Sistem pengendalian manajemen merupakan suatu alat yang cenderung digunakan oleh perusahaan untuk mengendalikan berbagai kegiatan secara menyeluruh agar strategi dan program yang telah disusun dapat berjalan secara efektif dan efisien. Dengan sistem ini, perusahaan bisa memantau sejauh mana program berjalan dan memastikan sumber daya yang telah ditetapkan sesuai.
Pengendalian manajemen dilaksanakan dalam berbagai aspek seperti perencanaan operasional perusahaan, koordinasi kegiatan, pengendalian, pelaksanaan dan pembinaan kegiatan. Ingin tahu lebih tentang sistem pengendalian manajemen? Simak ulasan berikut ini!
Definisi Sistem Pengendalian Manajemen Menurut Para Ahli
1. Anthony dan Reece
Sistem pengendalian manajemen menurut Anthony dan Reece adalah influence members of the organization to implement the organization. Di mana sistem pengendalian manajemen mempunyai fungsi pengawasan terhadap aktivitas dalam suatu organisasi agar berjalan sesuai dengan strategi untuk mencapai tujuannya.
2. Suadi
Menurut Suadi, definisi dari sistem pengendalian manajemen ialah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa subsistem dan saling berkaitan seperti akuntansi, penganggaran, pelaporan, pemrograman, dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen dalam mempengaruhi orang lain agar tujuan dari sebuah perusahaan tercapai melalui strategi yang efektif dan efisien.
Karakteristik Sistem Pengendalian Manajemen
Suatu sistem pengendalian manajemen dalam organisasi atau perusahaan harus memenuhi beberapa karakteristik, antara lain:
- Sistem pengendalian manajemen harus selaras dengan tujuan dan strategi organisasi.
- Sistem pengendalian manajemen harus bisa memotivasi manajer dan karyawan agar berusaha mencapai tujuan organisasi.
- Sistem kontrol manajemen yang dibuat harus sesuai dengan struktur organisasi serta bisa bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan manajer individual.
Unsur Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen tersusun atas beberapa unsur. Di bawah ini adalah unsur-unsur sistem pengendalian manajemen beserta penjelasannya.
1. Detector (Pelacak)
Detector atau disebut juga dengan sensor merupakan suatu perangkat yang digunakan untuk mengukur aktivitas sesungguhnya pada proses yang sedang dikendalikan.
2. Assessor (Penilai)
Perangkat ini digunakan untuk menentukan kesesuaian dari peristiwa aktual dengan standar atau ekspektasi yang seharusnya terjadi dengan cara membandingkan dua hal tersebut.
3. Effector (Umpan Balik)
Effector berfungsi untuk mengubah perilaku apabila assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.
4. Jaringan Komunikasi
Pada sistem pengendalian manajemen, jaringan komunikasi digunakan untuk meneruskan informasi antara detector dengan assessor ataupun assessor dengan effector.
Proses Pengendalian Manajemen
Dalam pengendalian manajemen terdapat beberapa proses atau tahap yang harus dilakukan. Tahap-tahap tersebut antara lain:
1. Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis merupakan proses pengambilan keputusan guna menentukan program utama yang akan dilakukan oleh suatu organisasi. Pada tahap ini, organisasi juga harus membuat strategi dan menentukan sumber daya apa yang akan digunakan beserta dengan jumlahnya.
2. Persiapan Anggaran
Tahap kedua ini sangat penting dilakukan dan tidak boleh terlewatkan. Organisasi harus menyusun kembali anggaran-anggaran yang akan digunakan, baik pendapatan maupun biaya dalam tabulasi yang data-datanya langsung diserahkan pada pusat sebagai pertanggungjawaban.
Dengan demikian beban dan risiko yang mungkin terjadi dapat diketahui. Sehingga masing-masing manajer dapat memperkirakan solusi apa yang tepat untuk meminimalisir kerugian yang mungkin terjadi.
3. Pelaksanaan
Pada tahap ini, masing-masing manajer harus melaksanakan sebagian atau seluruh program yang menjadi tanggung jawabnya sesuai rencana awal. Setiap manajer juga diharuskan untuk melapor apa saja yang telah terjadi sebagai tanggung jawab mereka.
4. Evaluasi Kinerja
Setelah seluruh program terlaksana, tiba waktunya untuk melakukan evaluasi kinerja. Evaluasi dilakukan dengan cara membandingkan beban aktual dengan yang seharusnya terjadi pada keadaan tersebut.
Faktor yang Mempengaruhi Sistem Pengendalian Manajemen
Terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi rancangan sebuah sistem pengendalian manajemen, yaitu:
1. Struktur Organisasi, Delegasi dan Desentralisasi
Dalam sebuah organisasi, tingkat delegasi dan desentralisasi harus mengalami perubahan dari satu titik ke titik yang lain guna memenuhi tantangan lingkungan yang terus berubah. Sedangkan untuk pengaturan struktur dipengaruhi oleh anggaran dasar dan konvensi. Seluruh sistem kontrol tersebut dapat mempengaruhi manajemen yang dipraktikkan dalam sebuah organisasi.
2. Ukuran dan Penyebaran Enterprise
Dilihat dari skala usahanya, tentu saja perusahaan kecil memiliki ukuran dan penyebaran enterprise yang berbeda dengan perusahaan besar. Hal ini dapat menjadi ukuran dalam penentuan isi dan sifat dari sistem kontrol yang akan dibuat pada setiap organisasi.
3. Jenis Pusat Tanggung Jawab
Pada setiap subsistem dalam sebuah organisasi, diperlukan sistem kontrol yang yang berbeda-beda. Sistem kontrol harus sesuai dengan pusat tanggung jawab masing-masing subsistem. Kinerja pusat tanggung jawab juga perlu diukur berdasarkan jenisnya apakah dari segi biaya, keuntungan, laba, atau investasi.
4. Sifat dan Pembagian Operasi
Faktor ini sangat penting dalam sistem pengendalian manajemen. Misalnya sebagai contoh, pada industri minyak subunit tidak dapat dibentuk berdasarkan produk. Sedangkan pada berbagai perusahaan dagang besar subdivisi dapat dibentuk atas dasar produk.
5. Anggota dan Persepsinya Masing-Masing
Setiap organisasi pasti memiliki banyak anggota di dalamnya. Dan setiap anggotanya pasti mempunyai persepsi masing-masing mengenai dampak yang mungkin terjadi pada organisasi meliputi kepuasan kerja, sistem kontrol kerja, keamanan kerja, kesejahteraan umum, dan promosi.
Seluruh hal tersebut dapat terjadi pada semua organisasi secara berbeda-beda. Pertimbangan ini dibuat secara signifikan agar bisa menjadi pengaruh sifat dan sisi dari sistem pengendalian manajemen yang dibutuhkan dalam suatu organisasi. Hal ini juga digunakan sebagai pertimbangan ketika sistem kontrol manajemen dirancang.
Tujuan utama diadakannya sistem pengendalian manajemen pada suatu perusahaan adalah agar seluruh kegiatan di dalamnya dilaksanakan sesuai dengan rencana. Apabila terdapat penyimpangan, perusahaan dapat melakukan tindakan perbaikan sesegera mungkin. Selain itu, sistem ini juga dapat meningkatkan akuntabilitas dan menjaga harta milik perusahaan.