Laporan keuangan memiliki peranan sangat penting dalam perkembangan suatu bisnis. Melalui laporan keuangan tersebut tentunya akan menjadikan segalanya terpantau dengan sangat baik, khususnya dalam hal debit, kredit, dan saldo.
Nantinya melalui pemantauan tersebut akan dilakukan evaluasi hingga pengambilan keputusan yang berkaitan erat dengan strategi maupun operasional perusahaan. Biasanya laporan tersebut akan dimuat dalam sebuah buku besar.
Pengertian Buku Besar
Buku besar adalah alat yang dipakai untuk melakukan pencatatan perubahan pada suatu akun yang ditimbulkan karena adanya suatu transaksi keuangan. Nantinya buku ini akan memuat sejumlah perkiraan yang memiliki ikhtisar berupa pengaruh transaksi keuangan terhadap perubahan jumlah akun tertentu.
Buku ini juga populer dengan istilah akuntansi sebagai ledger. Buku ini nantinya akan memuat kumpulan akun yang dipakai guna merangkum transaksi di dalam suatu jurnal. Jadi, ketika para akuntan selesai memuat jurnal, maka berikutnya akan meneruskan penyusunan laporan keuangan dengan buku tersebut.
Bisa dikatakan bahwa buku ini merupakan tahapan terakhir dalam kegiatan akuntansi atau yang juga dikenal dengan book of final entry dengan ringkasan data terklasifikasi. Nantinya pencatatan buku dalam pembukuan ini akan disebut sebagai posting.
Fungsi Buku Besar
Di dalam ledger memang memuat sejumlah laporan keuangan. Namun, lebih detailnya ledger memiliki beberapa fungsi yang cukup bagus dalam pengerjaan akuntansi. Beberapa fungsi ledger tersebut di antaranya seperti berikut:
- Dipakai guna mengumpulkan data-data transaksi finansial dari suatu perusahaan tertentu dan dalam periode tertentu. Pengerjaannya dilakukan secara terus menerus (berkelanjutan). Hal ini sangat penting demi keberlangsungan perusahaan tersebut.
- Ledger dipakai guna menggolongkan data finansial sekaligus guna mengetahui besaran jumlah maupun kondisi rekening (akun). Padahal akun tersebut belum tentu memiliki perbedaan atau justru tidak.
- Ledger juga berfungsi sebagai dasar atau elemen utama penggolongan transaksi yang telah ada. Bukan sekedar itu saja, ledger juga bisa menjadi landasan penggolongan transaksi yang juga sudah dicatat dalam jurnal tertentu.
- Ledger digunakan sebagai bahan maupun muatan informasi guna melakukan penyusunan keuangan suatu perusahaan. Tanpa adanya ledger tentu perusahaan tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Bentuk Buku Besar
Setidaknya ada 4 macam bentuk ledger yang bisa dicermati lebih mendetail. Bentuk buku ledger ini akan dipakai oleh perusahaan dengan menyesuaikan kebutuhan. Jadi, bisa saja antara satu perusahaan dengan perusahaan lain mengalami perbedaan ledger.
1. Bentuk T
Ledger bentuk T merupakan yang paling sederhana di antara bentuk buku sejenis lainnya. Ledger seperti ini, pada bagian kirinya akan menunjukkan debit. Sementara itu, pada sebelah kanan akan menunjukkan kredit. Sementara itu, nama akun akan tertera pada bagian kiri atas dan kodenya di bagian kanan atas.
Biasanya juga terdapat kolom tanggal yang dipakai guna melakukan pencatatan terkait tanggal kejadian adanya transaksi tertentu dalam perusahaan tersebut. Agar lebih memahami seperti apa ledger bentuk T, maka sebaiknya simak contoh bentuknya sebagai berikut:
| Nama Perkiraan | |
| Sisi Bagian Kiri (Debit) | Sisi Bagian Kanan (Kredit) |
Dengan demikian, maka berikut merupakan contoh buku besar bentuk T sederhana.
| Kas | |
| Dr | Cr |
| Rp. 4.000.000,00 | Rp. 600.000,00 |
| Rp. 3.500.000,00 | Rp. 1.100.000,00 |
| Rp. 5.000.000,00 | Rp. 3.000.000,00 |
| Rp. 600.000,00 | |
| Rp. 1.200.000,00 | |
| Total Debit: Rp. 12.500.000,00
Saldo Debit: Rp. 6.000.000,00 |
Total Kredit: Rp. 6.500.000,00 |
Selain itu, juga ada contoh buku ledger yang paling lengkap seperti berikut:
| Perkiraan: Kas | Nomor Perkiraan: 17 | ||||||
| Tgl. | Keterangan | Ref. | Debit | Tgl. | Keterangan | Ref. | Kredit |
| Januari, 2021 | Saldo Awal | Maret, 2021 | Pembelian | ||||
| 01 | Setoran Modal | 1 | Rp. 4.000.000,00 | 03 | Pembelian Kendaraan | 1 | Rp. 7.400.000,00 |
| 03 | Pinjaman Bank | 1 | Rp. 5.000.000,00 | 04 | Pembayaran Hutang | 1 | Rp. 30.000,00 |
| 07 | Pendapatan Jasa | 2 | Rp. 500.000,00 | 09 | Biaya Usaha | 1 | Rp. 300.000,00 |
| Angkutan Penerimaan Tagihan | 1 | Rp. 150.000,00 | Cicilan Hutang dan Bunga | 1 | Rp. 250.000,00 | ||
| Prive | 1 | Rp. 100.000,00 | |||||
| Rp. 10.150.000,00 | Rp. 8.080.000,00 | ||||||
| Total Saldo Akhir | Rp. 2.070.000 | ||||||
2. Bentuk Skontro
Ledger bentuk skontro juga familiar dengan sebutan ledger dua kolom. Maksud dari skontro berarti bagian sebelah menyebelah maupun dibagi menjadi dua, yaitu antara debit dan kredit saling bersebelahan. Cara membuat buku besar bentuk skontro sangatlah mudah seperti berikut:
| Nama Perkiraan: Kas
|
Nomor Perkiraan: 11 | |||||||
| Tanggal | Keterangan | Ref. | Debit | Kredit | Saldo | |||
| Debit | Kredit | |||||||
| 2021, Februari | ||||||||
| 01 | Investasi Motor Matic | Rp. 15.000.000,00 | Rp.15.000.000,00 | |||||
| 02 | Sewa Gedung | Rp.2.000.000,00 | Rp. 13.000.000,00 | |||||
| 03 | Hutang Bank | Rp. 10.000.000,00 | Rp. 23.000.000,00 | |||||
| 04 | Bayar Iklan | Rp.3.000.000,00 | Rp. 20.000.000,00 | |||||
| 05 | Pendapatan Service | Rp. 5.000.0000,00 | Rp. 25.000.000,00 | |||||
| 06 | Bayar Hutang Usaha | Rp.1.000.000,00 | Rp. 24.000.000,00 | |||||
| 28 | Menerima Tagihan | Rp. 1.000.000,00 | Rp. 25.000.000,00 | |||||
| 28 | Prive | Rp. 200.000,00 | Rp. 24.750.000,00 | |||||
3. Bentuk Staffle Berkolom Saldo Tunggal
Jenis ledger ini dipakai jika jumlah transaksinya ada banyak. Kolomnya hanya satu sesuai dengan namanya yakni bentuk staffle berkolom saldo tunggal. Berikut merupakan contoh ledger dengan bentuk staffle kolom saldo tunggal:
| Tanggal | Keterangan | Ref | Debet | Kredit | D/K | Saldo |
4. Bentuk Staffle Berkolom Saldo Rangkap
Ledger dengan bentuk staffle saldo rangkap sebenarnya memiliki bentuk yang hampir sama dengan kolom saldo tunggal. Hanya saja pada ledger berbentuk staffle kolom saldo rangkap, pada bagian saldo dibagi menjadi dua kolom.
| Tanggal | Keterangan | Ref | Debit | Kredit | Saldo | |
| Debit | Kredit | |||||
Cara Posting dari Jurnal Umum ke Dalam Buku Besar
Tidak sulit melakukan posting jurnal umum ke dalam ledger. Setiap akuntan perlu mencermati beberapa langkah berikut sehingga kiranya bisa memudahkan dalam upaya melakukan posting yang berasal dari jurnal umum menuju ke buku ledger.
- Hal pertama yang mesti dilakukan ialah dengan coba memindahkan tanggal kejadian yang ada dalam ke bagian kolom tanggal ledger.
- Pindahkan besaran jumlah debit maupun kredit ke dalam kolom debit dan kredit yang tersedia pada ledger. Perhatikan juga beberapa aturan debit kredit seperti berikut:
| Keterangan | Kredit | Debit |
| Aktiva | Pengurangan (-) | Penambahan (+) |
| Modal | Penambahan (+) | Pengurangan (-) |
| Hutang | Penambahan (+) | Pengurangan (-) |
| Prive | Pengurangan (-) | Penambahan (+) |
| Beban | Pengurangan (-) | Penambahan (+) |
| Pendapatan | Penambahan (+) | Pengurangan (-) |
- Lakukan pencatatan halaman jurnal (ref) ke dalam kolom referensi ledger
- Berikan penjelasan maupun keterangan singkat pada bagian kolom keterangan yang ada dalam jurnal. Kemudian pindahkan ke dalam ledger.
- Posting dari jurnal ke dalam ledger selesai dilakukan. Jangan lupa lakukan dengan cermat sehingga bisa meminimalisir risiko kesalahan posting.
Contoh Transaksi Buku Besar
Agar lebih memahami secara mendetail seperti apa ledger tersebut, maka sebaiknya simak contoh buku besar akuntansi berikut. Contoh berikut merupakan ledger dari Showroom dan Service Mobil Agnes Andini pada Februari 2021:
| Waktu Transaksi | Detail Transaksi | |
| Februari 2021 | 1 | Tn. Hendrick menanamkan modalnya sejumlah Rp. 25.000.000,00. |
| 2 | Memperoleh kredit bank sejumlah Rp. 100.000.000,00. | |
| 3 | Melakukan pembelian perlengkapan service sejumlah Rp. 65.000.000,00. | |
| 7 | Perusahaan melakukan pembayaran uang kontrak gedung senilai Rp. 13.000.000,00 untuk 1 tahun. | |
| 19 | Membeli perlengkapan dari supplier PT. Si Kembar sebesar Rp. 1.400.000,00. | |
| 20 | Menerima pendapatan yang bersumber dari pelanggan untuk service Rp. 52.000.000,00. | |
| 21 | Melakukan pembelian perlengkapan seperti oil, air accu, baut dan sebagainya dari PT. Diki Berjaya Makmur Sentosa sejumlah Rp. 5.500.000,00. | |
| 23 | Penggunaan perlengkapan sejumlah Rp. 4.000.000,00. | |
| 25 | Membayar upah para pegawai Rp. 7.000.000,00. | |
| 26 | Membayar total biaya lainnya sebesar Rp. 2.500.000,00. | |
| 28 | Membayar bank Rp. 6.000.000,00. | |
| 28 | Penyusutan perlengkapan bengkel sebesar Rp. 1.900.000,00. | |
Nama Perkiraan: Kas
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | 1 | Setoran modal Tn. Hendrick | Rp. 25.000.000,00. | – | Rp. 25.000.000,00. |
| 2 | Pencairan kredit bank | Rp. 100.000.000,00 | – | Rp.125.000.000,00 | |
| 3 | Pembelian peralatan | – | Rp. 65.000.000,00 | Rp. 60.000.000,00 | |
| 7 | Pembayaran sewa gedung | – | Rp. 13.000.000,00 | Rp. 47.000.000,00 | |
| 19 | Pembelian perlengkapan | – | Rp. 1.400.000,00 | Rp. 45.600.000,00 | |
| 20 | Penerimaan pendapatan jasa | Rp. 52.000.000,00 | – | Rp. 97.600.000,00 | |
| 21 | Pembelian perlengkapan | – | Rp. 5.500.000,00 | Rp. 92.100.000,00 | |
| 23 | Pemakaian perlengkapan | – | Rp. 4.000.000,00 | Rp. 88.100.000,00 | |
| 25 | Pembayaran gaji dan upah pegawai | – | Rp. 7.000.000,00 | Rp. 81.100.000,00 | |
| 26 | Pembayaran biaya lain-lain | – | Rp. 2.500.000,00 | Rp. 78.600.000,00 | |
| 28 | Pembayaran biaya bank | – | Rp. 6.000.000,00 | Rp. 72.600.000,00 | |
| 28 | Penyusutan perlengkapan bengkel | – | Rp.1.900.000,00 | Rp. 70.700.000,00 | |
Bila perlu nantinya setiap transaksi dibuatkan kolom perkiraan sendiri. Misalnya, kolom khusus perkiraan tentang biaya perlengkapan. Isi kolom tersebut memuat debit, kredit serta sisa saldo perusahaan setelah proses penghitungan selesai. Jadi, setiap tabel akan memuat setiap pengeluaran perkiraan secara detail.
Pada dasarnya tidak sulit membuat ledger. Hanya saja ledger memang perlu dibuat secara rinci dan mendetail sehingga proses penghitungan bisa sesuai satu sama lainnya. Proses pengecekan pun akan terasa jauh lebih mudah diselesaikan dengan adanya ledger.