Di tengah perkembangan teknologi yang semakin pesat, istilah sistem informasi sebenarnya bukanlah hal baru. Namun, meskipun sering digunakan dalam dunia bisnis maupun organisasi, masih banyak orang yang belum benar-benar memahami apa yang dimaksud dengan sistem ini.
Secara sederhana, sistem informasi dapat digambarkan sebagai rangkaian proses yang mengubah data mentah menjadi informasi yang berguna informasi yang membantu manusia dalam mengambil keputusan dengan lebih cepat, tepat, dan terarah. Dalam konteks manajemen, sistem informasi berperan sebagai pendukung utama yang menyediakan data terstruktur guna menjalankan kegiatan operasional sekaligus menentukan arah kebijakan perusahaan.
Untuk memahami lebih jauh, berikut penjelasan lengkap tentang sistem informasi: pengertian, fungsi, manfaat dan contohnya dalam berbagai bidang.
Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli
Sistem informasi merupakan rangkaian prosedur yang berfungsi untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan menganalisis data dalam jumlah besar. Melalui proses ini, organisasi dapat menemukan berbagai pola dan wawasan penting yang berguna dalam pengambilan keputusan. Ketika sistem informasi dikelola dengan baik, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan data, meningkatkan ketepatan keputusan, serta memperbaiki kinerja secara keseluruhan. Selain itu, sistem ini juga mendukung peningkatan interaksi dengan pelanggan, sehingga mampu memberikan nilai tambah dan keunggulan kompetitif di pasar.
Secara sederhana, sistem informasi adalah sebuah kombinasi dari teknologi, prosedur kerja, dan sumber daya manusia yang bekerja bersama untuk menyediakan informasi bagi manajemen. Informasi ini tidak hanya membantu dalam pengambilan keputusan strategis, tetapi juga mendukung kelancaran operasional perusahaan sehari-hari.
Contohnya, sebuah toko buku memiliki sistem informasi yang mencatat transaksi penjualan dan jumlah stok buku setiap hari. Dengan data tersebut, manajer dapat mengetahui buku mana yang paling laris, kapan harus menambah stok, serta produk apa yang kurang diminati pelanggan. Informasi seperti ini menjadi dasar penting dalam mengatur strategi penjualan dan pengadaan barang.
Banyak ahli memberikan definisi yang berbeda mengenai sistem informasi, namun inti penjelasannya tetap sama: sistem informasi dirancang untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat sesuai kebutuhan organisasi. Dengan pemanfaatan yang tepat, perusahaan dapat bekerja lebih efisien, responsif, dan mampu bersaing di tengah persaingan bisnis yang semakin dinamis.
1. McLeod
McLeod menyatakan bahwa sistem informasi itu merupakan suatu sistem yang mempunyai kuasa atau kemampuan dalam mengumpulkan informasi dari berbagai sumber serta memanfaatkan berbagai media dalam menampilkan informasi.
2. Erwan Arbie
Erwan Arbie menyatakan bahwa sistem informasi itu merupakan suatu sistem yang ada dalam organisasi dan sistem ini mempertemukan kebutuhan akan pengolahan transaksi harian, bantuan serta dukungan operasi. Sistem yang dimaksud sifatnya manajerial sekaligus membantu menyediakan fasilitas seputar penyediaan laporan yang dibutuhkan.
3. O’Brien
Pendapat O’Brien mengungkapkan bahwa sistem informasi ialah kombinasi dari berbagai unit yang dikelola oleh orang-orang, database atau basis data, komunikasi atau jaringan komunikasi data, perangkat lunak atau software dan perangkat keras atau hardware yang mengoleksi, mengubah serta menyebarkan informasi mengenai bentuk organisasi.
4. John F. Nash
Sementara John F. Nash menyatakan bahwa sistem informasi ialah kombinasi dari prosedur, media, alat teknologi atau fasilitas, manusia serta pengendalian yang memang dimaksudkan untuk mengatur jaringan komunikasi yang sifatnya penting, membantu manajemen serta pemakai intern dan ekstern, proses transaksi yang sifatnya rutin dan tertentu serta menyediakan dasar dalam pengambilan keputusan yang benar.
5. Alter
Jika merujuk pada pendapat Alter, maka yang dimaksud dengan sistem informasi itu merupakan kombinasi antara teknologi informasi, orang, informasi dan prosedur kerja yang diorganisasikan guna mencapai tujuan suatu organisasi
Tujuan Sistem Informasi
Dari berbagai pengertian di atas bisa diketahui dengan jelas bahwa sistem informasi ini bertujuan untuk menghasilkan informasi. Informasi yang dimaksud ialah informasi yang gampang dimengerti serta bisa diterjemahkan oleh setiap orang yang berkepentingan dengan informasi tersebut.
Terkait dengan hal ini, ada 3 syarat utama yang harus dipenuhi dalam upaya membuat suatu informasi bisa menjadi informasi yang berguna, antara lain.
- Keakuratan informasi yang hendak disampaikan sehingga kemudian tidak menimbulkan salah paham
- Ketepatan waktu informasi yang hendak disampaikan
- Relevansi informasi yaitu informasi wajib berasal dari sumber yang terpercaya dan juga jelas
Fungsi Sistem Informasi
Sistem informasi memberikan banyak manfaat yang membuat pekerjaan menjadi lebih cepat, teratur, dan mudah dikelola. Baik dalam kegiatan operasional sehari-hari maupun dalam proses pengambilan keputusan, keberadaan sistem informasi membantu meningkatkan efisiensi dan ketepatan kerja.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, sistem informasi dirancang untuk mengolah data mentah menjadi informasi yang berguna. Informasi inilah yang nantinya menjadi dasar penting bagi organisasi dalam mengambil keputusan yang lebih tepat dan berbasis fakta.
Selain tujuan utamanya tersebut, sistem informasi juga memiliki berbagai fungsi lain yang mendukung kelangsungan bisnis, organisasi, maupun institusi. Beberapa fungsi penting tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Mengembangkan proses perencanaan yang lebih efektif
- Mengidentifikasi kebutuhan atau keperluan akan keterampilan pendukung sistem informasi
- Memahami sekaligus mengantisipasi konsekuensi ekonomi
- Menetapkan investasi yang akan ditujukan pada sistem informasi
- Memperbaiki produktivitas dari aplikasi pengembangan serta pemeliharaan sistem
- Menjamin ketersediaan akan kualitas serta keterampilan dalam hal memanfaatkan sistem informasi
- Meningkatkan kemungkinan aksesibilitas data secara efisien dan juga efektif kepada para pengguna sekalipun tanpa adanya perantara sistem informasi
Manfaat Sistem Informasi
Sistem informasi ini mempunyai banyak manfaat baik itu khusus bagi pihak manajemen maupun untuk perusahaan atau organisasi secara keseluruhan. Kurang lebih manfaat dari sistem informasi ini ialah sebagai berikut:
- Untuk meningkatkan produktivitas sekaligus penghematan biaya perusahaan atau organisasi
- Memberikan kemudahan terutama kepada pihak manajemen dalam merencanakan, mengawasi, mengarahkan serta delegasi kerja seluruh departemen yang mempunyai koordinasi atau hubungan
- Meningkatkan kualitas dari tenaga atau sumber daya manusia mengingat unit sistem kerjanya lebih terkoordinasi dan sistematis
- Meningkatkan efektifitas dan efisiensi data secara realtime dan akurat
Selain manfaat tersebut, ada juga manfaat lainnya yang sebenarnya sangat berpengaruh bagi usaha yang dijalankan organisasi atau perusahaan namun manfaat ini seringkali tidak berwujud. Misalnya, bisa meningkatkan kepuasan konsumen dan karyawan.
Komponen Sistem Informasi
Tentunya sistem informasi mempunyai sejumlah komponen yang membuatnya mampu mendukung kelancaran aktivitas bisnis. Komponen tersebut antara lain:
1. Input atau Masukan
Komponen ini ialah data yang dimasukkan dalam sistem informasi agar bisa diproses. Data ini adalah data yang harus valid sehingga bisa menjadi informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan.
2. Proses atau Prosedur
Data yang diinput atau dimasukkan dalam sistem informasi ini akan diproses menggunakan prosedur khusus sehingga bisa menghasilkan output atau keluaran yang sesuai. Prosedur yang dimaksud bisa berupa logika, model matematika serta algoritma atau langkah-langkah yang pastinya telah diimplementasikan oleh sang pengembang sistem.
3. Output
Begitu data yang diinput selesai diproses, nantinya sistem akan memberikan output yang sesuai dengan keinginan pengguna sistem. Output yang dimaksud ialah informasi yang berguna yang bisa menolong pengguna sistem dalam mengambil keputusan.
4. Basis Data atau Database
Ini merupakan kumpulan dari data yang sifatnya saling berhubungan serta disimpan dalam suatu sistem. Dalam hal ini, data yang dimasukkan tadi akan diproses sekaligus dicocokkan dengan data yang terdapat dalam basis data. Apabila nanti ada kecocokan, maka sistem akan memberikan output yang pastinya sesuai dari database tersebut.
5. Teknologi
Ini adalah perangkat keras atau alat yang dimanfaatkan dalam menjalankan sistem informasi. Ada banyak contoh dalam hal ini misalnya smartphone, laptop, komputer dan lain sebagainya. Alat ini nantinya dimanfaatkan baik dalam menginput data, memproses data, menyimpan data, mengakses data sekaligus menghasilkan output.
6. Kontrol Pengendalian
Ini sengaja dilakukan guna memelihara sistem sekaligus mengamankannya dari berbagai gangguan. Gangguan yang dimaksud dapat berupa serangan hacker, bencana, human error maupun gangguan yang lainnya.
Sistem informasi dimanfaatkan dalam menghasilkan suatu informasi yang bisa dimanfaatkan dalam mengambil keputusan sehubungan dengan maksud untuk meraih tujuan tertentu. Mengingat manfaatnya tersebut, tentu dapat dipahami bahwa sistem informasi itu adalah suatu hal yang sangat penting.
Contoh Penerapan Sistem Informasi
Sistem informasi digunakan dalam berbagai kebutuhan, baik di sektor bisnis maupun non-bisnis. Secara umum, sistem ini mencakup beberapa jenis seperti sistem pemrosesan transaksi, sistem pendukung keputusan, hingga sistem pengelolaan informasi. Berikut beberapa contoh penerapannya dalam kehidupan nyata:
1. E-Commerce
Di era digital, e-commerce menjadi salah satu bidang yang paling bergantung pada sistem informasi. Berbagai perusahaan seperti Tokopedia, Shopee, Amazon, dan Bukalapak memanfaatkan sistem informasi untuk mengelola:
- Keamanan transaksi
- Verifikasi produk
- Penyimpanan data pelanggan dan penjual
- Otomatisasi proses jual beli
Meskipun terlihat sederhana bagi pengguna, di balik itu terdapat sistem informasi yang bekerja secara terintegrasi agar proses belanja online berlangsung lancar.
2. E-Learning
Sistem informasi juga banyak diterapkan di dunia pendidikan, terutama sejak meningkatnya kebutuhan pembelajaran jarak jauh.
Melalui platform e-learning, sekolah dan universitas dapat mengelola:
- Absensi siswa
- Pengumpulan tugas dan nilai
- Kalkulasi nilai rapor
- Akses bahan ajar secara online
Sistem ini mempermudah guru, siswa, dan institusi pendidikan untuk menjalankan proses belajar mengajar secara lebih efektif.
3. Fleet Management System (FMS)
Fleet Management System digunakan untuk memantau dan mengatur armada logistik atau kendaraan operasional perusahaan.
Dengan bantuan GPS dan fitur tracking lainnya, FMS membantu perusahaan:
- Melacak lokasi kendaraan secara real-time
- Mengatur rute pengiriman
- Memantau penggunaan bahan bakar
- Meningkatkan efisiensi armada
Sistem ini sangat penting bagi bisnis yang bergerak di bidang distribusi dan transportasi.
4. Knowledge Work System (KWS)
KWS adalah sistem yang menyimpan dan mengolah berbagai informasi atau pengetahuan sehingga dapat digunakan untuk memecahkan masalah tertentu.
Sistem ini membantu profesional dalam mengakses data, menganalisis informasi, dan mengambil keputusan berbasis pengetahuan.
5. Office Automation System (OAS)
OAS mengintegrasikan berbagai perangkat dan aplikasi untuk mendukung proses komunikasi maupun administrasi di kantor.
Contoh penggunaannya meliputi:
- Email dan sistem komunikasi internal
- Pengelolaan dokumen digital
- Kolaborasi melalui jaringan komputer
Tujuan utamanya adalah meningkatkan efisiensi kerja dan mempercepat arus informasi antar-departemen.
6. Transaction Processing System (TPS)
TPS adalah sistem yang digunakan untuk menangani transaksi rutin dalam jumlah besar. Contohnya:
- Transaksi keuangan
- Registrasi pelanggan
- Proses administrasi harian
TPS banyak digunakan oleh bank, perusahaan ritel, rumah sakit, dan lembaga pendidikan.
Kesimpulan
Sistem informasi merupakan komponen penting dalam mendukung aktivitas organisasi maupun perusahaan. Pada dasarnya, sistem ini berfungsi mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyajikan data sehingga berubah menjadi informasi yang bermanfaat. Informasi tersebut kemudian digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, baik pada tingkat operasional, taktis, maupun strategis.
Berbagai ahli memiliki sudut pandang berbeda dalam mendefinisikan sistem informasi, namun intinya tetap sama: sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi, prosedur kerja, dan sumber daya manusia yang bekerja secara terorganisasi untuk menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan.
Tujuan utama sistem informasi adalah memastikan bahwa informasi yang dihasilkan dapat dipahami, dipercaya, dan digunakan oleh pihak yang membutuhkan. Agar informasi tersebut memiliki nilai, tiga syarat utama harus dipenuhi, yaitu keakuratan, ketepatan waktu, dan relevansi.
Selain itu, sistem informasi memiliki berbagai fungsi penting, seperti meningkatkan efektivitas perencanaan, membantu manajemen mengidentifikasi kebutuhan organisasi, mendukung analisis ekonomi, meningkatkan produktivitas, serta memastikan data dapat diakses dengan efisien.
Manfaat sistem informasi juga sangat luas, mulai dari penghematan biaya, peningkatan koordinasi antar-departemen, peningkatan kualitas sumber daya manusia, hingga memberikan data real-time yang dapat mempercepat pengambilan keputusan. Bahkan, manfaat tidak langsung seperti peningkatan kepuasan pelanggan dan karyawan juga menjadi nilai tambah yang signifikan. Pelajari sistem informasi manajemen untuk menambah pengetahuanmu!
Agar sistem informasi dapat berjalan optimal, diperlukan beberapa komponen pendukung seperti input, proses, output, database, teknologi, dan kontrol pengendalian. Setiap komponen saling berhubungan dan berperan penting dalam menghasilkan informasi yang berkualitas.
Dalam praktiknya, sistem informasi telah diterapkan di berbagai bidang, seperti e-commerce, pendidikan melalui e-learning, pengelolaan armada melalui Fleet Management System, Office Automation System, hingga Transaction Processing System yang digunakan dalam transaksi rutin.
Dengan manfaat dan penerapannya yang luas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi menjadi salah satu fondasi utama dalam mendukung kelancaran operasional dan daya saing perusahaan di era digital. Organisasi yang memanfaatkan sistem informasi dengan baik akan mampu bekerja lebih efisien, responsif terhadap perubahan, dan lebih siap menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompleks.