Sistem informasi sebenarnya bukan merupakan istilah yang baru. Hanya saja istilah ini belum terlalu umum sehingga wajar bila banyak masyarakat awam yang belum memahami artinya. Jika hendak diartikan secara singkat, maka sistem informasi ini ialah sistem yang akan menghasilkan suatu informasi guna membantu orang atau manusia dalam mengambil keputusan.
Di sisi lain, sistem informasi juga bermakna sistem yang berperan dalam menyediakan informasi untuk kepentingan manajemen dalam mengambil keputusan serta menjalankan operasional perusahaan. Berikut adalah pengertiannya menurut para ahli sekaligus dengan tujuan, fungsi, manfaat serta komponennya yang bisa disimak.
Sistem informasi terbagi ke beberapa jenis. Sistem informasi yang banyak diimplementasikan di dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi antara lain sistem informasi manajemen, sistem informasi eksekutif, sistem informasi akuntansi, sistem informasi keuangan, sistem informasi manufaktur, sistem informasi sumber daya manusia, dan sistem informasi pemasaran.
Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli
1. McLeod
McLeod menyatakan bahwa sistem informasi itu merupakan suatu sistem yang mempunyai kuasa atau kemampuan dalam mengumpulkan informasi dari berbagai sumber serta memanfaatkan berbagai media dalam menampilkan informasi.
2. Erwan Arbie
Erwan Arbie menyatakan bahwa sistem informasi itu merupakan suatu sistem yang ada dalam organisasi dan sistem ini mempertemukan kebutuhan akan pengolahan transaksi harian, bantuan serta dukungan operasi. Sistem yang dimaksud sifatnya manajerial sekaligus membantu menyediakan fasilitas seputar penyediaan laporan yang dibutuhkan.
3. O’Brien
Pendapat O’Brien mengungkapkan bahwa sistem informasi ialah kombinasi dari berbagai unit yang dikelola oleh orang-orang, database atau basis data, komunikasi atau jaringan komunikasi data, perangkat lunak atau software dan perangkat keras atau hardware yang mengoleksi, mengubah serta menyebarkan informasi mengenai bentuk organisasi.
4. John F. Nash
Sementara John F. Nash menyatakan bahwa sistem informasi ialah kombinasi dari prosedur, media, alat teknologi atau fasilitas, manusia serta pengendalian yang memang dimaksudkan untuk mengatur jaringan komunikasi yang sifatnya penting, membantu manajemen serta pemakai intern dan ekstern, proses transaksi yang sifatnya rutin dan tertentu serta menyediakan dasar dalam pengambilan keputusan yang benar.
5. Alter
Jika merujuk pada pendapat Alter, maka yang dimaksud dengan sistem informasi itu merupakan kombinasi antara teknologi informasi, orang, informasi dan prosedur kerja yang diorganisasikan guna mencapai tujuan suatu organisasi
Tujuan Sistem Informasi
Dari berbagai pengertian di atas bisa diketahui dengan jelas bahwa sistem informasi ini bertujuan untuk menghasilkan informasi. Informasi yang dimaksud ialah informasi yang gampang dimengerti serta bisa diterjemahkan oleh setiap orang yang berkepentingan dengan informasi tersebut.
Terkait dengan hal ini, ada 3 syarat utama yang harus dipenuhi dalam upaya membuat suatu informasi bisa menjadi informasi yang berguna, antara lain.
- Keakuratan informasi yang hendak disampaikan sehingga kemudian tidak menimbulkan salah paham
- Ketepatan waktu informasi yang hendak disampaikan
- Relevansi informasi yaitu informasi wajib berasal dari sumber yang terpercaya dan juga jelas
Fungsi Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai sejumlah fungsi yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Mengembangkan proses perencanaan yang lebih efektif
- Mengidentifikasi kebutuhan atau keperluan akan keterampilan pendukung sistem informasi
- Memahami sekaligus mengantisipasi konsekuensi ekonomi
- Menetapkan investasi yang akan ditujukan pada sistem informasi
- Memperbaiki produktivitas dari aplikasi pengembangan serta pemeliharaan sistem
- Menjamin ketersediaan akan kualitas serta keterampilan dalam hal memanfaatkan sistem informasi
- Meningkatkan kemungkinan aksesibilitas data secara efisien dan juga efektif kepada para pengguna sekalipun tanpa adanya perantara sistem informasi
Manfaat Sistem Informasi
Sistem informasi ini mempunyai banyak manfaat baik itu khusus bagi pihak manajemen maupun untuk perusahaan atau organisasi secara keseluruhan. Kurang lebih manfaat dari sistem informasi ini ialah sebagai berikut:
- Untuk meningkatkan produktivitas sekaligus penghematan biaya perusahaan atau organisasi
- Memberikan kemudahan terutama kepada pihak manajemen dalam merencanakan, mengawasi, mengarahkan serta delegasi kerja seluruh departemen yang mempunyai koordinasi atau hubungan
- Meningkatkan kualitas dari tenaga atau sumber daya manusia mengingat unit sistem kerjanya lebih terkoordinasi dan sistematis
- Meningkatkan efektifitas dan efisiensi data secara realtime dan akurat
Selain manfaat tersebut, ada juga manfaat lainnya yang sebenarnya sangat berpengaruh bagi usaha yang dijalankan organisasi atau perusahaan namun manfaat ini seringkali tidak berwujud. Misalnya, bisa meningkatkan kepuasan konsumen dan karyawan.
Komponen Sistem Informasi
Tentunya sistem informasi mempunyai sejumlah komponen yang membuatnya mampu mendukung kelancaran aktivitas bisnis. Komponen tersebut antara lain:
1. Input atau Masukan
Komponen ini ialah data yang dimasukkan dalam sistem informasi agar bisa diproses. Data ini adalah data yang harus valid sehingga bisa menjadi informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan.
2. Proses atau Prosedur
Data yang diinput atau dimasukkan dalam sistem informasi ini akan diproses menggunakan prosedur khusus sehingga bisa menghasilkan output atau keluaran yang sesuai. Prosedur yang dimaksud bisa berupa logika, model matematika serta algoritma atau langkah-langkah yang pastinya telah diimplementasikan oleh sang pengembang sistem.
3. Output
Begitu data yang diinput selesai diproses, nantinya sistem akan memberikan output yang sesuai dengan keinginan pengguna sistem. Output yang dimaksud ialah informasi yang berguna yang bisa menolong pengguna sistem dalam mengambil keputusan.
4. Basis Data atau Database
Ini merupakan kumpulan dari data yang sifatnya saling berhubungan serta disimpan dalam suatu sistem. Dalam hal ini, data yang dimasukkan tadi akan diproses sekaligus dicocokkan dengan data yang terdapat dalam basis data. Apabila nanti ada kecocokan, maka sistem akan memberikan output yang pastinya sesuai dari database tersebut.
5. Teknologi
Ini adalah perangkat keras atau alat yang dimanfaatkan dalam menjalankan sistem informasi. Ada banyak contoh dalam hal ini misalnya smartphone, laptop, komputer dan lain sebagainya. Alat ini nantinya dimanfaatkan baik dalam menginput data, memproses data, menyimpan data, mengakses data sekaligus menghasilkan output.
6. Kontrol Pengendalian
Ini sengaja dilakukan guna memelihara sistem sekaligus mengamankannya dari berbagai gangguan. Gangguan yang dimaksud dapat berupa serangan hacker, bencana, human error maupun gangguan yang lainnya.
Sistem informasi dimanfaatkan dalam menghasilkan suatu informasi yang bisa dimanfaatkan dalam mengambil keputusan sehubungan dengan maksud untuk meraih tujuan tertentu. Mengingat manfaatnya tersebut, tentu dapat dipahami bahwa sistem informasi itu adalah suatu hal yang sangat penting.