelumnya.
2. Pengajuan Mandiri
Persaingan dalam dunia usaha sudah pasti sangat ketat. Ada banyak kompetitor yang bergerak pada bidang yang sama. Dengan demikian, setiap produsen harus terus berusaha untuk menangkap bola, yaitu mengupayakan untuk mendapatkan konsumen baru maupun konsumen potensial.
Jika kasusnya adalah untuk mendapatkan calon pembeli baru, maka tentu surat penawaran bisa dikirimkan kapan saja. Metode jemput bola ini bisa dilakukan dengan mengirimkan surat penawaran dalam bentuk fisik secara langsung melalui sales, atau bisa juga dengan mengirimkan surel.
Contoh-Contoh Surat Penawaran (Quotation)
1. Penawaran Barang
ETOS KERJA NYATA
Jl. Mangkubumi no.175, Solo, Jawa Tengah, 57129 No.Telepon: (0271) 645268
_______________________________________________
Solo, 24 November 2019
No. 123/Pnwrn / VII/2019
Hal : Penawaran Barang
Lamp. : 3
Kepada
Maju Bersama
Jl. Mangunsarkoro 66 Solo Jawa Tengah
Dengan Hormat,
Bersama surat ini kami PT. ETOS KERJA NYATA yang beralamat di Jl. Mangkubumi no.175, Solo, Jawa Tengah, 57129, bermaksud untuk memberikan penawaran. Kami adalah perusahaan berpengalaman yang bergerak di bidang produksi alat dan perkakas kantor. Selama 5 tahun lebih bekerja di bidang pengadaan ATK ini, kami sudah memiliki klien dari berbagai kalangan di Indonesia. Maka dari itu, kami bermaksud untuk mengajukan kerja sama dengan perusahaan yang Bapak pimpin.
Semua informasi terkait barang yang tersedia, harga hingga cara pengiriman sudah kami sertakan berupa lampiran sebanyak 3 (tiga) lembar. Karena kami merupakan produsen langsung, maka harga yang kami tawarkan jelas bersaing dengan mutu produk yang bisa dipertimbangkan.
Dengan demikian, kami menyampaikan penawaran untuk mendistribusikan dan menjadi pemasok ATK untuk perusahaan Bapak. Besar harapan kami Bapak bersedia mempertimbangkan penawaran yang kami berikan. Atas waktu dan perhatian yang Bapak berikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami
ETOS KERJA NYATA
Cahyaning Wigati
2. Penawaran Harga
MAKIN MAJU SUKSES
Jl. Pucuk Merah II no.76, Solo, Jawa Tengah
_________________________________________________________________________________
Solo, 02 Maret 2020
Nomor : 6/BT/VI/2020
Lampiran : –
Hal : Penawaran Harga
Yth.
Bpk. Sony Matin Abdussalam
(pemilik Toko Berkah Karunia)
Jl. Love Bird No. 78, Surabaya
Dengan Hormat,
Bersama dengan surat ini, kami dari PT. MAKIN MAJU SUKSES, yang bergerak di bidang distributor peralatan elektronik, bermaksud memberikan penawaran beberapa produk unggulan kepada Bapak. Penawaran ini merupakan program khusus pelanggan setia karena selama ini Bapak sudah memberikan kepercayaan kepada kami sebagai mitra usaha. Adapun barang dan harga yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:
- Air Purifier merk Philips seharga Rp1.200.000
- Laptop 14 inch merk Dell dengan harga Rp1.500.000
- Pendingin Ruangan merk Polytron seharga Rp900.000
- TV LED 32 inch merk Sharp seharga Rp3.500.000
- Mesin Cuci merk Daikin seharga Rp1.200.000
Apabila Bapak tertarik dengan barang yang kami tawarkan di atas, maka kami menyediakan kemudahan pembayaran yang bisa Bapak pilih berupa:
- Pembayaran tunai dengan sistem Cash On Delivery (COD)
- Pembayaran menggunakan kartu kredit (Mandiri, BNI dan BCA)
- Pembayaran dengan cicilan, tersedia pilihan cicilan sebanyak 3 kali, 4 kali dan 6 kali dengan uang muka sebesar 50% dari harga yang tertera di atas
Demikian surat penawaran ini kami buat. Besar harapan kami, Bapak dapat mempertimbangkan dan menerima tawaran kami. Terima kasih kami haturkan atas perhatian dan waktu yang Bapak berikan.
Hormat Kami
MAKIN MAJU SUKSES
Jemima Chan
3. Penawaran Jasa
DIGITAL ANGKASA RAYA
Jl. Banaran 39, Sukoharjo, Jawa Tengah
_________________________________________________________________________________
Sukoharjo, 06 April 2020
No : 768/ Pnwrn/ I /2020
Hal : Penawaran
Lamp. : 2
Kepada
Direktur Utama PT. Kusuma Persada
Jl. Anggrek Bulan 88, Solo
Dengan Hormat,
Melalui surat yang kami kirimkan ini, kami dari PT. DIGITAL ANGKASA RAYA, yang bergerak di bidang pembuatan sistem informasi bermaksud untuk memberikan penawaran jasa kepada perusahaan yang Bapak pimpin. Adapun penawaran yang kami berikan adalah terkhusus untuk pembuatan aplikasi penjualan serta pemanfaatan platform digital lainnya, seperti yang kami sertakan dalam lampiran.
Semua informasi terkait bentuk jasa yang kami tawarkan, keunggulan aplikasi dan sistem informasi yang kami berikan, harga, sistem pembayaran dan kemudahan lain yang bisa didapatkan sudah kami cantumkan secara detail di dalam lampiran. Namun, kami juga membuka pintu sebesar-besarnya apabila Bapak ingin berdiskusi maupun bertanya lebih lanjut.
Demikianlah surat penawaran ini kami buat. Kami berharap Bapak dapat bekerja sama dengan kami untuk jangka waktu yang lama. Terima kasih atas segala perhatian dan waktunya.
Hormat Kami
DIGITAL ANGKASA RAYA
Mariska Sefrila
4. Penawaran Kerja Sama
Miracle Clothing
Jl. Antariksa 120, Sukoharjo, Jawa Tengah No. Telepon (0271) 856587
________________________________________________________________________________
LATAR BELAKANG
Sehubungan dengan akan diadakannya reuni akbar SMA Negeri 1 Solo tahun angkatan 1986-2019, maka kami atas nama Miracle Clothing bermaksud untuk memberikan penawaran berupa pengadaan perlengkapan terkait garmen untuk acara tersebut.
Adapun kami adalah produsen kain serta bahan jadi, seperti kaos, tirai, spanduk dan lain sebagainya, yang sudah berdiri sejak tahun 2004 hingga sekarang. Sejak hampir 16 tahun berdiri, kami sudah memiliki konsumen dan rekan dari berbagai kalangan dan wilayah di Indonesia. Produk kami juga sudah masuk ke berbagai departemen store serta toko daring maupun luring lainnya. Kami juga bermitra dengan beberapa UMKM untuk memproduksi beberapa komoditas, tentunya dengan kualitas yang tidak kalah dan dapat bersaing.
MAKSUD DAN TUJUAN
Kami menaruh harapan besar agar Miracle Clothing dan SMA Negeri 1 Surakarta dapat bekerja sama. Untuk jangka pendek adalah kerja sama dalam pengadaan atribut dan keperluan garmen untuk reuni akbar tersebut, serta jangka panjang untuk berbagai keperluan lainnya di masa mendatang.
DATA PERUSAHAAN
– Nama : Miracle Clothing
– Alamat : Jl. Antariksa 120, Sukoharjo, Jawa Tengah
– Telepon : (0271) 856587
Didirikan pada 28 April 2004, Miracle Clothing adalah perusahaan konveksi serta percetakan yang mengutamakan kualitas dalam kinerjanya. Pengerjaan setiap barang yang diproduksi dilakukan oleh tenaga profesional serta berpengalaman, sehingga menghasilkan produk yang bermutu dan sanggup bersaing di pasaran. Selain itu, harga yang kami tawarkan pun relatif terjangkau karena kami memproduksi sendiri mulai dari kain hingga produk jadi lainnya.
PERSETUJUAN KERJA
Semua bentuk kerja sama, perjanjian pembayaran, serta segala hal yang terkait dengan masalah tersebut kami sertakan dalam lampiran bersama dengan surat ini.
PENUTUP
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Kami berharap Bapak dan Ibu dapat mempertimbangkan dan memberikan jawaban kepada kami melalui kontak yang tersedia. Besar harapan kami untuk dapat bekerja sama dengan SMA Negeri 1 Surakarta. Atas perhatian dan waktunya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Ruslan Effendi
Mengajukan surat penawaran merupakan senjata pertama untuk bisa meloloskan sebuah kerja sama. Surat semacam ini penting untuk diteliti terlebih dahulu sebelum dikirimkan ke calon pembeli atau klien.