Sebuah lembaga maupun perusahaan harus bisa menyimpan dokumen atau arsip penting dengan baik. Arsip tersebut memiliki banyak kegunaan, baik berhubungan langsung dengan pekerjaan yang sedang dilakukan maupun tidak.
Kearsipan merupakan bentuk dari pertanggungjawaban perusahaan yang berisi setiap kegiatan yang telah dilakukan di perusahaan. Untuk mengurus kearsipan dengan baik, umumnya terdapat orang profesional yang secara khusus mengatur arsip-arsip penting di perusahaan maupun lembaga.
Definisi Kearsipan
Administrasi kearsipan merupakan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan bidang penyimpanan dokumen maupun surat. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi.
Kearsipan merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan proses pencatatan, penerimaan, pengiriman, penyingkiran, serta pemusnahan suatu surat.
Sementara itu, arsip merupakan catatan dalam bentuk warkat yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf, angka, maupun gambar yang mempunyai tujuan atau makna sebagai bahan informasi serta komunikasi.
Arsip tidak bisa disimpan secara sembarangan terdapat prosedur yang tepat dalam penyimpanan suatu arsip. Terdapat dua macam penyimpanan arsip, yaitu penyimpanan arsip sementara atau file pending dan penyimpanan tetap atau permanent file.
Tujuan Kearsipan
Kearsipan memiliki peran sebagai pusat informasi yang dapat membantu seseorang mengingat suatu naskah tertentu. Kearsipan juga merupakan tempat untuk dokumentasi arsip.
Arsip dapat dipakai oleh pimpinan perusahaan untuk mengambil suatu keputusan dengan tepat mengenai masalah yang sedang terjadi. Kearsipan memiliki banyak tujuan penting dalam pelaksanaannya. Berikut tujuan kearsipan, yaitu:
- Kearsipan digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dari perusahaan atas pelaksanaan serta pengelolaan suatu usaha.
- Kearsipan ada supaya setiap bidang kerja dalam perusahaan tidak terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang sudah tidak terpakai.
- Kearsipan akan memelihara arsip supaya tetap aman dan teratur.
- Apabila memerlukan arsip, bisa ditemukan dengan waktu yang cepat.
- Kearsipan akan menjaga kerahasiaan dari suatu arsip.
- Arsip dapat terjaga kelestariannya dengan baik.
Fungsi Arsip
Setiap perusahaan harus memiliki arsip yang tercatat dengan baik sebagai bentuk dokumentasi yang jelas. Arsip dapat digunakan untuk membantu pekerjaan yang sedang dilakukan saat ini maupun untuk kegiatan di masa depan yang memerlukan data-data terdahulu.
Arsip memiliki fungsi yang cukup penting bagi suatu instansi. Fungsi arsip berdasarkan Drs. Anhar, yaitu:
- Arsip adalah alat penyimpanan warkat.
- Arsip adalah alat bantuan untuk perpustakaan.
- Kearsipan merupakan penyimpanan secara teratur dan tetap untuk warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
- Arsip sebagai penyimpanan warkat-warkat dari keputusan yang telah diambil.
Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan atau pelaksanaan. Arsip dinamis masih digunakan secara langsung untuk kegiatan perusahaan sehari-hari. Berdasarkan fungsinya arsip dinamis memiliki sifat yang masih bisa berubah baik dari segi nilai maupun arti.
Berikut fungsi dari arsip dinamis berdasarkan fungsi serta kegunaan, yaitu:
- Arsip aktif merupakan arsip yang masih bisa dipakai dalam berlangsungnya suatu pekerjaan. Arsip aktif masih bisa diperoleh di unit pengelola perusahaan pada masa transisi antara aktif dan inaktif.
- Arsip semi aktif merupakan arsip dari segi frekuensi, yang dimiliki mengenai penggunaan telah mengalami penurunan pada masa transisi antara aktif dengan inaktif.
- Arsip inaktif merupakan arsip yang jarang dipakai dalam aktivitas kerja sehari-hari dan biasa disebut juga sebagai arsip semi statis.
Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipakai secara langsung dalam proses perencanaan maupun penyelenggaraan. Arsip statis adalah jenis arsip yang sudah tidak dipakai dalam aktivitas kerja suatu perusahaan secara langsung.
Arsip statis adalah arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi secara khusus yang merupakan bahan pertanggungjawaban.
Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip merupakan arsip dengan nilai yang didasari manfaat untuk kepentingan pemakaian arsip. Terdapat dua jenis nilai guna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Berikut penjelasan nilai guna primer dan nilai guna sekunder, yaitu:
1. Nilai Guna Primer
Nilai guna primer adalah arsip yang mempunyai nilai tetapi didasari dengan kegunaan untuk pembuatan arsip. Nilai guna primer terdiri dari:
a. Nilai Guna Administrasi
Nilai guna administrasi merupakan arsip yang digunakan sebagai kebijakan dan prosedur persyaratan saat terdapat suatu kegiatan. Hal tersebut hanya berlaku untuk organisasi yang membuat arsip.
b. Nilai Guna Hukum
Suatu arsip yang menjelaskan informasi dapat dipakai sebagai bahan untuk pembuktian dalam bidang hukum.
Artinya, arsip memiliki hak dan kewajiban untuk jangka pendek atau jangka panjang bagi pegawai dari suatu instansi pemerintahan atau swasta yang ada di kontrak, sewa-menyewa, dan lainnya.
c. Nilai Guna Keuangan
Arsip dapat disebut memiliki nilai guna keuangan jika arsip mengandung setiap transaksi serta pertanggungjawaban keuangan.
d. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi
Arsip yang berisi data ilmiah serta teknologi dari hasil penelitian yang telah dilakukan.
2. Nilai Guna Sekunder
Nilai guna sekunder adalah arsip yang mempunyai nilai tetapi didasari dengan kegunaannya untuk keperluan perusahaan atau umum. Arsip dapat digunakan sebagai bahan bukti serta pertanggungjawaban dari suatu kegiatan. Nilai guna sekunder arsip meliputi:
a. Nilai Guna Kebuktian
Arsip memiliki fungsi untuk memperlihatkan fakta serta keterangan yang dapat dipakai untuk menjelaskan perihal pendirian suatu instansi, pengembangan serta fungsi dan tugas, dan menjelaskan hasil dari suatu tugas yang dilakukan dalam suatu kegiatan.
b. Nilai Guna Informasional
Arsip yang berisi mengenai segala macam kepentingan untuk sejarah dan penelitian.
Jenis-Jenis Arsip
Berdasarkan perundang-undangan serta sudut hukum, terdapat dua jenis arsip yang juga tercatat dalam Depkes No. 43 Tahun 1971. Berikut penjelasan dari jenis-jenis arsip, yaitu:
1. Arsip Otentik
Arsip otentik adalah arsip yang membubuhkan tanda tangan asli dengan tinta. Hal ini berarti bahwa tanda tangan tersebut bukan film maupun fotokopi.
Tanda tangan digunakan sebagai bukti tanda yang sah dari arsip tersebut. Arsip otentik dapat dipakai sebagai bentuk bukti hukum yang sah.
2. Arsip Tidak Otentik
Arsip tidak otentik adalah jenis arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli menggunakan tinta. Arsip tidak otentik bisa merupakan arsip bentuk film, mikrofilm, fotokopi, jenis keluaran (hasil print out komputer), serta media komputer seperti disket dan bentuk lainnya.
Arsip adalah dokumen yang sangat penting dan harus disimpan secara baik. Arsip perusahaan yang berisi catatan penting perusahaan bisa digunakan sewaktu-waktu, ketika diperlukan sebagai bukti penting dari suatu kegiatan yang telah terjadi.