Kuitansi

Di era seperti saat ini, kuitansi tidak hanya digunakan di toko-toko besar saja, namun sudah merambah ke toko-toko kecil juga. Kuitansi merupakan sebuah tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi jual beli.  Dalam pembuatan kuitansi, biasanya akan disertai dengan materai 3000 atau 6000.

Penggunaan materai bertujuan untuk memperkuat kuitansi sesuai dengan undang-undang perpajakan yang diberlakukan dan keperluan transaksi. Untuk mengenal lebih jauh mengenai kuitansi, berikut ini penjelasan selengkapnya:

Fungsi Kuitansi

Kuitansi memiliki fungsi sebagai tanda bukti bahwa telah terjadi sebuah transaksi pembayaran atau penyerahan sejumlah uang. Kuitansi juga bisa berfungsi sebagai nota tagihan dimana orang tersebut harus menyerahkan sejumlah uang yang harus dibayarkan.

Ketika orang tersebut sudah membayar sejumlah uang yang ditagihkan, nantinya kuitansi tersebut akan diserahkan kepada orang tersebut sebagai tanda bukti bahwa ia telah membayar tagihan tersebut.

Kuitansi ini dapat digunakan untuk berbagai transaksi pembayaran seperti pembayaran sewa rumah, pembayaran utang, dan berbagai transaksi lainnya. Berikut ini beberapa fungsi dari kuitansi:

• Pembeli dapat menandatangani bukti bahwa ia telah menyerahkan sejumlah uang kepada penjual, sehingga ketika ada sesuatu yang kurang atau rusak/cacat, pembeli dapat mengajukan klaim ganti rugi karena transaksi yang dilakukan merupakan transaksi sah.
• Sebagai tanda bukti transaksi pembayaran bagi penjual bahwa ia sudah menerima sejumlah uang dari pembeli.
• Sebagai bukti tertulis yang bisa disajikan di persidangan apabila ada masalah atau gugatan.

Ciri-Ciri Kuitansi

Sebagai tanda bukti pembayaran yang sah, kuitansi memiliki beberapa ciri atau karakteristik yang membedakannya dari surat-surat lainnya. Ciri kuitansi antara lain sebagai berikut:

• Terdapat 2 bagian, yaitu bagian kiri sebagai sub kuitansi yang dijadikan sebagai bukti bagi penerima uang dan bagian kanan untuk diberikan kepada seseorang yang melakukan pembayaran.
• Dibuat secara rangkap di mana bagian atas (asli) nantinya akan diberikan kepada orang yang membayar, sedangkan bagian bawah dijadikan sebagai arsip bagi penerima uang.
• Memuat berbagai informasi penting seperti nama lengkap orang yang melakukan pembayaran atau menyerahkan sejumlah uang, jumlah uang yang dibayarkan, tempat dan tanggal terjadinya transaksi, dan nama lengkap, serta tanda tangan penerima uang.

Dalam kehidupan sehari-hari, pengertian antara kuitansi, nota, dan faktur sering disamaratakan. Dilihat berdasarkan fungsinya, ketiganya memang memiliki kesamaan yaitu sebagai bukti transaksi yang sah. Perbedaan dari ketiganya terletak pada format dan penggunaannya.

Nota merupakan bukti pembelian barang secara tunai yang biasanya dibuat ganda/rangkap yaitu satu lembar untuk pembeli dan satu lembar untuk penjual. Sementara itu, pengertian faktur adalah dokumen komersial yang menjelaskan transaksi antara penjual dan pembeli, baik tunai atau kredit.

Sebagai contoh misalnya dalam transaksi pembelian secara kredit, maka invoice akan menentukan syarat perjanjian transaksi dan berisi informasi mengenai metode pembayaran yang tersedia. Untuk memudahkan dalam memahami ciri-cirinya, berikut ini perbedaan antara kuitansi dengan invoice:

Perbedaan
Kuitansi	Invoice
Dokumen/surat sebagai bukti pelunasan pembayaran barang atau jasa.	Dokumen/surat tagihan yang diberikan penjual kepada pembeli.
Berisi tentang tujuan pembayaran, besaran nominal uang yang dibayarkan, dan informasi data diri pihak pemberi dan penerima uang.	Berisi rincian pembayaran secara detail beserta tenggat waktunya.

Cara Mengisi Kuitansi

Sebagai bukti pembayaran yang sah, penulisan atau pengisian kuitansi harus dilakukan dengan benar dan sesuai dengan format yang tepat. Berikut ini cara menulis kwitansi yang benar dan sesuai:

1. Siapkan Blangko Kuitansi yang Dilengkapi Lembar Berkarbon

Ketika akan membuat kuitansi secara manual, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyiapkan blangko kuitansi berkarbon sebagai tembusan. Lembar berkarbon pada blangko kuitansi ini bertujuan untuk memudahkan dalam penulisan kuitansi.

Dengan begitu, pengisian kuitansi cukup dilakukan sekali saja dan langsung tertulis sebanyak 2 lembar. Satu lembar asli untuk diberikan kepada orang yang membayar, sedangkan satu lembarnya lagi yang berupa salinan disimpan oleh penerima uang sebagai arsip bukti penjualan dan penerimaan uang.

2. Tulislah Menggunakan Bolpoin Tinta Hitam

Cara mengisi kwitansi yang benar yaitu dengan menggunakan bolpoin tinta hitam. Penggunaan tinta hitam ini bertujuan untuk memastikan keaslian kuitansi tersebut. Hindari penulisan kuitansi menggunakan pensil atau bolpoin dengan tinta warna terang.

Hal ini perlu diperhatikan agar tinta tidak mudah luntur atau pudar, karena fungsi kuitansi sebagai bukti pembukuan jangka panjang. Penulisan kuitansi juga harus dilakukan dengan menggunakan tulisan atau huruf yang cukup besar dan jelas agar memudahkan untuk dibaca.

Apabila menggunakan blangko kuitansi dengan lembar berkarbon, pastikan untuk menekannya bolpoin saat menulis agar tulisan bisa tembus dan tersalin ke lembar kertas kuitansi di bawahnya.

3. Gunakan Blangko Kuitansi yang Sudah Tercantum Nama Perusahaan atau Bubuhkan Stempel Perusahaan

Contoh penulisan kwitansi yang benar dan sah secara hukum harus disertai dengan nama perusahaan atau stempel perusahaan, baik di bagian atas atau bagian bawah blangko kuitansi sesuai dengan aturan hukum yang berlaku.

Dengan adanya nama perusahaan atau stempel perusahaan, maka dapat menjadi bukti bagi pembeli bahwa produk yang diperjualbelikan benar-benar berasal dari bisnis atau perusahaan tersebut secara legal. Nantinya, blangko kuitansi ini bisa dijadikan sebagai referensi apabila diperlukan.

4. Tulis Semua Informasi yang Dibutuhkan Secara Lengkap

Ketika membuat kuitansi, baik secara manual maupun menggunakan formulir yang diunduh dari program komputer, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan misalnya penulisan data penjual dan pembeli secara detail.

Sebagai tanda bukti transaksi pembayaran yang sah, nama penjual dan pembeli harus ditulis lengkap. Tulis pula tempat dan tanggal transaksi, data produk yang diperjualbelikan, nominal uang yang dibayarkan, dan cara pembayarannya. Bubuhkan juga tanda tangan penjual dan pembeli agar sahih.

5. Tulis Informasi yang Dibutuhkan Secara Lengkap

Saat menulis kuitansi pembayaran sewa, maka tulislah informasi yang dibutuhkan secara lengkap. Apakah penyewa melakukan pembayaran secara tunai atau menggunakan cek untuk mencatat uang yang dikeluarkan, dan seterusnya.

Kuitansi yang diperlukan oleh pemberi sewa ini dapat dijadikan sebagai bukti bahwa biaya sewa sudah diterima. Pemberian kuitansi kepada penyewa ini bersifat wajib sesuai dengan aturan hukum yang berlaku.

Ada beberapa informasi yang harus dituliskan dalam kuitansi pembayaran sewa antara lain jumlah atau nominal uang sewa yang harus dibayarkan, tanggal transaksi pembayaran, nama lengkap penyewa dan pemberi sewa, serta alamat lengkap properti yang disewakan.

Selain itu, harus dicantumkan pula periode sewa yang dibayarkan, cara pembayaran sewa apakah dilakukan secara tunai atau cek, dan harus dibubuhkan tanda tangan penyewa dan pemberi sewa.

Hal tersebut dilakukan agar kuitansi tersebut terbukti sah dan kedua pihak sudah bersepakat dengan transaksi tersebut.

6. Gunakan Format Blangko Kuitansi yang Bisa Didownload Melalui Internet

Selain menggunakan blangko kuitansi manual, penulisan kuitansi bisa dilakukan dengan mendownload format blangko kuitansi secara online melalui internet. Unduh format blangko kuitansi sesuai kebutuhan, kemudian cetak dan bubuhkan stempel perusahaan atau instansi.

Selain cara-cara di atas, ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat menulis kuitansi. Berikut ini beberapa poin penting cara mengisi kwitansi yang benar:

• Jangan pernah menandatangani blangko kuitansi kosong untuk menghindari penyalahgunaan blangko.
• Tulis informasi selengkap dan sedetail mungkin, karena kuitansi bisa dijadikan sebagai dokumen arsip untuk membuktikan adanya transaksi jual beli.
• Tulis nama tempat dan tanggal terjadi transaksi secara berdekatan dengan tanda tangan penerima uang.
• Berikan sebuah tanda akhir tulisan agar kuitansi tersebut tidak bisa ditambahkan kata-kata lagi atau diubah, untuk menghindari kecurangan oknum yang berpotensi merugikan salah satu pihak.
• Penulisan jumlah uang atau besarnya nominal harus ditulis menggunakan angka dan huruf.
• Bubuhkan tanda tangan dan materai agar kuitansi tersebut dianggap sah secara hukum.

Sebagai bukti pembayaran yang sah, kuitansi harus disimpan dengan baik. Apabila di kemudian hari terjadi pelanggaran atau permasalahan antara kedua belah pihak yang melakukan transaksi, maka kuitansi tersebut bisa menjadi bukti di pengadilan.