Dalam kegiatan jual beli, keberadaan dokumen menjadi bagian penting untuk memastikan transaksi berlangsung jelas, transparan, dan sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Di antara berbagai dokumen yang umum digunakan, invoice dan proforma invoice merupakan dua dokumen yang paling sering muncul. Meski tampak serupa, keduanya memiliki fungsi, waktu penggunaan, serta peran yang berbeda dalam proses transaksi.
Banyak pelaku bisnis yang masih menganggap invoice dan proforma invoice sebagai dokumen yang sama, padahal keduanya memiliki tujuan yang berbeda. Invoice adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai tagihan setelah barang atau jasa diberikan, sedangkan proforma invoice merupakan dokumen awal yang berisi gambaran transaksi sebelum proses pengiriman atau pengerjaan dilakukan. Pelajari contoh invoice yang bisa kamu pelajari lebih lanjut.
Memahami perbedaan antara kedua dokumen ini sangat penting bagi penjual maupun pembeli. Baik invoice maupun proforma invoice sama-sama berperan sebagai rincian transaksi yang diberikan penjual kepada pembeli, namun masing-masing memiliki fungsi khusus dalam alur jual beli produk atau jasa. Dengan mengetahui perbedaannya, pelaku usaha dapat menghindari kesalahan dalam pencatatan, pembayaran, maupun komunikasi transaksi.
Berikut penjelasan lebih jauh tentang invoice vs proforma invoice: pengertian, fungsi dan perbedaannya yang bisa kamu pelajari:
Pengertian Proforma Invoice
Proforma invoice adalah faktur sementara yang dikeluarkan penjual kepada pembeli sebelum barang dikirim atau jasa diberikan. Dokumen ini umum digunakan dalam transaksi jual beli, terutama yang melibatkan proses pengiriman bertahap atau transaksi internasional.
Secara sederhana, proforma invoice berfungsi sebagai gambaran awal mengenai rincian barang atau jasa yang akan diterima pembeli, lengkap dengan estimasi biaya yang perlu dipersiapkan. Karena sifatnya masih berupa perkiraan, dokumen ini tidak bersifat final seperti invoice pada umumnya.
Dalam transaksi internasional, proforma invoice sering dipakai sebagai dokumen pendukung untuk kebutuhan administrasi, termasuk pengajuan kredit atau pinjaman di bank dan lembaga keuangan. Selain itu, bagi penjual yang melakukan pengiriman bertahap, proforma invoice berperan sebagai pengingat agar pembeli melakukan pembayaran sesuai kesepakatan sebelum proses pengiriman atau pengerjaan dilanjutkan.
Dengan kata lain, proforma invoice membantu kedua belah pihak memahami detail transaksi lebih jelas sejak awal, sehingga proses jual beli dapat berjalan lebih terstruktur dan transparan.
Fungsi Proforma Invoice
Secara umum, ada tujuh fungsi penting dari proforma invoice yang perlu kamu pahami, yaitu:
- Menyajikan perkiraan biaya yang harus dibayar pembeli sebelum tagihan akhir diterbitkan.
- Mencatat secara lengkap daftar barang atau jasa yang direncanakan untuk dibeli oleh pelanggan.
- Memberikan kesempatan bagi pembeli untuk meminta koreksi jika terdapat ketidaksesuaian antara pesanan dan data yang tercantum.
- Menjadi dokumen resmi yang dapat digunakan sebagai acuan pencatatan dalam pembukuan keuangan.
- Berfungsi sebagai dasar yang sah ketika barang atau jasa tersebut nantinya akan dijual kembali oleh pembeli.
- Dapat dijadikan acuan sebagai faktur pajak dalam kondisi tertentu sesuai ketentuan yang berlaku.
- Menjadi rujukan penting apabila terjadi kesalahan transaksi, misalnya ketidaktepatan jumlah barang yang diterima.
Unsur-Unsur dalam Membuat Proforma Invoice
Untuk membuat sebuah proforma invoice yang baik, maka terdapat unsur-unsur yang harus ada dalam sebuah proforma invoice. Informasi yang terdapat dalam proforma invoice harus lengkap agar pihak pembeli dapat mengetahui mengenai transaksi yang dilakukan dengan pihak penjual. Unsur-unsur yang harus dicantumkan dalam membuat proforma invoice, yaitu:
1. Identitas pengirim
Informasi penting yang harus disertakan dalam proforma invoice adalah identitas pengirim yaitu penjual yang menawarkan barang atau jasa. Informasi mengenai identitas pengirim akan menunjukkan kepada pembeli mengenai pihak mana yang melakukan transaksi tersebut.
2. Tanggal
Tanggal dibuatnya proforma invoice adalah hal yang harus dicantumkan. Tujuan tanggal adalah sebagai tanda waktu kegiatan transaksi terjadi serta untuk mengecilkan terjadinya risiko kesalahan pencatatan keuangan baik untuk penjual maupun pembeli.
3. Rincian produk
Rincian produk berupa informasi mengenai produk atau jasa yang dibeli, harga, jumlah barang, pajak, serta total transaksi harus dimasukkan ke dalam proforma invoice. Selain itu, penjual juga harus menyertakan rincian dan tanggal jatuh tempo pembayaran sesuai perjanjian dengan pembeli.
4. Informasi tambahan
Selain unsur-unsur tersebut, penjual juga bisa menuliskan informasi tambahan yang penting, seperti informasi penjualan atau pemasaran. Sehingga, pihak pembeli dan penjual mengetahui semua informasi penting mengenai transaksi yang berlangsung.
Pengertian Invoice
Invoice adalah dokumen resmi yang dikeluarkan penjual kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan atau disepakati sebelumnya. Dokumen ini berisi informasi lengkap mulai dari jenis barang atau jasa, jumlah yang dibeli, harga satuan, hingga total pembayaran. Menurut KBBI, invoice merupakan daftar barang yang dikirim kepada pembeli yang memuat nama barang, jumlah, serta harga yang harus dibayar.
Dahulu, invoice biasanya dikirim secara manual melalui kurir, yang memakan waktu dan biaya tambahan. Namun, seiring berkembangnya teknologi, invoice digital semakin populer karena jauh lebih cepat, praktis, dan mudah disimpan. Selain informasi produk, invoice juga umumnya mencantumkan tanggal transaksi, tanggal jatuh tempo pembayaran, serta syarat dan ketentuan penjualan yang wajib dipatuhi oleh pembeli.
Dalam praktik bisnis, invoice umumnya dibuat dalam tiga rangkap: satu diberikan kepada pembeli setelah melunasi pembayaran, satu disimpan sebagai arsip penjualan, dan satu lagi digunakan sebagai bukti dalam laporan keuangan. Keberadaan invoice sangat penting karena menjadi acuan resmi antara penjual dan pembeli dalam menyelesaikan transaksi serta mempermudah proses pelaporan pajak di kemudian hari.
Bentuk invoice dapat bervariasi tergantung kebutuhan bisnis. Pada transaksi berskala kecil, invoice biasanya berfungsi sebagai dokumen tagihan sederhana. Sementara dalam transaksi berskala besar, invoice biasanya dilengkapi dengan surat tagihan dan kwitansi sebagai bukti pembayaran. Umumnya, invoice dibuat setelah seluruh transaksi selesai dan digunakan sebagai bukti penjualan, terutama untuk transaksi yang dilakukan secara kredit.
Fungsi Invoice
Secara umum, invoice berperan sebagai dokumen penagihan atas transaksi pembelian yang dilakukan oleh pelanggan. Selain itu, invoice juga memiliki sejumlah fungsi penting lainnya, seperti:
- Memberikan informasi nilai tagihan atau termin pembayaran yang harus diselesaikan oleh pembeli.
- Menjadi dasar pembeli untuk meminta koreksi, jika ada ketidaksesuaian pada jumlah, harga, atau jenis barang/jasa yang diterima.
- Mencatat detail barang atau jasa yang dipesan, sehingga kedua pihak memiliki acuan yang sama terkait transaksi.
- Menjadi dokumen resmi bagi pembeli jika barang atau jasa tersebut akan dijual kembali kepada pihak lain.
- Berfungsi sebagai referensi sah untuk pencatatan akuntansi, sehingga transaksi dapat masuk ke laporan keuangan penjual.
- Menjadi bukti jika terjadi kesalahan transaksi, misalnya jumlah barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan.
- Dapat digunakan sebagai faktur pajak dalam kondisi tertentu, sesuai dengan aturan perpajakan yang berlaku.
Walaupun terdapat kata invoice, proforma invoice dan invoice adalah bentuk dokumen yang berbeda. Pihak penjual perlu memberikan kedua berkas tersebut kepada pihak pembeli sebagai bukti yang jelas terhadap transaksi yang sedang dilakukan.
Unsur-Unsur dalam Membuat Invoice
Informasi yang Tercantum dalam Invoice Meskipun setiap perusahaan mungkin memiliki format invoice yang berbeda, pada dasarnya isi dokumennya tetap mengikuti struktur umum seperti berikut:
1. Informasi Perusahaan
Bagian ini memuat data lengkap milik penjual atau merchant, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, serta situs web. Informasi ini berfungsi untuk mengidentifikasi penjual dan memudahkan pembeli menghubungi pihak terkait jika diperlukan, misalnya saat terjadi keluhan atau klarifikasi.
2. Informasi Pembeli
Invoice juga mencantumkan identitas pembeli, meliputi nama pelanggan atau perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, serta alamat email. Data ini penting untuk memastikan invoice dikirim ke pihak yang tepat.
3. Nomor Invoice
Nomor invoice adalah kode unik yang digunakan untuk membedakan satu invoice dari invoice lainnya. Biasanya disusun secara berurutan, nomor ini membantu proses penelusuran dan pengarsipan dokumen.
4. Rincian Barang atau Jasa
Pada bagian ini terdapat daftar barang atau jasa yang dibeli beserta jumlahnya, harga satuan, dan total biaya. Informasi ini menjadi dasar penagihan kepada pelanggan.
5. Nomor Purchase Order (PO)
Nomor pesanan pembelian digunakan sebagai acuan untuk mencocokkan invoice dengan purchase order yang pernah dibuat. Kesesuaian nomor ini membantu perusahaan memastikan bahwa penagihan dilakukan untuk transaksi yang benar.
6. Syarat Pembayaran dan Detail Pajak
Bagian ini berisi ketentuan pembayaran, seperti metode pembayaran, total tagihan, tarif pajak yang dikenakan, serta tanggal jatuh tempo. Informasi ini memastikan kedua belah pihak memahami cara dan batas waktu pembayaran.
7. Tanda Tangan dan Stempel
Untuk memperkuat keabsahan dokumen, sebagian perusahaan menambahkan tanda tangan dan stempel resmi pada invoice. Ini menjadi bukti bahwa invoice tersebut sah dan dikeluarkan secara resmi.
Perbedaan Invoice dan Proforma Invoice
Invoice adalah dokumen resmi yang berisi rincian barang atau jasa yang dibeli, nilai tagihan yang harus dibayar, serta termin atau batas waktu pembayaran yang harus dipenuhi pelanggan. Invoice biasanya diterbitkan setelah seluruh transaksi selesai, misalnya ketika pesanan kursi sebanyak 500 unit sudah dikirimkan sepenuhnya kepada pembeli.
Berbeda dengan itu, proforma invoice adalah faktur sementara yang dikirimkan sebelum barang dikirim atau sebelum jasa diberikan. Dokumen ini memuat informasi seperti jenis dan jumlah barang, nilai transaksi, hingga detail tambahan seperti berat barang dan estimasi biaya pengiriman. Karena sifatnya hanya sebagai perkiraan atau kutipan harga, proforma invoice belum memiliki kekuatan hukum yang mengikat.
Salah satu perbedaan paling jelas antara invoice dan proforma invoice terletak pada status pencatatan transaksinya. Proforma invoice hanya berupa draft dan masih memerlukan persetujuan dari pembeli sebelum dapat diproses menjadi invoice resmi. Dengan kata lain, transaksi baru dianggap final setelah invoice diterbitkan.
Sebagai pelaku bisnis, penting untuk memahami bahwa meskipun tampak serupa, kedua dokumen ini memiliki fungsi dan status yang berbeda. Proforma invoice dibuat sebelum transaksi dilakukan, sedangkan invoice diterbitkan setelah barang atau jasa benar-benar diterima oleh pembeli.
Selain itu, pelanggan tidak berkewajiban membatalkan proforma invoice jika memutuskan tidak melanjutkan pembelian, dan mereka juga tidak diwajibkan membayar nominal yang tercantum di dalamnya. Proforma invoice juga tidak dapat digunakan untuk pengajuan pengembalian PPN, karena tidak memuat unsur pajak seperti yang ada pada invoice resmi.
Perbedaan lainnya adalah fleksibilitas harga. Nilai yang tercantum pada proforma invoice masih dapat berubah menyesuaikan kondisi, sedangkan harga pada invoice sudah bersifat final dan tidak dapat diubah lagi.
Kesimpulan
Invoice dan proforma invoice merupakan dua dokumen penting dalam proses jual beli yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Meskipun terlihat mirip, keduanya memiliki fungsi, waktu penerbitan, dan kekuatan hukum yang berbeda, sehingga penting bagi pelaku usaha untuk memahami perbedaannya agar transaksi berjalan lebih lancar dan tidak menimbulkan kesalahpahaman.
Proforma invoice adalah faktur sementara yang diberikan sebelum barang dikirim atau jasa dilakukan. Dokumen ini berfungsi sebagai gambaran awal transaksi, berisi estimasi biaya, rincian produk, serta ketentuan yang masih dapat berubah sesuai kesepakatan. Karena sifatnya belum final, proforma invoice tidak memiliki kekuatan hukum seperti invoice resmi dan tidak dapat digunakan untuk pencatatan pajak. Proforma invoice membantu pembeli memahami detail transaksi sejak awal dan bisa digunakan dalam proses administrasi tertentu, termasuk pengajuan kredit atau negosiasi harga.
Sebaliknya, invoice adalah faktur resmi yang diterbitkan setelah transaksi selesai atau barang/jasa sudah diterima pembeli. Dokumen ini bersifat mengikat dan menjadi dasar penagihan pembayaran, pencatatan keuangan, hingga pelaporan pajak. Invoice memuat informasi lengkap seperti identitas penjual dan pembeli, rincian barang/jasa, total tagihan, syarat pembayaran, dan sering kali dilengkapi dengan tanda tangan serta stempel sebagai bukti keabsahan.
Keduanya sama-sama digunakan dalam proses transaksi, namun memiliki peran yang berbeda. Proforma invoice membantu memberikan kejelasan di tahap awal transaksi, sementara invoice menjadi dokumen resmi yang mengesahkan transaksi tersebut. Dengan memahami perbedaan ini, pelaku bisnis dapat mengelola transaksi dengan lebih profesional, akurat, dan sesuai aturan yang berlaku. Pelajari balanced scorecard untuk menambah pengetahuan kerjamu!