HI Sahabatnesia.com, Surat merupakan suatu bentuk komunikasi yang hingga saat ini masih digunakan, baik dalam hal urusan pribadi ataupun alat bertukar informasi secara formal dan profesional. Kop surat terdiri atas kop surat resmi dan kop surat tidak resmi. Simak ulasan berikut ini untuk mengetahui beragam contoh kop surat.
Kop Surat Adalah
Bentuk identitas dari sebuah perusahaan atau instansi agar penerima surat dapat mengetahui dari mana surat tersebut berasal serta lembaga apa yang mengirimkan surat. Kop surat atau yang biasa dikenal dengan kepala surat tergolong bagian surat resmi yang terletak pada bagian paling atas surat.
Fungsi Kop Surat
● Sebagai Alat Pengenal
Fungsi utama kop surat yaitu sebagai alat pengenal atau identitas. Dalam kop surat terdapat logo surat yang bisa membedakan antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Selain itu, melalui logo itu perusahaan bisa melakukan branding untuk mengenalkan bisnis yang sedang dikelola.
● Sebagai Pemberi Informasi Mengenai Lembaga atau Instansi
Contoh kop pada surat sangat beragam dan sesuai dengan ciri khas masing-masing perusahaan. Selain sebagai identitas, kop surat mampu memberikan informasi terkait perusahaan tersebut. Dari data yang disediakan, penerima surat akan mendapatkan informasi dari pengirim surat tersebut.
● Sebagai Media Iklan atau Promosi
Melalui kop surat, perusahaan juga bisa sambil melakukan promosi terhadap bisnis yang sedang dikembangkan secara tidak langsung. Promosi tidak langsung ini biasanya dilakukan dengan memberikan informasi mengenai identitas pengirim yang tepatnya ada di kop surat.
Jenis-Jenis Kop Surat
Kop surat dibagi menjadi dua jenis yaitu kop surat resmi dan kop surat tidak resmi. Kop surat resmi terletak pada bagian atas tengah serta dilengkapi dengan identitas serta logo instansi yang dikirim. Jenis kop surat resmi biasanya dikirim dari perusahaan atau instansi tertentu.
Sedangkan kop surat tidak resmi biasanya tidak menggunakan logo, hanya sekedar nama dan identitas singkat saja. Tata letaknya biasanya berada di tepi surat dan pada bagian tengah. Penggunaan kop surat tidak resmi kerap dipakai untuk kepentingan pribadi, misalnya surat lamaran kerja.
Isi Kop Surat
Kop surat yang baik dan benar itu harus memuat beberapa komponen penting, yaitu nama perusahaan, instansi, logo perusahaan dan juga alamat. Keseluruhan komponen tersebut harus ditulis dengan benar dan selengkap-lengkapnya. Baca juga surat lamaran pekerjaan.
Cara Membuat Kop Surat
Pembuatan kop surat bisa dilakukan dengan menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel. Jika ingin membuat kop menggunakan Microsoft Word, maka langkahnya:
Klik menu header
Tulis nama, identitas, alamat perusahaan
Klik insert-picture
Pilih logo perusahaan yang akan dipasang
Beri garis pemisah
Jika ingin membuat kop surat menggunakan Microsoft Excel, maka caranya:
Pilih salah satu sel dalam worksheet
Tulis nama, identitas, alamat dan perusahaan menggunakan fungsi “merge” agar lebih rapi
Klik insert-picture dan masukkan logo pada sel yang kosong
Beri garis pemisah di bawah kop
Contoh Kop Surat Resmi dan Tidak Resmi
● Contoh Kop Surat Yayasan
terdiri atas logo, nama yayasan, nama SMA, kota, NSS, akreditasi dan alamat sekolah. Dari informasi tersebut, orang yang menerima surat mudah mengetahui surat berasal dari SMA terpadu terbaik.
● Contoh Kop Surat Perusahaan
Contoh kop surat perusahaan word terdiri atas nama perusahaan berada pada bagian paling atas. Dibawah nama diberi alamat, logo, nomor telepon, fax, website dan email.
● Contoh Kop Surat Organisasi
Kop surat organisasi berisi keterangan nama organisasi, logo organisasi, nama fakultas atau jurusan, nama dan logo universitas atau sekolah, alamat serta nomor telepon.
● Contoh Kop Surat Sekolah
Kop surat sekolah biasanya memuat nama pemerintahan, dinas pendidikan, nama sekolah, alamat, logo sekolah.
● Contoh Kop Surat Universitas
memuat logo universitas, nama universitas di sisi paling atas, bawah nama diberi alamat, nomor telepon, fax, situs web dan juga email yang bisa dihubungi.
● Contoh Kop Surat CV/PT
berisi nama CV, bidang jasa, alamat, kode pos, nomor telepon, email atau alamat blog.
● Contoh Kop Surat Desa
Kop surat desa ini terdiri atas logo desa, nama pemerintah kabupaten, nama desa, alamat, email, kode pos, website dan nomor kode desa.
● Contoh Kop Surat RT/RW
Kop surat RT/RW terdiri atas logo desa, nama pemerintah kabupaten, RT/RW dan alamat. Biasanya surat tersebut digunakan untuk SKTM (Surat Keterangan Tidak Mampu), Surat Pengantar dan lainnya.
● Rumah Sakit
Bagian kop surat rumah rumah sakit atas logo rumah sakit, Kementerian Kesehatan RI, nama rumah sakit, alamat dan kode pos.
● Travel
Kop surat travel berisi logo agen travel, nama travel, alamat, telepon, website dan email.
● Masjid
Kop surat masjid formatnya lebih sederhana. Pada bagian kop surat terdiri atas logo masjid, nama pengurus masjid, alamat dan kode pos.
● Osis
Contoh kop OSIS berisi atas logo OSIS, nama OSIS dan kepanjangannya, nama sekolah, alamat, kode pos, email dan nomor surat.
Ada contoh kop modern yang saat ini juga banyak digunakan oleh instansi tertentu untuk kepentingan bisnis atau perjanjian dengan klien. Format lengkapnya biasanya berisi logo instansi, bidang usaha, nama instansi, alamat, nomor telepon dan email.
Contoh pembuatan kop surat resmi dan tidak resmi sebenarnya masih banyak jenisnya, seperti surat dinas, surat rekomendasi, surat koperasi dan lain-lain. Tujuan surat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing lembaga guna menyelesaikan suatu urusan secara resmi dan tertulis.
Pembuatan kop surat bisa dilakukan dengan menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel. Jika ingin membuat kop menggunakan Microsoft Word, maka langkahnya:
